Rozpoczynając przygodę z prowadzeniem działalności gospodarczej nie posiadamy wystarczającej wiedzy na co zwracać uwagę wybierając biuro rachunkowe. Zazwyczaj takie nawiązanie współpracy jest przypadkowe. Dla większości niedoświadczonych przedsiębiorców temat tj. podatki jest zupełnie obcy, zatem łatwo nam zaimponować jakąkolwiek zaprezentowaną wiedzą. Jednak nabierając większego doświadczenia nasze wymagania znacznie rosną. Co w przypadku, gdy biuro nie spełnia naszych oczekiwań? Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe i na co zwracać uwagę przy jego wyborze?
Biuro rachunkowe powinno znajdować w swojej ofercie kompleksowe usługi, indywidualne podejście do klientów. Personel w nim pracujący powinien charakteryzować się szeroką wiedzą oraz doświadczeniem, a także na bieżąco śledzić zmiany w przepisach podatkowych, by zapewnić swoim klientom najwyższy poziom usług. Niedoświadczone biura mogą narazić przedsiębiorcę
na odpowiedzialność np. za nieprawidłowe rozliczenia czy też przekroczone terminy. Warto rozważyć zmianę biura przy poniższych sytuacjach:
- brak potrzebnych usług do obsługi firmy,
- brak wiedzy dotyczących najnowszych zmian w przepisach,
- trudności z uzyskaniem odpowiedzi od księgowego na zadawane mu pytania,
- brak informacji o bieżącym stanie finansów firmy,
- brak bieżących informacji na temat wysokości składek ZUS i podatku,
- brak możliwości przekazywania dokumentów w sposób elektroniczny do biura,
dokumenty giną i nie można ich odnaleźć.
Kiedy jest odpowiednia chwila na zmianę biura rachunkowego?
Biuro rachunkowe można zmienić w każdym momencie roku i prowadzenia działalności. Należy jednak zwrócić uwagę na zapisy zawarte w umowie dotyczące okresu wypowiedzenia umowy, oraz zaplanowanie przeniesienia ksiąg. Najodpowiedniejszą chwilą na taką zmianę jest przełom grudnia
i stycznia. Należy mieć na uwadze, że takiej operacji nie można przeprowadzić z dnia na dzień – zmiana wymaga odpowiedniego przygotowania i czasu. Biuro z którym chcesz zaprzestać współpracę musi przygotować i przekazać całość zebranych dokumentów, a biuro do którego planujesz powierzyć księgowość musi się zapoznać z całą dokumentacją.
Proces zmiany biura rachunkowego krok po kroku
- Wybrać biuro rachunkowe, które spełnia nasze oczekiwania.
- Podpisać umowę na obsługę księgową.
- Wypowiedzieć umowę poprzedniemu biuru na wykonywanie usług. Należy pamiętać,
aby uważnie sprawdzić jaki okres wypowiedzenia ustalono w umowie. - Zaktualizować wpis CEIDG – podać informację o nowym biurze rachunkowym.
- Podpisać upoważnienie przez nowe biuro rachunkowe do reprezentacji w urzędach.
- Odebranie całości dokumentów księgowych z poprzedniego biura i przekazanie je do nowego.
O czym należy pamiętać zmieniając biuro rachunkowe?
Rozwiązując umowę z biurem rachunkowym należy pamiętać o obowiązku ze strony naszego byłego biura rachunkowego oddać oryginały wszystkich przekazanych dokumentów. Są to m.in.:
- faktury,
- umowy,
- wyciągi bankowe,
- rachunki,
- dokumenty kadrowo – płacowe.
Obowiązkiem biura rachunkowego jest przekazać wszystkie dokumenty sporządzone w imieniu przedsiębiorcy. Mowa o:
- księgach podatkowych ,
- rejestrach VAT,
- ewidencji faktur,
- ewidencji środków trwałych oraz wyposażenia,
- deklaracji rozliczeniowych ZUS,
- deklaracji podatkowych,
- ewidencji przebiegu pojazdów.
Potwierdzeniem przekazania dokumentów jest protokół odbioru. Jeżeli przedsiębiorca stwierdzi,
że otrzymał niekompletne dokumenty lub zauważy inne nieprawidłowości, powinien wezwać biuro
do uzupełnienia braków.
Jakie są plusy dobrej współpracy z biurem rachunkowym
Korzystając z usług biura rachunkowego zyskujesz:
- możliwość skupienia się na prowadzeniu firmy, bo śledzenie zmian przepisów prawa podatkowego zlecasz księgowemu,
- w przypadku pomyłki z winy księgowego, biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność,
a roszczenia pokrywane są z ubezpieczenia OC biura rachunkowego. - możliwość znacznego pomniejszenia podatków, dzięki stosowaniu kreatywnej księgowości
- reprezentacja firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym i Głównym Urzędem Statystycznym,
- dostęp do informacji i doświadczenia księgowego, który zmierzł się z niejedną zagwozdką finansową.
- czuwanie na terminowej płatności podatków i ubezpieczenia,
- pomoc w rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki z o.o.
Współpracując z zaufanym biurem rachunkowym, gwarantowane masz obiektywne wsparcie,
nie martwisz się formalnościami, a dodatkowo zyskujesz czas. W odwecie ponosisz koszt za usługę księgową, ale w porównaniu z poczuciem bezpieczeństwa i korzyściami związanymi z powierzeniem księgowości ten wydatek jest niewielki.
