Wystawianie faktur to codzienność każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Faktura dokumentuje sprzedaż towarów i usług i jest kluczowa zarówno dla rozliczeń podatkowych, jak i ewidencyjnych. Choć sama konstrukcja faktury może wydawać się prosta, wiele wątpliwości budzi termin jej wystawienia. Kiedy dokładnie należy wystawić fakturę? Czy można to zrobić wcześniej? Co grozi za spóźnienie?
Kiedy należy wystawić fakturę?
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.), fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten dotyczy także wystawiania faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty.
Przykład:
- Jeśli sprzedaż miała miejsce 10 kwietnia 2025 r., to fakturę należy wystawić do 15 maja 2025 r.
Czy fakturę można wystawić wcześniej?
Tak. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, przepisy dopuszczają możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem sprzedaży, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed planowaną dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
Przykład:
- Jeśli planujesz wykonać usługę 20 lipca 2025 r., możesz wystawić fakturę najwcześniej 21 maja 2025 r.
Faktury zaliczkowe
W sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę lub przedpłatę, również istnieje obowiązek udokumentowania jej fakturą. Zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.
Przykład:
- Zaliczka wpłynęła 30 marca 2025 r. – fakturę zaliczkową należy wystawić do 15 kwietnia 2025 r.
!WYJĄTKI!
Zgodnie z art. 106i ust. 3, 4 i 5 ustawy o VAT, są wyjątki. W niektórych przypadkach należy zastosować inne terminy wystawiania faktur:
- 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych. W przypadku dostawy wymienionych towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów,
- 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów , z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
- Nie później niż z upływem terminu płatności – w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
W przypadku gdy podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru, a opakowanie nie zostało zwrócone, fakturę wystawia się nie później niż:
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania,
- 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
Konsekwencje nieterminowego wystawienia faktury
Wystawienie faktury po terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi i ewidencyjnymi:
- trudnościami w rozliczeniach VAT (brak możliwości ujęcia sprzedaży we właściwym okresie),
- ryzykiem kontroli i kar administracyjnych,
- naruszeniem przepisów prawa podatkowego, co może prowadzić do odpowiedzialności karnoskarbowej.
Podsumowanie
Terminy wystawiania faktur są jasno określone w przepisach ustawy o VAT i mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania podatku. Choć podstawowa zasada mówi o wystawieniu faktury do 15. dnia miesiąca po dokonaniu sprzedaży, istnieje szereg wyjątków zależnych od rodzaju transakcji czy charakteru usługi. Przedsiębiorca powinien znać zarówno ogólne reguły, jak i szczególne przypadki, aby uniknąć pomyłek i ewentualnych sankcji. Regularne monitorowanie terminów, korzystanie z programów księgowych oraz wsparcie doświadczonego biura rachunkowego to najlepszy sposób, by mieć pewność, że obowiązki fakturowe są realizowane zgodnie z przepisami.
Data: 02.06.2025
