KSeF określany jako Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny pozwalający przedsiębiorcom na wystawianie, generowanie czy otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
KSeF – JAKI JEST CEL JEGO WPROWADZENIA ?
Głównym celem Krajowego Systemu e-Faktur jest przede wszystkim centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca, dzięki czemu system fakturowania i księgowości będą połączone z systemem. To umożliwi na przesyłanie faktur sprzedaży przez system, analizowanie i kontrolowanie danych. Krajowy system e-faktur umożliwia wystawianie faktur w formacie XML, które będą weryfikowane przez system.
Co więcej, system umożliwia również odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF. Odbiorca faktury uzyska dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w systemie lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).
Zgodnie z Art. 106na. ust 2 ustawy o VAT: „Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury”. Przepisy jednak nie określają w jaki sposób należy wyrazić zgodę także pozostawiono przedsiębiorcom dowolność w ustaleniu sposobu wyrażania zgód czy to mailowo czy poprzez akceptację regulaminu fakturowania. Jednak jeśli odbiorca dokumentu nie wyrazi zgody, w obowiązku wystawcy faktury jest przekazanie dokumentu księgowego w formie papierowej bądź elektronicznej.
Krajowy system e-faktur – OD KIEDY OBOWIĄZKOWY ?
Obecnie przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z krajowego systemu e-faktur ale już w przyszłym roku a mianowicie od 1 lipca 2024 roku wszyscy czynni podatnicy VAT będą musieli obligatoryjnie z niego korzystać.
Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT podmiotowo bądź przedmiotowo, czyli tak zwani NIEVATOWCY otrzymali więcej czasu na dostosowanie się do tego obowiązku. Ministerstwo Finansów nakłada na nich obowiązek wdrożenia KSeF dopiero od 1 lipca 2025 roku. Jak twierdzi Ministerstwo wdrożenie obligatoryjnego KSeF ma zoptymalizować fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywanie przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
Krajowy system e-faktur – JAKIE PŁYNĄ KORZYŚCI ?
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że korzystanie z systemu jest jeszcze dobrowolne – to przedsiębiorca decyduje czy chce z niego skorzystać czy nie. Ministerstwo Finansów próbuje zachęcić do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez:
- Skrócenie terminu zwrotu podatku VAT naliczonego z 60 dni do 40 dni co ma korzystnie wpłynąć na płynność finansową szczególnie małych i średnich przedsiębiorstw,
- Zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur,
- Zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu,
- Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
JAK KROK PO KROKU WYSTAWIĆ FAKTURĘ PRZYCHODOWĄ W KRAJOWYM SYSTEMIE E-FAKTUR?
- Zebranie wszelkich danych niezbędnych do wystawienia faktury takich jak: NIP, nazwa i adres nabywcy, opis towarów bądź świadczonych usług, kwota netto, stawka VAT, kwota brutto.
- Przygotowanie faktury. Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
- Autoryzacja użytkownika – niezbędne jest posiadane uprawnień.
- Przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
- Walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie wiążąca się z odrzuceniem wystawionej faktury) do KSeF). Faktury przesyłane do systemu będą weryfikowane pod względem formalnym. Jeśli faktura została poprawnie wystawiona zostanie przyjęta do Krajowego System e-Faktur i otrzyma numer referencyjny.
- Nadanie numeru referencyjnego będącym unikalnym identyfikatorem faktury. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury w systemie.
JAK PRZYSTĄPIĆ DO KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR?
Aby przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur token. Wówczas wejście do systemu odbywa się po raz pierwszy na stronie rządowej – Krajowy System e-Faktur.
