Duplikat faktury zgodnie z ustawą z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług rozumiany jest jako faktura wystawiona ponownie.
DUPLIKAT FAKTURY – KIEDY MOŻNA WYSTAWIĆ
W sytuacji gdy nabywca zgubi pierwotną fakturę bądź faktura ta ulegnie zniszczeniu może zawnioskować do sprzedawcy o ponowni wystawienie faktury – DUPLIKATU.
DUPLIKAT FAKTURY – JAKIE DANE POWINNIEN ZAWIERAĆ W 2023 R.
Duplikat faktury może zawierać adnotację „DUPLIKAT”, który już nie jest obligatoryjnym elementem faktury oraz musi zawierać datę jej wystawienia. Co istotne jest duplikat faktury traktowany na równi z pierwotną fakturą – duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych na fakturze pierwotnej oraz zdarzeń gospodarczych, których miały miejsce. Podkreślić należy, że choć przepisy ustawy o VAT nie wskazują terminu w jakim dany podmiot, czyli sprzedawca jest obowiązany do jej wystawienia to jednak powinien uczynić to niezwłocznie.
ROZLICZENIE TRANSAKCJI UDOKUMNETOWANEJ DUPLIKATEM FAKTURY:
Sposób rozliczenia transakcji udokumentowanej duplikatem faktury na gruncie podatku uzależnione jest przede wszystkim od tego czy podatnik, czyli nabywca danej usługi/towaru posiadał fakturę pierwotną a następnie ją utracił czy taka faktura nigdy nie została mu przekazana – takie sytuacje również mają miejsce.
W sytuacji gdy nabywcy została przekazana faktura pierwotna natomiast z różnych przyczyn uległa ona zniszczeniu, sposób rozliczenia podatku powinien odbyć się w oparciu o fakturę pierwotną co oznacza, że duplikat powinniśmy umieścić w miejscu utraconej faktury.
Sposób rozliczania faktury będącej duplikatem jest zupełnie inny w sytuacji gdy nabywca nie otrzymał faktury pierwotnej. Taki dokument należy traktować jako fakturę pierwotną a przy rozliczeniu jej w kosztach podatkowych wziąć pod uwagę datę wystawienia duplikatu.
ODLICZENIE VAT NA PODSTAWIE PIERWOTNEJ FAKTURY
Zgodnie z ogólnymi zasadami podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT w terminach określonych w art. 86 ust. 10, ust. 10b i ust. 11 ustawy o VAT.
Zgodnie z przepisami prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym z tytułu danej transakcji powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego. Prawo to nie może być jednak zrealizowane wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę potwierdzającą zakup towaru bądź usługi. W sytuacji gdy podatnik nie dokonał odliczenia VAT w ww. terminie może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (gdy VAT rozliczany jest za okresy miesięczne), bądź w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku podatnika rozliczającego się z VAT kwartalnie).
ODLICZENIE VAT NA PODSTAWIE FAKTURY BĘDĄCEJ DUPLIKATEM
W sytuacji otrzymania duplikatu faktury, przyczyna wystawienia takiego dokumentu ma istotne znaczenie na moment odliczenia podatku VAT oraz prawidłowe ujęcie faktury w pliku JPK-V7.
W sytuacji gdy:
- Nabywca otrzymał fakturę pierwotną i dokonał odliczenia VAT w momencie otrzymania faktury pierwotnej bądź w ww. terminach wówczas duplikat faktury stanowi tylko i wyłącznie potwierdzenia prawa do odliczenia podatku i stanowi uzupełnienie dokumentacji księgowej w sytuacji zniszczenia bądź zaginięcia faktury pierwotnej. Duplikat faktury nie może być ponownie wykazany w rejestrze VAT.
- nabywca otrzymał fakturę pierwotną, która nie została zaksięgowana, a następnie zaginęła bądź została zniszczona to otrzymanie duplikatu nie spowoduje ponownego prawa do odliczenia VAT. Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT od otrzymanego oryginału faktury będzie mógł to zrobić w okresie otrzymania faktury pierwotnej bądź w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne).
Przykład:
Przedsiębiorca X nabył usługę motoryzacyjna w kwietniu i w tym miesiącu sprzedawca wystawił i wręczył nabywcy usługi fakturę. Niestety przedsiębiorca ten zgubił fakturę kosztową i nie zdążył odliczyć od niej podatku VAT. Duplikat otrzymał dopiero w kwietniu a rozlicza podatek w okresach miesięcznych. W takiej sytuacji przedsiębiorca mógł odliczyć VAT od zakupu w styczniu (w miesiącu otrzymania oryginału faktury), w lutym, w marcu lub w kwietniu.
- nabywca towaru lub usługi nie otrzymał faktury pierwotnej – jeżeli taka sytuacja wystąpiła to odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie otrzymanego duplikatu, który w takiej sytuacji traktowany jest jak oryginał faktury.
Duplikat faktury należy zaksięgować zgodnie z datą otrzymania dokumentu lub w jednym z dwóch/trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w zależności czy VAT rozliczany jest miesięcznie czy kwartalnie), natomiast w pliku JPK_V7 należy uwzględnić dane z duplikatu faktury, tj. numer faktury i datę wystawienia tego duplikatu.
