Zanim przejdziemy do rozliczanie podróży służbowych – jak rozliczać delegacje 2022, warto wyjaśnić sobie co tak naprawdę oznacza delegacja. Podróż służbowa następuje w momencie, kiedy pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w ramach wykonywanej pracy.
Problemy z ustaleniem podróży służbowej
Niestety duża część pracodawców jak również pracowników ma problem z określeniem co dokładnie do takiej podróży służbowej można zaliczyć. Jak zaznaczono powyżej podróż służbowa powinna być zlecona przez pracodawcę. Dodatkowo należy umiejętnie określić co rozumiemy pod pojęciem poza siedzibę firmy lub stałe miejsce praco pracownika. Jeśli bowiem w umowie o pracę nie zostało określone konkretne miejsce pracy tylko na przykład całe województwo, wtedy praca w różnych miastach tego województwa nie będzie podróżą służbową.
Dodatkowo warto pamiętać, że pracodawca ma możliwość oddelegowania pracownika na określony czas do miejscowość innej niż wskazana w umowie o pracę. W takim przypadku nie wystąpi podróż służbowa a oddelegowanie.
Rozliczanie podróży służbowych – jak rozliczać delegacje 2022
Jak prawidłowo rozliczyć podróż służbową? Pracownik który został wysłany w podróż służbową, dokonuje rozliczenia nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do poprawnego rozliczenia, powinien załączyć dokumenty takie jak rachunki, faktury, lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Wykazane dokumenty nie dotyczą diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Rozliczenie podróży służbowych odbywa się zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Dieta – pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
- b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
- Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 wymienionego powyżej rozporządzenia;
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Do 27 lipca 2022 roku wartość diety w podróży służbowej wynosiła 30,00 zł natomiast od 28 lipca 2022 roku dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosi 38,00 zł za dobę podróży służbowej.
W przypadku podróży zagranicznej dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Nocleg – zwrot kosztów
Pracownikowi w podróży służbowej przysługuje również zwrot kosztów związanych z noclegiem. Nie jest jednak tak że wartość tego zwrotu nie podlega żadnym limitom. Pracownikowi w krajowej podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Jeśli pracownik nie przedłoży rachunku przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 w wysokości 150% diety. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu.
