Podróż służbowa to w dzisiejszych czasach nieodłączny element wielu zawodów. Niezależnie od tego, jaki zawód wykonuje pracownik, każdy wyjazd wiąże się z pewnymi kosztami, które należy odpowiednio rozliczyć. W tym artykule omówimy, jak poprawnie rozliczyć krajową podróż służbową.
Co to jest krajowa podróż służbowa?
Krajowa podróż służbowa, zwana potocznie delegacją, to wyjazd, który odbywa się w granicach Polski i jest związany z wykonywaniem obowiązków służbowych. Może to być zarówno spotkanie z klientem, szkolenie, konferencja, jak i inne aktywności, które mają na celu realizację celów zawodowych.
Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróż służbowa – zasady wypłacania świadczeń
Pracodawcy, z wyłączeniem jednostek budżetowych, samodzielnie określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych swoich pracowników w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę).
W przypadku pracodawców, którzy nie określili zasad wypłacania świadczeń delegacyjnych w swoich przepisach wewnętrznych rodzaje tych świadczeń oraz zasady ich wypłacania wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2023 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Dla pracodawców samodzielnie ustalających warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w swoich przepisach zakładowych Kodeks pracy wprowadza tylko jeden wymóg, a mianowicie przepisy te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta określona w rozporządzeniu delegacyjnym.
Dieta
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Aktualnie (wg. stanu na wrzesień 2024) stawka diety krajowej wynosi 45,00 zł
Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i trwa:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (czyli 22,50 zł)
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45,00 zł)
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł)
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45,00 zł)
Nocleg
Jeżeli podróż służbowa wiąże się z koniecznością noclegu w hotelu bądź innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (aktualnie 900,00 zł). W uzasadnionych przypadkach, pracodawca może wyrazić zgodę, aby była to wyższa kwota.
Jeżeli pracownikowi nie został zapewniony bezpłatny nocleg i nie przedłożył on rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg, który wynosi 150% wartości diety (aktualnie 67,50 zł).
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00.
Rozliczenie podróży służbowej
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Dokumenty dotyczące wydatków są kluczowe w procesie rozliczeniowym. Wszelkie faktury, paragony oraz inne dowody poniesionych wydatków powinny być starannie zbierane i przechowywane.
Rozliczenie krajowej podróży służbowej nie musi być skomplikowane, jeśli będziemy pamiętać o podstawowych zasad oraz zadbamy o właściwą dokumentację.
