W dzisiejszych czasach, gdy technologia rozwija się w zastraszającym tempie, brak dostosowania się do nowoczesnych rozwiązań może być poważnym utrudnieniem dla pracy w księgowości.
Czasy, kiedy księgowość była prowadzona ręcznie, przy użyciu papierowych dokumentów, dają teraz miejsce nowej rzeczywistości. Narzędzia i oprogramowania, które zostały wprowadzone by pomóc księgowym przyśpieszyć i udoskonalić ich pracę pozwoliły by księgowanie odbywało się w sposób zautomatyzowany.
Najpopularniejsze programy komputerowe wykorzystywane w księgowości:
- Comarch ERP Optima- program ten osiąga szczyt popularności szczególnie na południu Polski; producent oprogramowania oprócz modułu księgowego i kadrowo-płacowego ma do zaoferowania inne narzędzia wspomagające prowadzenie biznesu,
- Sage Symfonia Finanse i Księgowość- program działa w zakresie: księgowości, kadr i płac, HR-u, zarządzania sprzedażą tradycyjną, w kanale e-commerce, prowadzenia magazynu, zarządzania produkcją, elektronicznego obieg dokumentów, analizy danych,
- Enowa 365- charakteryzuje się przede wszystkim modułową budową; każdy z modułów ma usprawnić komunikację, obieg informacji, a także samo tworzenie i przechowywanie dokumentów,
- InsERT- Rewizor GT- profesjonalny system finansowo-księgowy kierowany szczególnie do małych i średnich przedsiębiorstw,
- Rachmistrz GT- nowoczesny system obsługi uproszczonej księgowości; program dostosowany jedynie do prowadzenia księgowości uproszczonej tj. podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja ryczałtowa,
- Mała Księgowość Rzeczpospolitej- prosty w obsłudze program dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy.
Korzystanie z programów komputerowych do prowadzenia księgowości niesie za sobą wiele zalet tj.: szybkość i dokładność przetwarzania danych, generowanie raportów w czasie rzeczywistym oraz automatyczne obliczanie podatków. Wraz z biegiem czasu tego rodzaju programy stają się coraz bardziej intuicyjne i dostosowane do różnych potrzeb biur rachunkowych. Dzięki nim, księgowi mogą zaoszczędzić wiele czasu i uwolnić się od żmudnych, powtarzalnych operacji.
Program OCR
Kolejnym nowoczesnym rozwiązaniem, które zwraca coraz większą uwagę księgowych jest OCR (optical character recognition), czyli optyczne odczytywanie dokumentów.
Najprościej mówiąc program OCR:
- odczytuje tekst z zeskanowanych/sfotografowanych/elektronicznych faktur i innych dokumentów księgowych,
- przekształca dane w formę cyfrową,
- importuje dane do systemów księgowych wykorzystywanych w pracy przez księgowych.
W skrócie, jest to technologia, która umożliwia automatyczne rozpoznawanie i przeszukiwanie tekstu zeskanowanego z dokumentów. Innowacje technologiczne, takie jak OCR, są niezwykle ważne dla rozwoju firm i poprawy wydajności pracy.
Automatyzacja procesów księgowych
Innym sposobem na automatyzację procesów księgowych jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów – zamiast drukować i wysyłać tradycyjne faktury, warto przenieść się na elektroniczne faktury. Takie rozwiązanie daje możliwość automatycznego przesyłania faktur do klientów oraz do księgowych. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają szybką i bezpieczną wymianę danych, co przyspiesza cały proces i zmniejsza ryzyko błędów. Trzeba również zaznaczyć jak ważna w prowadzeniu księgowości firm przez biura rachunkowe jest automatyzacja. Dzisiejsze technologie pozwalają na automatyzację wielu procesów księgowych, takich jak generowanie faktur, zapisywanie transakcji, kontrola zgodności z przepisami prawymi itp. To narzędzie znacznie usprawnia codzienne działania.
Dokumenty w chmurze
Coraz więcej księgowych decyduje się na przechowywanie dokumentów swoich klientów w chmurze co zapewnia bezpieczeństwo plików. Korzystając z tej metody dokumenty twoich klientów są przechowywane na zdalnych serwerach, które są chronione wieloma warstwami zabezpieczeń. Oznacza to, że nie trzeba się martwić o utratę danych w przypadku awarii komputera czy kradzieży urządzenia. Twoje pliki są bezpieczne i zawsze dostępne na różnych urządzeniach. Po drugie, przechowywanie dokumentów w chmurze umożliwia łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w podróży służbowej czy w domu, masz możliwość wygodnego przeglądania i edycji swoich dokumentów. Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie z siecią.
Podsumowanie
Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie nowoczesnych technologii w księgowości nie jest jednorazowym rozwiązaniem. Wymaga to jednak inwestycji w sprzęt, oprogramowanie oraz wiedzę pracowników. Należy również monitorować rynek i być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami, aby wykorzystać pełen potencjał, jaki dają nowe technologie w obszarze księgowości.
Nowoczesne technologie w księgowości mogą stać się Twoim najlepszym sprzymierzeńcem. Usprawniają procesy, eliminują błędy i przyspieszają działanie firmy. Jeśli chcesz być konkurencyjny na rynku, powinieneś rozważyć wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych do swojej księgowości. Pamiętaj, że inwestycja w technologię to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Choć technologia przynosi wiele korzyści dla księgowych, nie można zapominać, że nadal istnieje wiele zadań, które wymagają ludzkiego umiejętności i wiedzy. Księgowi są ekspertami w rozumieniu i interpretowaniu danych finansowych, co jest niezastąpione w procesach decyzyjnych.
Ponadto, to oni są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszystkie operacje finansowe są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Wnioskiem jest, że rozwój technologii nie zastąpi roli i umiejętności księgowego. Wręcz przeciwnie, nowe narzędzia umożliwiają im pracę bardziej efektywnie i precyzyjnie. Dzięki temu, mogą oni skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy i wspierać rozwój finansowy firmy. Technologia jest narzędziem, które wspomaga, ale to ludzkie umiejętności i wiedza są kluczowe w procesach księgowych.
Poznaj kluczowe wyzwania i sposoby ich przezwyciężania przy prowadzeniu firmy w 2024 r.
