O czym pamiętać zatrudniając nowego kierowcę ?

Zatrudnienie kierowcy – jak przygotować umowę i obwieszczenie o czasie pracy

Zawód kierowcy zawodowego jest specyficzny, z powodu szczególnych regulacji związanych z czasem pracy kierowców, które to są zawarte w kilku przepisach. Dlatego przygotowanie umowy o pracę z kierowcą i obwieszczenia o czasie pracy sprawia wielu pracodawcom kłopoty. Jak to najlepiej rozwiązać?

Zatrudnienie kierowcy pojazdu o DMC powyżej 3,5 tony pociąga za sobą obowiązki wynikające z wielu różnych przepisów. Pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego, odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy. Z zakresu prawa pracy m.in. ocenić ryzyko zawodowe i zorganizować szkolenie wstępne bhp. Wstępem do tych działań powinno być jednak określenie podstawowych zasad planowania i rozliczania czasu pracy. Czyli wydanie obwieszczenia pracodawcy o czasie pracy – jeśli dotąd w firmie nie było takiego dokumentu.

Obwieszczenie o czasie pracy kierowców

Jeżeli firma zajmuje się transportem towaru, optymalnym rozwiązaniem będzie wybór systemu równoważnego czasu pracy z 3-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Rodzi to jednak konieczność uprzedniego zawiadomienia właściwego z uwagi na siedzibę pracodawcy Okręgowego Inspektora Pracy (art. 150 § 2 kp). Rozkład czasu pracy może w tym przypadku obejmować pracę od poniedziałku do soboty i indywidualne wyznaczanie dni wolnych w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach lub wykonywanie zadań przez 7 dni w tygodniu – przy indywidualnym wyznaczaniu pracownikowi dni wolnych.

W obwieszczeniu pracodawca powinien ponadto określić godziny trwania dwóch obowiązujących kierowców pór nocnych:

ośmiogodzinnej, przypadającej pomiędzy 21.00 a 7.00 (np. 22:00–06:00), oraz
czterogodzinnej, przypadającej pomiędzy północą a 7.00 (np. 00:00–04:00).

Pierwsza pora nocna służy do naliczania dodatku za pracę w nocy oraz kwalifikacji pracownika jako pracującego w nocy (art. 151⁷ i 151⁸ kp), druga natomiast do rozliczania czasu pracy kierowców, gdyż podjęcie pracy w trakcie jej trwania skutkuje ograniczeniem czasu pracy kierowcy do maksymalnie 10 godzin w dobie – łącznie z nadgodzinami.

Mamy 7 dni!

O godzinach trwania obu pór nocnych trzeba kierowcę poinformować w ciągu 7 dni od podjęcia zatrudnienia. Informacja ta musi być aktualizowana w przypadku zmiany warunków zatrudnienia – w okresie miesiąca.

Jak przygotować umowę o pracę dla kierowców?

Od decyzji pracodawcy zależy, czy zatrudnia nowego kierowcę na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony czy od razu na czas nieokreślony. Ważne jednak, by umowa określała strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz podstawowe warunki pracy i płacy.

Ustalając zasady wynagradzania kierowcy, warto wyodrębnić stawkę wynagrodzenia zasadniczego w kwocie godzinowej lub miesięcznej. Ułatwi to rozliczanie nadgodzin i naliczanie wynagrodzenia za dyżur. Warto rozważyć ryczałt za pracę w porze nocnej (jeśli kierowca będzie świadczył pracę w nocy), ryczałtu za pracę w nadgodzinach (jeśli zakładamy, że będzie przekraczał normy czasu pracy). Oraz zaliczki na poczet wynagrodzenia za dyżur. Jeśli kierowca ma wykonywać przewozy międzynarodowe, pracodawca może ponadto określić w treści umowy wysokość diet i ryczałtów noclegowych przysługujących poza granicami Polski.

Formułując umowę o pracę kierowcy, warto pamiętać, że poza stronami i datą zawarcia oraz rodzajem umowy (na okres próbny, czas określony lub czas nieokreślony) musi ona określać:

rodzaj pracy (np. poprzez wskazanie stanowiska pracy kierowcy),
miejsce wykonywania pracy (czyli w tym przypadku obszar, w ramach którego kierowca będzie się stale przemieszczał w ramach umówionej pracy
wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników,
wymiar czasu pracy,
jeśli data podpisania umowy nie jest jednocześnie pierwszym dniem pracy – termin jej rozpoczęcia.

