Biuro rachunkowe to spółka lub osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą świadcząca usługi podmiotom gospodarczym głównie w zakresie prowadzenia: ksiąg rachunkowych, uproszczonej księgowości oraz dokumentacji płacowej i kadrowej.
Księgowi w biurach rachunkowych:
- w zakresie usług księgowych zajmują się:
- prowadzeniem ksiąg rachunkowych, sporządzaniem sprawozdań finansowych, tworzeniem planu kont oraz polityki rachunkowości,
- prowadzeniem: podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtowej (przychodów), ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
- prowadzeniem ewidencji VAT, sporządzaniem deklaracji: JPK_VAT, PIT, CIT,
- sporządzaniem sprawozdań do GUS oraz do innych organizacji na zlecenie klienta,
- wysyłanie deklaracji podatkowych w imieniu klienta w określonym terminie wskazanym w przepisach podatkowych,
- w zakresie usług kadrowo płacowych zajmują się:
- przygotowaniem wszelkiej dokumentacji do akt osobowych pracowników,
- sporządzaniem list płac pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, umów cywilnoprawnych,
- prowadzeniem ewidencji czasu pracy oraz ewidencji nieobecności tj. zwolnienia lekarskie, urlopy wypoczynkowe, urlopy macierzyńskie, ojcowskie itp.,
- sporządzaniem raportów rozliczeniowych przekazywanych co miesiąc drogą elektroniczną do ZUS-u oraz dokumentów zarejestrowania i wyrejestrowania pracowników, jak również członków ich rodzin,
- przekazywanie do ZUS-u wniosków o zasiłek chorobowy, macierzyński oraz innych dokumentów dotyczących pracowników oraz właściciela,
- sporządzaniem deklaracji dotyczących wpłat na PFRON oraz przygotowywaniem wniosków o dofinansowania osób niepełnosprawnych,
- w zakresie dodatkowych usług zajmują się:
- doradztwem podatkowym w zakresie zakładania działalności gospodarczej lub przedsiębiorstwa w formie spółki,
- przygotowaniem wszelkiej dokumentacji potrzebnej przy ubieganiu się o kredyt, pożyczkę, leasing,
- kontaktem w imieniu klientów z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznym, GUS-em, Inspektoratem Pracy itp.,
- sporządzaniem analiz finansowych na potrzeby inwestycyjne przedsiębiorstwa,
- sprawdzaniem poprawności dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym, numerowaniem dokumentów księgowych, przechowywaniem oraz archiwizacją,
- bieżąca obsługa telefoniczna i mailową klientów biura,
- wystawianiem faktur w imieniu klientów,
- przygotowywanie wniosków o dofinansowania dla właścicieli i pracowników.
Odpowiedzialność biura rachunkowego oraz przedsiębiorcy
Odpowiedzialność podatkową za ewentualne błędy biura rachunkowego zawsze ponosi przedsiębiorca. Nawet gdy umowa między biurem rachunkowym, a przedsiębiorcą stanowi inaczej to organy podatkowe nie mogą dochodzić zaległości podatkowych od właściciela biura. Przedsiębiorca w tym przypadku odpowiada całym swoim majątkiem. Biuro rachunkowe jest zobowiązane do prowadzenia księgowości rzetelnie, dlatego przedsiębiorca ma prawo wnieść powództwo cywilne domagając się odszkodowania za poniesione szkody powstałe w wyniku prowadzenia księgowości niezgodnie z przepisami prawa podatkowego W takim przypadku Biuro Rachunkowe uruchamia zawartą polisę ubezpieczeniową OC za szkody powstałe
w czasie wykonywania obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości.
Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na korzystanie z biur rachunkowym online, które zajmują się obsługą księgową, jak również oferują dostęp do narzędzi do prowadzenia biznesu. Jest to rozwiązanie szczególnie polecane dla osób zabieganych, przebywających głównie w delegacjach, czy też firm pracujących zdalnie. Przedsiębiorstwo ma cały czas dostęp w formie elektronicznej do wszystkich przekazywanych dokumentów, co umożliwia np. odnalezienie w każdej chwili potrzebnej faktury. Niektóre biura rachunkowe online umożliwiają nawet zapłatę zobowiązań podatkowych korzystając z opcji szybkich płatności bezpośrednio przez system księgowy. Klienci biur rachunkowych online wszystkie dane finansowe mogą pobrać bezpośrednio z systemu księgowego np. bilans firmy potrzebny często przy zawieraniu umów kredytowych, czy też leasingowych.
Sposób zarządzania i organizacji pracy w biurze rachunkowych zależy od osoby zarządzającej. Każde biuro ma inny system pracy, podział obowiązków między pracownikami, sposób kontaktu z klientami. Jednak cel jest zawsze taki sam: prowadzenie księgowości
z zachowaniem należytej staranności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
