Pracodawca zatrudniający osoby wykonujące przewozy drogowe na jego rzecz zobowiązani są do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy, bez względu na podstawę prawną nawiązania współpracy. Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy, do jakich celów ona służy oraz przez jaki okres należy ją przechowywać – odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.
Jaki jest cel ewidencji czasu pracy kierowcy
Ewidencja czasu pracy kierowcy jest kluczowym elementem zarządzania transportem, mającym na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Monitorowanie czasu pracy i odpoczynku kierowców jest regulowane przez prawo krajowe oraz unijne, co pomaga uniknąć naruszeń przepisów i związanych z nimi sankcji. Dodatkowo ewidencja ta ma na celu poprawę bezpieczeństwa na drogach, ponieważ zmęczenie kierowcy zwiększa ryzyko wypadków. Dzięki dokładnemu śledzeniu czasu pracy możliwe jest efektywne planowanie tras, optymalizacja rozkładów pracy oraz kontrola kosztów związanych z zatrudnieniem kierowców. Miesięczna ewidencja czasu pracy kierowcy jest również niezbędna podczas kontroli drogowych, audytów czy w przypadku sporów prawnych.
Przepisy regulujące prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy
Tygodniowy czas pracy kierowców to maksymalnie 60 godzin. Tyle każdy kierowca jest w stanie przejechać, aby zachować pełną świadomość oraz być w stanie reagować na zagrożenia mogące pojawiać się na drodze. Karta ewidencji czasu pracy kierowcy regulowana jest przez przepisy prawa, a właściwie przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Przepisy te dotyczą zarówno kierowców zawodowych zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, jak i tych działających jako podwykonawcy.
Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy
Zarządzenie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców w artykule 25 ustala, jak powinna wyglądać ewidencja.
Pracodawca respektuje ewidencję czasu pracy kierowców w formie:
- zapisów na wykresówkach;
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów.
Do przewoźnika należy wybór odpowiedniej formy ewidencji. W przypadku samochodów osobowych lub lekkich dostawczych, pierwsze trzy opcje odpadają z powodu braku tachografu. Pozostają do dyspozycji karty drogowe, powszechnie stosowane przed akcesją Polski do Unii Europejskiej.
Art. 26d ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców obliguje samych przedsiębiorców do ewidencjonowania czasu pracy. Należy mieć na względzie art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców, gdzie wymagane jest prowadzenie indywidualnej karty nieobecności pracownika w pracy zawierające ich podział na rodzaj i wymiar.
Co składa się na ewidencję czasu pracy kierowcy?
Czynniki wliczające się do czasu pracy kierowcy:
- prowadzenie pojazdów ciężarowych,
- dojazd do miejsca odbioru ciężarówki,
- załadunek i rozładunek oraz nadzór nad prowadzonymi czynnościami,
- pomoc i nadzorowanie osób wsiadających i wysiadających,
- wykonywanie czynności związanych z eksploatacją i zachowanie czystości w ciągnikach, jak i naczepach,
- zajmowanie się czynnościami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem dokumentacji,
- oczekiwanie na załadunek lub rozładunek, których czas czynności nie jest znany kierowcy przed wyjazdem,
- przerwy w pracy trwające 15 minut, które pracodawca zobowiązany jest wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy osiąga co najmniej 6 godzin,
- całość dodatkowych prac związanych z wykonywaniem służbowych zadań.
Czynniki niewliczające się do czasu pracy kierowcy:
- nieuzasadnionych postojów podczas wykonywania zlecenia przewozu,
- dobowych nieprzerwanych odpoczynków,
- przerw w trakcie pracy w ramach systemu przerywanego czasu zgodnie z ustalonym rozkładem, który nie przewiduje więcej niż jedną przerwę w ciągu dobowej pracy, trwającej nie dłużej niż 5 godzin, kiedy kierowca może dysponować swoim czasem,
- dyżurów, podczas których kierowca nie wykonywał pracy.
Najczęstsze błędy popełniane podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców
Najczęstsze błędy popełniane podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i prawne dla przedsiębiorstw. Jednym z podstawowych problemów jest brak precyzyjnych danych dotyczących rozpoczęcia i zakończenia pracy, co prowadzi do błędów w naliczaniu wynagrodzeń, w tym diet i godzin nadliczbowych. Kolejnym często spotykanym błędem jest nieprawidłowe archiwizowanie dokumentów, takich jak wykresówki z tachografów, co może utrudniać późniejsze kontrole. Zdarza się także, że firmy nie przestrzegają odpowiednich przerw w pracy, co może prowadzić do naruszeń norm czasowych.
Wpływ programów do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców
Programy do ewidencji czasu pracy kierowców znacząco wpływają na organizację i efektywność pracy firm transportowych. Przede wszystkim automatyzują i ułatwiają procesy, które manualnie byłyby skomplikowane i podatne na błędy, zwłaszcza przy dużych flotach. Dzięki różnym systemom przedsiębiorstwa mogą szybciej analizować dane z kart kierowców i tachografów, minimalizując ryzyko pomyłek w naliczaniu wynagrodzeń, diet oraz przestrzeganiu przepisów dotyczących odpoczynku i czasu pracy.
Kontrola oraz rozliczanie czasu pracy kierowców
Kontrola oraz rozliczanie czasu pracy kierowców to niezbędny element zarządzania firmami transportowymi. Obejmuje monitorowanie i rejestrowanie czasu spędzonego za kierownicą, przerw oraz odpoczynku. Dzięki tachografom i kartom kierowcy możliwe jest precyzyjne ewidencjonowanie aktywności, co pomaga w przestrzeganiu przepisów o czasie pracy, zmniejszając ryzyko kar i zwiększając bezpieczeństwo na drodze.
Sprawdź jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy!
Pytania i odpowiedzi:
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?
Ewidencję czasu pracy kierowców można prowadzić na podstawie różnych dokumentów, takich jak wydruki z tachografów, karty kierowców lub inne potwierdzenia pracy. Warto uwzględniać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nadgodzin oraz nieobecności.
Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji czasu pracy kierowcy?
Ewidencji nie prowadzi się w przypadku kierowców objętych zadaniowym czasem pracy, a także tych otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę nocną. Nie dotyczy to jednak osób, które są samozatrudnione, wykonując przewozy na rzecz innych podmiotów, wtedy to one muszą prowadzić własną ewidencję.
Jak prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy?
Aby prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy, należy rejestrować wszystkie przepracowane godziny, w tym nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz w dni wolne. Ważne jest także uwzględnienie przerw oraz odpoczynku, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegóły dotyczące godzin pracy, nadgodzin, przerw oraz dni wolnych. Należy także uwzględnić nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Ewidencja powinna być prowadzona skrupulatnie, by uniknąć błędów i zgodnie z przepisami dotyczącymi transportu drogowego.
