Czerwiec, lipiec i sierpień to miesiące w Polsce w których najczęściej trwa sezon urlopowy, pracownicy najczęściej wykorzystują w tych miesiącach dłuższy urlop wypoczynkowy. Organizacja pracy w sezonie urlopowym to wyzwanie, ale można ją dobrze zaplanować, by uniknąć chaosu i spadku efektywności.

Plan urlopowy

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 163 §1) „pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.”

Plan urlopowy nie jest formalnie obowiązkowy, ale jest stosowany w wielu firmach, szczególnie tych większych; daje wiele korzyści – zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, ponieważ pomaga uporządkować i zorganizować pracę w czasie gdy trwa sezon urlopowy.

Plan urlopowy w firmie- korzyści dla pracodawcy:

• mniejsze ryzyko, że kilku kluczowych pracowników weźmie wolne w tym samym czasie,
• można wcześniej ustalić zastępstwa oraz przygotować przekazanie obowiązków,
• firma będzie mogła działać w sposób ciągły bez przestojów,
• lepsza kontrola nad ilością wykorzystanych dni urlopowych przez pracowników.

Plan urlopowy w firmie- korzyści dla pracownika:

• unikanie sytuacji, w której o terminie urlopu decyduje tylko kolejność zgłoszeń,
• możliwość zaplanowania niektórych działań w pracy wcześniej, które wymagałyby obecności konkretnego współpracownika,
• plan urlopowy daje stabilność pracownikom, ponieważ pracodawca może go zmienić tylko w wyjątkowych przypadkach,
• lepsze możliwości organizacji życia prywatnego.

Pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu urlopowego, jeśli spełniony jest jeden z dwóch warunków:

1. w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, co oznacza, że nie ma obowiązku uzgadniania planu z przedstawicielami pracowników. W takiej sytuacji urlopy są udzielane na podstawie indywidualnych wniosków pracowników, zgodnie z potrzebami pracodawcy i zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy.
2. w zakładzie pracy działa związek zawodowy, ale wyrazi on zgodę na odstąpienie od tworzenia planu urlopów. Taka zgoda powinna być udokumentowana (np. w formie pisemnej notatki ze spotkania lub porozumienia) i obowiązuje dopóki nie zostanie cofnięta lub zmieniona.

Plan urlopowy, jeśli jest ustalany, powinien być sporządzony przed rozpoczęciem roku, którego dotyczy. W praktyce, najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Gdy sezon urlopowy zbliża się wielkimi krokami pracownicy powinni ustalić jaki wymiar urlopu wypoczynkowego im przysługuje. Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego – zgodnie z jego stażem pracy:

• 20 dni – przy stażu poniżej 10 lat,
• 26 dni – przy stażu co najmniej 10 lat.

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Częstym naruszeniem przez pracodawców przepisów Kodeksu Pracy jest niezapewnienie pracownikom nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. (art. 162 K.p.).

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 172), za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Jeśli pracownik otrzymuje stałą pensję miesięczną, to za dni urlopowe dostaje taką samą kwotę, jakby normalnie pracował.

Gdy wynagrodzenie zawiera elementy zmienne najczęściej oblicza się średnią składników wypłaconych z ostatnich 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik idzie na urlop.

Czy można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca nie może jednostronnie nakazać pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wybranym przez siebie terminie. Urlop wypoczynkowy z zasady udzielany jest na wniosek urlopowy pracownika, a jego termin ustalany jest za porozumieniem stron (art. 163 Kodeksu pracy). Istnieją jednak dwa wyjątki:

1. pracownikowi pozostał do wykorzystania urlop zaległy, czyli urlop do wykorzystania z poprzednich lat, należy go wykorzystać do 30 września następnego roku i pracodawca może go udzielić bez zgody pracownika,
2. w okresie wypowiedzenia pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego mu urlopu zarówno zaległego jak i bieżącego.

Czy można odwołać pracownika z urlopu?

Można odwołać pracownika z urlopu tylko pod ściśle określonymi warunkami które reguluje art. 167 §1 Kodeksu pracy a mianowicie przez wystąpienie okoliczności nieprzewidzianych które wymagają obecności pracownika w pracy lub gdy obecność pracownika jest absolutnie niezbędna np. nagła awaria systemu którym pracownik zarządza, zagrożenie bezpieczeństwa mienia lub danych firmowych.

Podsumowując dobra organizacja sezonu urlopowego to gwarancja zadowolenia pracowników i sprawnego funkcjonowania firmy.

Dowiedz się jeszcze jak rozliczyć zaległy urlop wypoczynkowy !

Data: 30.06.2025