Z dniem 13 października 2019 r. został uruchomiony nowy rejestr, tj. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Stanowi on system teleinformatyczny służący przetwarzaniu informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek. Muszą one zgłosić do tego rejestru wymagane dane, mają także obowiązek je aktualizować. Zgłoszenie jest bezpłatne. Zobowiązane spółki, które nie dopełnią obowiązków wobec CRBR, będą podlegać karze pieniężnej do wysokości 1.000.000 zł.
Nowe obowiązki dotyczą większości spółek
Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji zobowiązane są spółki:
- jawne,
- komandytowe,
- komandytowo-akcyjne,
- z o.o.,
- akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
Tak wynika z art. 58 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwanej dalej ustawą.
Od 1 marca 2020 r. katalogiem tym objęta zostanie także prosta spółka akcyjna (PSA).
Obowiązek zgłaszania i aktualizacji informacji o beneficjentach rzeczywistych nie spoczywa na spółkach partnerskich.
Kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki?
Rozbudowana definicja beneficjenta rzeczywistego zawarta jest w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy. Odnosi się ona do pojęcia klienta. Jednak, ustalając beneficjenta rzeczywistego na potrzeby CRBR, należy ustalać beneficjenta rzeczywistego spółek, a nie ich klientów. Beneficjentem rzeczywistym jest zawsze osoba fizyczna. Ustalenie, kto nim jest w spółce, wymaga zrozumienia struktury własności i kontroli nad spółką (patrz ramka). Przykładowo, gdy w spółce z o.o. jest 2 wspólników i jeden z nich posiada 85% udziałów, a drugi 15% i wspólnicy faktycznie realizują swoje uprawnienia, wówczas beneficjentem rzeczywistym spółki jest udziałowiec posiadający 85% udziałów.
Inaczej jest, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna. Przykładowo, gdy wspólnikami spółki komandytowej są spółka z o.o. będąca komplementariuszem i osoba fizyczna jako komandytariusz, jednocześnie komandytariusz jest wspólnikiem spółki z o.o. – komplementariusza i posiada w niej 85% udziałów, a także jest członkiem zarządu, to w takich okolicznościach beneficjentem rzeczywistym spółki komandytowej jest osoba fizyczna ze względu na uprawnienia do kierowania spółką z o.o. będącą komplementariuszem.
Ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie powinno sprawiać trudności w przypadku prostej struktury właścicielskiej. Natomiast może rodzić trudności, np. gdy spółka jest częścią grupy kapitałowej.
Zgłoszenie krok po kroku
Zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne. Nie ma dla niego przewidzianych druków elektronicznych czy papierowych. Zgłoszenie jest realizowane poprzez system obsługujący rejestr. Organem właściwym w sprawach tego rejestru jest Minister Finansów.
Na stronie internetowej https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/ należy wybrać pole dotyczące utworzenia zgłoszenia. W pierwszym kroku trzeba podać NIP spółki i wybrać z listy jej formę organizacyjną (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). W drugim kroku osoba realizująca zgłoszenie musi określić, czy jest to nowe zgłoszenie (pierwsze dla spółki) albo czy jest to aktualizacja. Wskazać także należy “Datę zdarzenia” (patrz tabela).
Następnie trzeba kliknąć w pole “Utwórz nowe zgłoszenie” i wypełnić wymagane pola. Należy wskazać dane indentyfikacyjne:
- spółki (NIP, forma organizacyjna, nazwa/firma, siedziba i numer KRS),
- jej beneficjentów rzeczywistych i reprezentantów (imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu).
W przypadku więcej niż jednego beneficjenta rzeczywistego trzeba zgłosić dane każdego z beneficjentów rzeczywistych. Tak samo w razie gdy spółka ma więcej niż jednego reprezentanta, tj. członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki, należy podać dane każdego z nich. Jeśli dana osoba fizyczna jest zarówno beneficjentem rzeczywistym i reprezentantem, to wówczas trzeba podać jej dane dwukrotnie (odrębnie z określeniem jako reprezentanta i odrębnie jako beneficjenta rzeczywistego).
Po wypełnieniu zgłoszenia dokument można zapisać i sprawdzić przed wysłaniem. Jeśli wszystkie informacje zostały poprawnie wskazane, wówczas można przejść do podpisania zgłoszenia, a następnie jego wysłania.
Gdy zgłoszenie zostanie poprawnie zarejestrowane, wówczas otrzyma numer referencyjny. W celu sprawdzenia zgłoszenia i pobrania urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) należy skopiować i zapisać ten numer.
