Faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego. Dokument ten tworzony jest wraz z momentem powstania obowiązku podatkowego i powinien spełniać wymogi przewidziane przepisami prawa. Faktura w głównej mierze ma na celu udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, gdyż pełni ważną rolę w prawidłowym rozliczaniu podatku VAT.
Podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, w przypadku, gdy nabywcę towaru czy usług stanowi podmiot prowadzący działalność gospodarczą (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).
Warunki anulowania faktury VAT
Niestety przepisy ustawy o VAT ani rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak dopuszcza się taką możliwość, gdyż wydano szereg indywidualnych interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądów administracyjnych.
Organy podatkowe podkreślają, że anulowanie faktury powinno następować wyłącznie na wypadek zaistnienia takiej konieczności i być traktowane w sposób wyjątkowy. Ponadto proceder możliwy jest jedynie w przypadku tych dokumentów, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (nie potwierdzają dokonania operacji gospodarczej), a jednocześnie transakcja nie doszła do skutku.
Niestety przepisy ustawy o podatku VAT również nie regulują kwestii anulowania faktur, które zostały omyłkowo wystawione i nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.
Przykładowe sytuacje umożliwiające anulowanie faktury VAT
Organy podatkowe dopuszczają anulowanie faktury VAT jedynie w wyjątkowych przypadkach. Na podstawie interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądowych można wywnioskować, że anulowanie faktury może nastąpić, gdy:
- przedsiębiorca wystawił fakturę z nieprawidłowymi danymi, jednak o tym fakcie zorientował się przed przekazaniem dokumentu klientowi
- przedsiębiorca wystawił fakturę, natomiast nie została wysłana do klienta, gdyż klient zrezygnował z zakupu towary czy usługi
- przedsiębiorca wysłał zamówiony towar wraz z fakturą klientowi, jednakże klient odesłał zamówiony towar i fakturę tym samym rezygnując z jego nabycia
- przedsiębiorca wysłał przesyłkę z towarem i fakturą do kontrahenta przy czym przesyłka uległa zniszczeniu lub została zagubiona i nie dotarła pod właściwy adres, ani nie wróciła do przedsiębiorcy. W takiej sytuacji powinno się anulować fakturę poprzez pozostawienie jej kopii w dokumentacji księgowej i opisanie przyczyny wyjaśniającej powody, dlaczego transakcja nie doszła do skutku.
Jak poprawnie anulować fakturę VAT?
Przedsiębiorca chcąc anulować fakturę VAT, musi zważać na porządek w numeracji wystawianych faktur. Anulowanie faktury polega na przekreśleniu obu egzemplarzy anulowanej faktury oraz dołączeniu adnotacji o przyczynie anulowania wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Pomimo iż anulowane faktury nie podlegają ewidencji księgowej, należy je przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
Deklaracja VAT a anulowana faktura VAT
W przypadku wykazania anulowanej faktury w deklaracji VAT, należy złożyć korektę deklaracji VAT bez uwzględniania tej faktury, co wpłynie na zmianę zawyżonej kwoty podatku należnego. Natomiast, gdy deklaracja VAT nie została jeszcze wysłana, to anulowanej faktury nie należy w niej ujmować.
