Faktura stanowi podstawowy dokument księgowy, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące zawartej transakcji między sprzedawcą, a nabywcą i przedmiotem sprzedaży. Faktura stanowi również fundamentalny dowód dla organów podatkowych i urzędów skarbowych, którzy kontrolują prawidłowość prowadzonej firmy. O rodzaju faktury nie decyduje jej nazwa, a dane które są w niej przedstawione. Jeśli dokument nie zawiera elementów wymaganych przez ustawę, nie będzie mógł zostać uznany za fakturę. Co ważne, faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy. Wystawienie faktur w trzech egzemplarzach jest obowiązkiem jedynie organów egzekucyjnych. W tym przypadku pierwszy egzemplarz otrzymuje nabywca, drugi otrzymuje osoba która wystawiła dokument, a trzeci przekazywany jest dłużnikowi.
Kto jest upoważniony do wystawienia faktury?
Do wystawienia upoważniony jest:
– zarejestrowany podatnik VAT czynny,
– prowadząca działalność gospodarczą osoba fizyczna dokonująca wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
– podatnik zwolniony z VAT niezależnie od tego czy dokonał w Urzędzie Skarbowym rejestracji na druku VAT-R czy też nie.
Faktura VAT – jakie są jej obowiązkowe elementy?
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać takie elementy jak:
– data wystawienia faktury,
– numer dokumentu, który jest wystawianych chronologicznie,
– imiona oraz nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
– numer, na potrzeby podatku, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany,
– numer, na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
– data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, bądź data otrzymania zapłaty,
– nazwa usługi lub towaru,
– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (czyli wartość sprzedaży netto),
– stawka podatku,
– kwota należności ogółem.
Dodatkowe elementy faktury VAT
Dodatkowe elementy faktury VAT odnoszą się faktur, które są wystawione w przypadkach wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej przepisami, dodatkowymi elementami faktury VAT są:
– wyrazy „metoda kasowa” – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu
do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty;
– wyraz „samofakturowanie” – w przypadku faktur dokumentujących dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzez podmiotu nabywającego towary lub usługi wystawianych przez podmiot nabywający w imieniu sprzedawcy;
– wyrazy “odwrotne obciążenie” odnoszą się do sytuacji, w której obowiązek rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze spoczywa na nabywcy towaru lub usługi;
– wskazanie podstawy zwolnienia od podatku w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku;
– nazwa i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres,
a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwa dłużnika oraz jego adres
– w przypadku faktury dokumentującej dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy;
– w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego, adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku.
Faktura uproszczona
Czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni z VAT mają możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych, o ile kwota nie przekracza 450,00 złotych brutto. Faktury uproszczonej nie możesz jednak wystawić dokonując sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Wystawienie faktury uproszczonej jest prawem, a nie obowiązkiem, zatem nawet niewielką kwotę sprzedaży możesz udokumentować zwykłą fakturą VAT.
Co zawiera prawidłowo wystawiona faktura uproszczona? Na fakturze uproszczonej, podobnie jak
na zwykłej fakturze VAT, powinny znaleźć się następujące dane:
– data wystawienia,
– data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się
od daty wystawienia,
– kolejny numer,
– imię i nazwisko lub nazwa podatnika, a także jego adres,
– numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku
od towarów i usług (np. numer NIP),
– nazwa towaru lub usługi,
– kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności jeśli zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
-stawki podatku VAT,
-kwota należności ogółem.
Faktura uproszczona nie musi zawierać takich informacji jak imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adresu, ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto oraz kwoty należności netto.
Faktura uproszczona nie może przekraczać kwoty 450 zł brutto.
Błąd na fakturze. Jak poprawić źle wystawioną fakturę?
Prowadzenie firmy wiąże się ze sporą ilością wystawiania faktur miesięcznie, a wówczas nie trudno
o popełnienie jakiegoś błędu.
Każdy błąd popełniony na fakturze trzeba poprawić. Anulowanie źle wystawionej faktury, możliwe jest tylko wtedy, gdy nie doszło w ogóle do transakcji i klient nie otrzymał faktury w ogóle. Faktura już wystawiona i dostarczona może być poprawiona tylko poprzez fakturę korygującą.
Nota korygująca może zmieniać dane formalne (np. adres czy numer NIP). Takie zmiany nie mają wpływu na kwotę faktury. Po wystawieniu noty trzeba ją przypiąć do oryginalnej faktury.
W przypadku konieczności korekty pozycji liczbowych faktury, mówimy o fakturze korygującej pozycje faktury. W takiej sytuacji należy zaksięgować osobny dokument.
Tę korektę należy już zaksięgować jako osobny dokument. Faktura korygująca, która dotyczy zmian
w kwotach na fakturze, wymaga zwykle sporządzenia również korekty rozliczeń podatkowych.
W przypadku wystawienia takiej faktury, z korektą powodującą zmiany kwot na fakturze, trzeba mieć dokumenty, które potwierdzają uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługi, w taki sposób by dało się udowodnić, że są przesłanki do zmiany np. podatku VAT. Takie sytuacje mogą wystąpić np. w sytuacji, gdy dochodzi do eksportu towarów i świadczenia usług.