Podpisy pod zgłoszeniem
Zgłoszenie musi być dokonane przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki. Chodzi tu o osobę ujawnioną w KRS jako uprawnioną do reprezentacji spółki. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie MF poświęconej CRBR zgłoszenie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpisem wewnętrznym dołączonym – Enveloped XAdES) lub podpisem zaufanym ePUAP (informacje z dnia 31 października 2019 r., stan na dzień oddania GP do druku). Co istotne, w przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja, tj. przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby. Nie ma natomiast znaczenia kolejność składania podpisów, podpisy kwalifikowane i podpisy zaufane mogą być zamieszczane w dowolnej konfiguracji. Osoba, która chce podpisać dokument podpisem zaufanym, tj. przez portal ePUAP, w kroku 3 musi kliknąć w pole “Podpisz dokument”. Jeśli natomiast osoba chce skorzystać z kwalifikowanego e-podpisu, musi dokonać najpierw eksportu danych do pliku XML (pole “Eksport”), a następnie złożyć podpis w posiadanej aplikacji służącej do jego składania. Spółka nie może ustanowić pełnomocnika do dokonania zgłoszenia do CRBR.
Ustawa wprowadza domniemanie, że dane wpisane do CRBR są prawdziwe. Natomiast osoby dokonujące zgłoszenia w systemie muszą zaznaczyć pole z oświadczeniem “Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (zob. też art. 68 ustawy).
Aktualizacja danych
Spółki muszą pamiętać, że dane zgłoszone do CRBR powinny być przez nie aktualizowane w terminie 7 dni od zmiany przekazanych informacji. Termin ten jest liczony od wpisu do KRS tylko w przypadku wpisów konstytutywnych (np. zmiany beneficjenta rzeczywistego w związku z notarialnym podwyższeniem kapitału zakładowego spółki z o.o.). Wpisy do KRS w większości mają jednak charakter deklaratywny, tj. potwierdzają zaistniałe zmiany. W ich przypadku termin na aktualizację zgłoszenia w CRBR należy liczyć od momentu zaistnienia modyfikacji (np. powołania nowego członka zarządu).
Rejestr jest jawny
CRBR jest jawny (art. 67 ustawy). Informacje o beneficjentach rzeczywistych zgromadzone w CRBR są udostępniane nieodpłatnie na stronie MF. Co ważne, przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w Rejestrze odbywa się bez wiedzy osób, których informacje te dotyczą (zob. art. 63-66 ustawy).
| Termin na dokonanie pierwszego zgłoszenia do CRBR: | |||||
| dla spółek, które zostały wpisane do KRS przed 13 października 2019 r. | dla spółek, które zostały/zostaną wpisywane do KRS od 13 października 2019 r. | ||||
|
|
||||
| Termin na dokonanie drugiego i kolejnych zgłoszeń | |||||
| Każda spółka ma obowiązek aktualizować dane zgłoszone do CRBR. W przypadku zmiany informacji przekazanych do omawianego rejestru należy je zaktualizować w terminie 7 dni od daty ich modyfikacji.* | |||||
| Zasady określania daty zdarzenia w systemie obsługującym rejestr CRBR | |||||
| Data zdarzenia przy pierwszym zgłoszeniu | |||||
| Dla spółek, które zostały wpisane do KRS przed 13 października 2019 r., jako datę zdarzenia należy wskazać datę faktycznego przesłania zgłoszenia do CRBR (tj. data zdarzenia będzie tożsama z datą zgłoszenia). W przypadku spółek, które zostały/zostaną wpisane do KRS od 13 października 2019 r., datą zdarzenia jest data wpisu spółki do KRS. | |||||
| Data zdarzenia przy drugim i kolejnych zgłoszeniach | |||||
| Dla następnych (drugiego i kolejnych) zgłoszeń do CRBR datą zdarzenia jest faktyczna data wystąpienia zdarzenia, które spowodowało konieczność przesłania zgłoszenia do CRBR (np. data ujawnienia w spółce nowego beneficjenta rzeczywistego, data wpisania zmiany do KRS w przypadku zmian mających charakter konstytutywny, data zaistnienia zmiany w przypadku zmian mających charakter deklaratoryjny, jak powołanie/odwołanie członka zarządu). | |||||
| * | Do biegu tego terminu nie są wliczane soboty, dni ustawowo wolne od pracy, a także okresy awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu obsługującego rejestr na zasadach wskazanych w art. 60 ust. 3 ustawy. |
| Definicja beneficjenta rzeczywistego na potrzeby realizacji zgłoszenia do CRBR
Beneficjentem rzeczywistym spółki jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne:
Ustawa wskazuje szczegółowo warunki ustalenia beneficjenta rzeczywistego w przypadku osób prawnych (tu: spółki będącej osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego). Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy, w przypadku spółki z o.o., niepublicznej spółki akcyjnej, a od 1 marca 2020 r. także prostej spółki akcyjnej, przez beneficjenta rzeczywistego rozumie się:
Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej poświęconej CRBR (https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-beneficjentow-rzeczywistych) wskazało, że ustawa definiuje jeszcze 2 przypadki, w których instytucje obowiązane identyfikują beneficjentów rzeczywistych swoich klientów. Dotyczą one: sytuacji, gdy klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą albo klienta będącego trustem. Przy tym Ministerstwo wyjaśniło, że w tych dwóch przypadkach informacja o beneficjentach rzeczywistych (trustów i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) nie jest przekazywana do CRBR. |
