Zagadnienia związane z księgowością nie od dzisiaj niektórym przedsiębiorcom spędzają sen z powiek. Nie dość że trzeba prowadzić firmę, to jeszcze od właściciel wymaga się aby znał chociaż podstawy księgowości – bo w Polsce nieznajomość prawa nie zwalnia z jego przestrzegania.
PKPiR – co to za skrót?
Często słyszymy określenie PKPiR i możemy głowić się o co tak naprawdę chodzi. Nie jest to nic innego jak Podatkowa księga przychodów i rozchodów. Księga tak służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie każdy może korzystać z PKPiR. Firmy rozliczające się na zasadzie ryczałtu, lub osiągające przychód powyżej 2 mln euro nie mogą prowadzić PKPiR.
Jeśli zaś spełniasz poniższe warunki, możesz prowadzić książkę przychodów i rozchodów:
- rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19 %,
- prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.
Jakie dane zapisywane są w PKPiR
Podatkowa książka przychodów i rozchodów musi zawierać takie dane jak:
- nazwa firmy, określenie rodzaju działalności, musi być ponumerowana;
- zawiera tabelę z 17 kolumnami, w których należy podać wszystkie wykazane w opisie dane tj:
- Lp – liczba porządkowa
- Data zdarzenia gospodarczego – data faktury
- Nr dowodu księgowego – numer faktury
- Imię i nazwisko (firma) – dane kontrahenta
- Adres – adres kontrahenta
- Opis zdarzenia gospodarczego – określenie czego dotyczy dana faktura
- Wartość sprzedanych towarów i usług – wartość przychodów z wystawionej faktury sprzedażowej
- Pozostałe przychody – dodatkowe przychody działalności (np. odsetki, noty obciążeniowe, zwrot VAT z zagranicy)
- Suma przychodów (kolumny 7 + 8)
- Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu – towary zakupione w celu dalszej odsprzedaży lub materiały niezbędne do wykonywania usług – podlegające spisie z natury na koniec roku
- Koszty uboczne zakupu – np. koszty transportu towarów
- Wynagrodzeni w gotówce i naturze – wynagrodzenie z listy płac
- Pozostałe wydatki – pozostałe koszty działalności gospodarczej nie wykazane w powyższych kolumnach
- Razem wydatki (12+13) – suma wynagrodzenia i pozostałych wydatków
- Tak zwane zaszłości – np. wartość spisu z natury
- Opis kosztu – opis poniesionego kosztu udokumentowanego dokumentem księgowym
- Uwagi – dodatkowe zapisy istotne z punktu widzenia księgowego.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy, zapisy powinny być dokonywane na bieżąco w języku polskim i walucie polskiej. Księga zostanie uznana za nierzetelną jeśli będzie zawierała wpisy o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie miało miejsca (tak zwane puste faktury), nie uwzględnia wszystkich zdarzeń które miały miejsce – odnosi się to w szczególności do informacji o nieujawnionych przychodach; lub zwiera kwoty inne niż w rzeczywistości. Taka nierzetelność traktowana jest jak przestępstwo skarbowe.
Co zapisywać w PKPiR?
Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odbywają się na podstawie dowodów księgowych. Dowód księgowy to m.in. faktura VAT (w tym faktura VAT RR), dokumenty celne, rachunki, noty księgowe, raporty fiskalne, dowody wewnętrzne, itp. Co musi znaleźć się na takim dokumencie? Przed wszystkim wiarygodne określenie stron transakcji kontrahenta i sprzedawcy, datę wystawienia dokumentu, przedmiot transakcji oraz jego wartość, numer dokumentu.
Gdzie i jak długo przechowywać PKPiR
PKPiR należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. Jeśli PKPiR prowadzi biuro rachunkowe, to księga, wraz z dokumentacją, powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro – natomiast zarchiwizowane dokumenty po zakończonym roku podatkowym trafiają bezpośrednio do Ciebie.
Dokumenty należy przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.
O czym warto pamiętać przed rozpoczęciem zapisów w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Przed założeniem działalności gospodarczej, należy sporządzić spis z natury obejmujący wszystkie rzeczy kupione przed rejestracją firmy, towary handlowe, materiały i surowce, itp. Jeśli nie ma takich zakupów w Księdze należy ująć zerowy spis z natury. Trzeba też pamiętać, ze taki spis z natury należy sporządzać na koniec każdego roku podatkowego.
Wydawać by się mogło, że prowadzenie księgowości jest taki proste, trzeba tylko wpisać wszystkie zdarzenia gospodarcze do Podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast nie do końca jest tak prosto, czasami zdarzają się takie operacje, których nie można tak łatwo przyporządkować do poszczególnej kolumny, jeśli do tego dojdzie nam podatnik który jest zarejestrowany do podatku VAT, dochodzą nam kolejne dwa zestawienia takie jak rejestr sprzedaży VAT i rejestr zakupów VAT. Samo rejestrowanie zdarzeń też nie wystarczy, po zakończeniu wpisów należy zająć się obliczeniem podatku dochodowego, podatku VAT należnego i naliczonego. Przygotowaniem odpowiednich deklaracji do Urzędu Skarbowego – zaliczka na podatek dochodowy, deklaracja VAT_7M, deklaracje ZUS. Po sprawdzeniu czy wszystko się zgadza, należy odpowiednie deklaracje wysłać do Urzędu Skarbowego.