Rozstrzygając o rodzaju umowy, pracodawca ma pełną swobodę. Może zadecydować, że kierowca przejdzie najpierw okres próbny o długości maksymalnie 3 miesięcy, następnie jedną, dwie lub trzy umowy na czas określony, który łącznie nie przekroczy 33 miesięcy, a dopiero po tych maksymalnie 3 latach zatrudnienia terminowego strony podpiszą umowę na czas nieokreślony. Pracodawca może jednak podpisać umowę bezterminową bezpośrednio po okresie próbnym lub od razu, pomijając w ogóle umowy terminowe.

Jak określić wynagrodzenie kierowców

Takiej swobody nie ma przy określaniu zasad wynagrodzenia. Warto pamiętać, że niezależnie od ustaleń stron, pracownik zatrudniony na pełen etat nie może zarabiać mniej niż aktualna kwota wynagrodzenia minimalnego. Na to składa się: pensja zasadnicza, wynagrodzenie za dyżur, inne dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze zmiennym, np. premie za oszczędne gospodarowanie paliwem, lub stałym, np. stałe premie miesięczne czy dodatki za znajomość języków itp. A zatem wynagrodzenie zasadnicze kierowcy może być niższe od minimalnego, jeśli zostanie uzupełnione innymi składnikami wliczanymi do minimalnego wynagrodzenia. Poza minimalnym wynagrodzeniem pozostają wypłaty tytułem wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w nadgodzinach oraz dodatku za pracę w porze nocnej – nawet wtedy, gdy pracodawca zastąpi je ryczałtem.

Ustalając zasady wynagradzania kierowców, trzeba unikać składników pensji, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych kilometrów lub ilości przewiezionego ładunku (tzw. tonokilometry), jeżeli ich stosowanie mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drogach lub zachęcać do naruszania przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006 (art. 26 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców). Brak tego typu składników wynagrodzenia jest jedną z przesłanek pozwalających przewoźnikowi uniknąć kary pieniężnej za naruszenia przepisów o czasie prowadzenia pojazdów, wymaganych przerwach i okresach odpoczynku popełnione przez kierowcę (art. 92b ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym).

Diety i ryczałty dla kierowców

Wynagrodzeniem za pracę nie są również diety i ryczałty za nocleg, wypłacane kierowcom z tytułu odbywanych podróży służbowych. Nie uzupełniają one pensji pracownika do poziomu płacy minimalnej. Jeśli pracodawca planuje ingerować w ich wysokość, a jednocześnie nie zamierza wydać regulaminu wynagradzania, odpowiednie regulacje muszą znaleźć się w treści umowy o pracę.

Prywatny przedsiębiorca może ustalić dietę za dobę podróży zagranicznej na poziomie pomiędzy 30 zł (dietą krajową pracownika sfery budżetowej), a stawką diety ustaloną dla państwa (państw) docelowych podróży w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Można również pokusić się o określenie jednej wysokości diety dla wszystkich państw, do których kierowca będzie wykonywał przewóz, co znacząco ułatwi naliczanie tych świadczeń. Przykładowo – można ustalić dietę zagraniczną na poziomie 80 zł za dobę podróży. Jeśli kierowca będzie korzystał z odpoczynków dziennych i skróconych odpoczynków tygodniowych w kabinie pojazdu, warto również ustalić wysokość ryczałtu noclegowego, który zgodnie z aktualnym orzecznictwem Sądu Najwyższego powinien uwzględniać poziom komfortu zapewnionego kierowcy w pojeździe i jednocześnie to, że przebywając w nim, kierowca podnosi poziom bezpieczeństwa pojazdu i ładunku.

W umowie o pracę kierowcy należy ponadto rozstrzygnąć o wysokości wynagrodzenia za dyżur obejmujący czas przerw w prowadzeniu pojazdu (w czasie pracy). Oraz czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem przy przewozach w załodze (art. 9 ust. 2, 3 i 6 ustawy o czasie pracy kierowców). Przeważnie ustala się je na poziomie minimalnym, czyli 50% stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego kierowcy.