Ciągłe zmiany przepisów wymagają od Pracodawcy nieustannego dokształcania się w zakresie zawiłości przepisów. Teraz zanim powstanie decyzja o zatrudnieniu nowego pracownika, właściciel firmy musi zastanowić się jakie dane może od niego pozyskać, a dodatkowo czy aby na pewno posiada odpowiednie warunki do przechowywania późniejszej dokumentacji zawiązanej z zatrudnieniem.
Dane pobierane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Pracodawca może żądać od kandydata danych takich jak:
– imię i nazwisko,
– data urodzenia,
– dane kontaktowe wskazane przez taką osobę (może to być tylko numer telefonu – od kandydata zależy jaki rodzaj kontaktu wybiera i w jaki sposób chce aby się z nim kontaktowano. Jeśli np. nie poda adresu mailowego, Pracodawca nie może wymagać od niego podania takiej formy kontaktu. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, iż brak podania takiej danej nie może skutkować nierównym traktowaniem takiego kandydata),
– wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia (tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Jednak, aby móc uzyskać takie dane w ogłoszeniu rekrutacyjnym musi znaleźć się informacja, praca na niniejszym stanowisku wymaga udokumentowania posiadanego wykształcenia, kwalifikacji czy doświadczenia).
Warto pamiętać, iż w chwili obecnej nie pobieramy od kandydata danych o miejscu jego zamieszkania.
Decyzja o zatrudnieniu pracownika
W momencie podjęcia decyzji o zatrudnieniu wybranego kandydata, Pracodawca staje przed kolejnym problemem w zakresie zbyt małej ilości danych które posiada od zrekrutowanego kandydata. Nie posiada numeru PESEL, adresu zamieszkania przez co ma problem z wypełnieniem skierowania na badania lekarskie. Jak wiadomo nie skierowanie pracownika na badania uniemożliwia jego zatrudnienie. W związku z powyższym dobrze jest przygotować odrębny dokument, który przekazywany jest do wybranego kandydata z wyszczególnieniem danych, które są niezbędne do zatrudnienia.
Zgodnie bowiem z wzorem stanowiącym załącznik nr 3a do rozporządzenia MZiOS z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy – dane takie jak PESEL oraz miejsce zamieszkania są wymagane. Zgodnie z art. 22 przypis 1 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż w/w, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa, to podstawą prawną do żądania danej o miejscu zamieszkania jest art. 229 § 4 Kodeksu pracy oraz § 4 powołanego rozporządzenia.
Niemniej jednak warto pamiętać, iż w obecnym stanie prawnym nie jest możliwe ani potrzebne uzyskanie informacji o imionach rodziców pracownika.
Warto również pamiętać iż dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz danych genetycznych, danych biometrycznych lub danych dotyczących zdrowia (w tym również danych o nałogach), seksualności lub orientacji seksualnej, można przetwarzać tylko i wyłącznie za zgodą pracownika oraz w przypadku gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Wykazane powyżej informacje to tak naprawdę czubek góry lodowej związanej z zatrudnieniem pracownika. Opisane zostały podstawowe informacje o pozyskiwaniu danych na początku zatrudnienia. Natomiast istnieje jeszcze szereg innych obowiązków spoczywających na Pracodawcy w celu ochrony pozyskanych danych osobowych czy sposobu ich przetwarzania. Pamiętać należy, że kadrowa aby mogła przetwarzać dane osobowe musi zostać do tego upoważniona. Takie upoważnienie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej.
Kolejnym z problemów jest przechowywanie akt osobowych, ponieważ w tym zakresie powstał szereg przepisów i wytycznych w jakiej temperaturze, wilgotności czy szafach należy przechowywać dokumentację związaną zatrudnieniem pracownika.
Pracodawcy muszą jeszcze pamiętać ze teczki osobowe to nie koniec dokumentacji związanej z zatrudnionym pracownikiem. Należy również prowadzić odrębną dokumentację taką jak np. ewidencje czasu pracy czy karty wynagrodzeń.
Jak widać procedura zatrudnienia nowego pracownika jest bardzo czasochłonna, a wiedza jaką powinna posiadać osoba zajmująca się kompletowaniem dokumentacji musi być rozległa.
