Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, które istotnie zmieniają dotychczasowy tryb legalizacji pracy obywateli państw trzecich w Polsce.
Celem wprowadzonej nowelizacji było przede wszystkim uproszczenie procedur administracyjnych, zwiększenie przejrzystości i skuteczności kontroli, a także wdrożenie regulacji wynikających z prawa Unii Europejskiej. W tym artykule wyjaśniamy, co się zmieniło i jak bezpiecznie zatrudniać obcokrajowców.
Pełna cyfryzacja procedur
Jednym z najważniejszych elementów reformy jest obowiązkowe przejście na cyfrową obsługę procedur związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców.
Od czerwca 2025 r. wszystkie wnioski dotyczące:
- zezwolenia na pracę,
- oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. Wnioski w formie papierowej nie są już przyjmowane.
Wprowadzono również obowiązek przesyłania kopii podpisanych umów o pracę (lub umów cywilnoprawnych) jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez cudzoziemca. Umowa ta musi zostać sporządzona w języku zrozumiałym dla obcokrajowca.
Likwidacja testu rynku pracy
Dotychczas jednym z wymogów w procedurze uzyskania zezwolenia na pracę była tzw. informacja starosty – dokument potwierdzający, że na lokalnym rynku pracy nie ma obywatela Polski, który mógłby podjąć dane zatrudnienie. Nowelizacja zniosła ten wymóg, co znacząco upraszcza procedurę.
Pamiętaj! W przypadku pogorszenia się sytuacji na rynku pracy możliwe będzie wprowadzenie lokalnych restrykcji, takich jak np. wykazy zawodów zamkniętych dla cudzoziemców czy limity zatrudnienia.
Starosta może ustanowić listę zawodów niedostępnych dla obcokrajowców na obszarze danego powiatu – na wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, poparty pozytywną opinią powiatowej rady rynku pracy.
Obowiązki informacyjne po stronie pracodawcy
Nowelizacja nałożyła na pracodawców szereg obowiązków związanych z monitorowaniem i zgłaszaniem zmian w statusie zatrudnienia cudzoziemca. Do najważniejszych należą:
- Kopia umowy przed zatrudnieniem
przed rozpoczęciem pracy musisz przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie. - Oświadczenia o powierzeniu pracy
musisz poinformować starostę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl o:
-podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni,
-niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia,
-zakończeniu pracy przed czasem.
Przekazanie informacji o zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia.
- Zezwolenia na pracę
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca, w ciągu 7 dni, powinien poinformować wojewodę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, jeżeli:
-cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia,
-przerwał pracę na ponad 2 miesiące,
-zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.
- Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę
Pracodawca wymieniony w jednolitym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, w terminie 15 dni musi poinformować wojewodę o utracie pracy przez cudzoziemca.
Dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie pracownika.
W tym samym terminie, czyli 15 dni, pracodawca musi zgłaszać:
-zmiany dotyczące pracodawcy lub pracodawcy użytkownika,
-przejście zakładu pracy na inny podmiot,
-zwiększenie wymiaru czasu pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia),
-zmianę formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę,
-zmianę nazwy stanowiska, o ile nie wiąże się ze zmianą zakresu obowiązków.
Sankcje za naruszenia
Ustawodawca znacząco zaostrzył kary za naruszenia przepisów dotyczących legalizacji pracy cudzoziemców. Nowe przepisy przewidują m.in.:
-mandaty karne nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy do wysokości 10 000 zł;
-grzywny w postępowaniach sądowych – od 3 000 do 50 000 zł za każde naruszenie;
-w poważniejszych przypadkach – kary do 60 000 zł oraz wpis do rejestru podmiotów naruszających przepisy o legalnym zatrudnieniu.
Data: 23.06.2025
