Zasady rachunkowości stanowią podstawę działania systemu rachunkowości. Są to normy, reguły
i standardy które powstały w oparciu o wiedze i doświadczenie wielu pokoleń. Ich stosowanie daje możliwość uzyskania niezbędnych informacji o sytuacji przedsiębiorstwa. Stosując zasady rachunkowości mamy pewność, że operacje gospodarcze ewidencjonowane w księgach rachunkowych są rzetelne, pełne, jasne oraz wiarygodne. Każda osoba prowadząca pełne księgi rachunkowe musi znać i kierować się zasadami rachunkowości.
Każda jednostka zobligowana przepisami prawa do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub jednostka, która dobrowolnie wybrała taką formę ewidencjonowania operacji gospodarczych na mocy art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości zobowiązana jest sporządzić własną politykę rachunkowości opracowaną na podstawie zasad rachunkowości, które dzielimy na trzy grupy: uniwersalne, nadrzędne i szczegółowe.
Zasady rachunkowości
Zasady uniwersalne stosowane są globalnie we wszystkich krajach. Wyróżniamy: zasadę dwustronnego zapisu, zasadę podmiotowości i zasadę periodyzacji.
Zasada dwustronnego zapisu zakłada, że każde zdarzenie gospodarcze powinno być ujmowane po dwóch stronach kont księgowych po stronie aktywów- zasoby majątkowe, jak i pasywów- źródła pochodzenia majątku.
Zasada podmiotowości oznacza, że ewidencja zdarzeń gospodarczych powinna być prowadzona
w jednostkach gospodarczych mających nazwę oraz wyodrębnionych pod względem majątkowym, organizacyjnym i prawnym. Dana operacja gospodarcza może dotyczyć tylko jednej jednostki
Przykład 2.
Pani Alicja Kowalska prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, ale jest też udziałowcem w sp. z o.o.. Pani Alicja zakupiła towar w imieniu spółki za 10.000 zł. Zatem operacja ta jest operacją gospodarczą spółki, a nie Pani Alicji, jako osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
Zasada periodyzacji inaczej zasada okresowych sprawozdań finansowych stanowi, że ewidencja zdarzeń gospodarczych powinna odbywać się w okresach, których te zdarzenia dotyczą np. w danym roku obrotowym.
Przykład 3.
Spółka Gamma nabyła polisę ubezpieczeniową na samochód znajdujący się w środkach trwałych. Rok obrotowy firmy jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Polisa została zawarta na rok od września danego roku do sierpnia następnego roku. W takiej sytuacji koszty zostaną podzielone proporcjonalnie między rokiem bieżącym, a kolejnym.
Do nadrzędnych zasad rachunkowości należy zaliczyć:
- zasadę ciągłości- nakazuje stosowania we wszystkich latach prowadzenia działalności gospodarczej pierwotnie ustalone wytyczne do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- zasadę kontynuacji działania- tworząc sprawozdanie finansowe zakładamy, że firma będzie działać w niezmienionym istotnie zakresie.
Przykład 4.
Firma Delta zakłada w następnym roku obrotowym zimniejszych stan zatrudnienia pracowników o 80% oraz odsprzedać część majątku firmowego, tym samym znacznie zmniejszając wielkość produkcji. Firma Delta w takim przypadku nie może w swoim sprawozdaniu finansowym zawrzeć informacji o kontynuacji działania, ponieważ sprawozdanie było by nierzetelne dla jego odbiorców np. kontrahentów, udziałowców.
- zasadę istotności- pełne księgi rachunkowe powinny zawierać wszystkie zdarzenia gospodarcze wpływające w istotny sposób na ocenę sytuacji.
Przykład 5.
Firma Delta osiąga przychody w granicach 100 mln zł rocznie. Firma zakupiła prenumeratę gazety branżowej od września bieżącego roku do sierpnia następnego roku w kwocie 200 zł płatną z góry za cały okres. Firma Delta w polityce rachunkowości zawarła informacje, że
w czasie rozlicza koszty o wartości powyżej 1.000 zł. Zatem zakup prenumeraty za 200 zł spółka uznała jako niezbyt istotny do rozliczenia go w czasie.
- zasadę memoriału- koszty i przychody powinny być ujmowane w księgować rachunkowych
w okresie w którym faktycznie powstały.
Przykład 6.
Pan Jan Kowalski prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wybrał kasową metodę rozliczania kosztów, czyli ewidencjonuje koszty w momencie wystawienia faktury bez znaczenia jakiego okresu koszt dotyczy. Jednostka prowadząca księgi rachunkowego musi wszystkie zdarzenia gospodarcze ujmować w okresem w którym powstały.
- zasadę współmierności kosztów i przychodów- koszty i odpowiadające im przychody muszą zostać ujęte w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym.
Przykład 8.
Firma Alfa produkuje młynki do kawy. W miesiącu sierpniu zakupiono 10.000 zestawów części do złożenia 10.000 młynków. W sierpniu firma sprzedała jedynie 6.000 młynków, więc zgodnie z zasadą współmierności kosztem sprzedanych produktów będzie cena zakupu 6.000 zestawów części.
- zasadę ostrożności, czyli zasada ostrożnej wyceny- składniki aktywów i pasywów należy wyceniać według faktycznie poniesionych na ich nabycie kosztów, pamiętając o zasadzie ostrożności np. przy wycenie aktywów należy zwrócić uwagę na zmianę wartości użytkowej składników aktywów, niedopuszczalne jest zniekształcenie wyniku finansowego.
- zasadę zakazu kompensaty- nie jest dozwolone kompensowanie ze sobą równych wartości co do rodzaju aktywów i pasywów, bądź przychodów i kosztów np. księgując zobowiązania dotyczące jednego kontrahenta każdą transakcje wykazujemy w osobnej pozycji.
- zasada wiarygodności- księgi rachunkowe muszą być prowadzone w sposób rzetelny by nie zniekształcić oceny funkcjonowania danej jednostki.
Szczegółowe zasady rachunkowości uściślają zasady uniwersalne i podstawowe są to:
- zasada dokumentacji- każda operacja gospodarcza musi zostać udokumentowana.
- zasada kompletności- księgi rachunkowe muszą być kompletne.
- zasada przejrzystości- dokumentacja księgowa powinna być prowadzona w sposób przejrzysty i jasny dla wszystkich.
- zasada terminowości i aktualności- wykazujemy zawsze informacje w obecnym stanie.
- zasada porównywalności sprawozdań- księgi muszą być prowadzone w języku polskim
i w walucie polskiej aby użytkownicy sprawozdania mogli się z nim z łatwością zapoznać.
Podsumowując bez przestrzegania podstawowych zasad rachunkowości nie jesteśmy w stanie pokazać rzeczywistej sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa. Zmiana przepisów podatkowych nie wpływa w żaden sposób na zmianę ani aktualność podstawowych zasad rachunkowości.
