Prowadzisz własną firmę i zatrudniasz pracowników. Czy wiesz o tym, że jesteś zobowiązany do prawidłowego rozliczania czasu pracy? W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę, w dokumentach podpisywanych przy nawiązaniu stosunku pracy określasz w jakim systemie czasu pracy będzie pracował Twój pracownik. Jest to niezmiernie ważne, aby ustalić taki system czasu pracy, który będzie najbardziej optymalny dla Twojego przedsiębiorstwa. Co ważne pamiętaj, że to na Tobie spoczywa odpowiedzialność za poprawne udokumentowanie rozliczenia czasu pracy pracowników przed Instytucjami takimi jak np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowa Inspekcja Pracy.
Kiedy nie ma potrzeby stosowania harmonogramu czasu pracy?
Jak stanowi art. 129 § 4 Kodeksu pracy nie jest konieczne przygotowywanie harmonogramu czasu pracy, jeżeli:
– rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 ustalanie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych w § 1, albo z umowy o pracę;
– w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
– na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 ruchomy czas pracy;
– na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Harmonogramy czasu pracy nie są więc potrzebne m.in. przy rozkładzie czasu pracy, w którym dni i godziny robocze są z góry wiadome i zasadniczo niezmienne. Taki “sztywny” grafik powinien być jednak z góry określony w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu wydawanym na podstawie art. 150 Kodeksu pracy oraz przekazany do wiadomości pracownikom.
Co w przypadku zatrudnienia w równoważnym systemie czasu pracy lub niepełnym wymiarze?
Zatrudnienie w równoważnym systemie czasu pracy wymaga już utworzenia grafiku. Ten sam wymóg dotyczy też pracownika zatrudnionego na niepełny etat, jeżeli przewidujemy iż będzie pracował tylko w niektóre dni tygodnia w zwiększonej liczbie godzin (np. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu będzie pracować cztery dni w tygodniu. W każdym z tych dni różną liczbę godzin).
Harmonogramy czasu pracy muszą być przygotowane na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu którego dotyczą. W żadnym przypadku nie mogą one przekroczyć ram czasowych danego okresu rozliczeniowego, a przedział czasu, na który są przygotowywane, musi obejmować co najmniej 1 miesiąc (z wyjątkiem krótszych rozkładów ustalonych w przepisach odrębnych).
Po co jest tworzony grafik ?
Po każdym okresie rozliczeniowym pracodawca ma obowiązek dokonania rozliczenia faktycznie wykonanej pracy. Grafik umożliwia to rozliczenie. Głównym obowiązkiem jest prawidłowe wyliczenie pracy nadliczbowej, za którą każdy pracownik musi otrzymać wynagrodzenie w przyjętym okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy to określony przez pracodawcę przedział czasu, w granicach którego ustalany jest wymiar i rozkład czasu pracy. Przepisy prawa pracy przewidują stosowanie okresów rozliczeniowych różnej długości, w zależności od systemu czasu pracy, w jakim są zatrudnieni pracownicy.
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art 135–138, art. 143 system skróconego tygodnia pracy i art. 144 system pracy weekendowej (art. 129 K.p.).
Jak zostało przedstawione powyżej Pracodawca nie zawsze ma obowiązek przygotowania harmonogramu czasy pracy. Wszystko uzależnione jest od wyboru systemu czasu pracy. Niemniej jednak Pracodawca nie zawsze ma możliwość zastosowania podstawowego systemu czasu pracy, a praca w jego przedsiębiorstwie nie może odbywać się zawsze w z góry określonych ramach. W takim przypadku warto poświęcić więcej uwagi na tworzenie grafików, a tym samym późniejsze rozliczanie czasu pracy pracowników.
Jeśli zagadnienia związane z czasem pracy pracowników, stają się zbyt skomplikowane a czas poświęcony na rozliczanie wynagrodzeń zaczyna się przeciągać, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług profesjonalnej firmy zajmującej się rozliczaniem czasu pracy kierowcy.
Źródło: http://www.gazetapodatkowa.gofin.pl/index.php?s=a&id=194250
