Decydując się na otworzenie własnej firmy i pracę na własny rachunek młody przedsiębiorca zazwyczaj musi stanąć przed wyborem właściwego biura rachunkowego. Nie jest to jednak takie łatwe jakby się mogło wydawać. Czym się kierować przy wyborze księgowego? Na co zwracać uwagę? Wielu przedsiębiorców zadaje sobie z pewnością pytanie: Ile kosztują usługi księgowe? Od czego zależy cena usług księgowych?
Forma prawna i rodzaj działalności gospodarczej
Ile kosztują usługi księgowe? Z pewnością pierwszym istotnym kryterium od którego zależy cena usług księgowych jest forma prawna działalności gospodarczej. Tutaj warto zaznaczyć, że w przypadku pełnej rachunkowości jest ona wyższa. Dla przypomnienia, pełną księgowość muszą prowadzić od początku spółki z o.o., akcyjne, komandytowo-akcyjne i komandytowe. Ponadto pełną księgowość muszą również prowadzić spółki cywilne, jawne, partnerskie i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekraczają równowartość 2 mln euro.
Przedsiębiorstwa, o których mowa powyżej muszą prowadzić księgi rachunkowe oraz przygotowywać sprawozdania finansowe.
Ilość dokumentów księgowych
Kolejnym bardzo ważnym, a może nawet najważniejszym czynnikiem decydującym o cenie za usługi księgowe jest ilość dokumentów księgowych. Zazwyczaj pod pojęciem dokumentu księgowego biura rachunkowe rozumieją wszystkie dokumenty kosztowe oraz sprzedażowe. Zupełnie inna może bowiem być cena za obsługę księgową niewielkiej jednoosobowej firmy mającej miesięcznie najwyżej 10 dokumentów do zaksięgowania, a inna rozbudowanego przedsiębiorstwa generującego nawet kilkaset dokumentów miesięcznie. Częstą praktyką stosowaną przez biura rachunkowe w tym zakresie jest wprowadzanie tzw. widełek. Przykładowo można ustalić cenę za każdy dokument księgowy lub widełki, np. od 10 do 50 dokumentów konkretna cena, kolejna kwota za 51 do 100 dokumentów itp. Biura rachunkowe ustalają konkretny próg i ceny. Część biur rachunkowych decyduje się z kolei na rozliczenie z klientem w formie ryczałtu, zakładając np. określoną liczbę dokumentów księgowych miesięcznie.
Rodzaj dokumentów księgowych
Oprócz ilości dokumentów księgowych ważny może okazać się także ich rodzaj. Można byłoby powiedzieć, że przecież zawsze księguje się te same „dane” czy „pozycje” z dokumentu księgowego. Mowa m.in. o wartości, numerze faktury czy dacie sprzedaży. Bywają jednak dokumenty wymagające szczególnej uwagi. Chodzi często o dokumenty zagraniczne, których wartość wyrażona jest w obcej walucie. Wymagają one przeliczenia na polskie złote. Niejednokrotnie także „przetłumaczenia” przez księgowego, aby prawidłowo zrozumieć np. rodzaj zakupionego towaru, czy wykonanej usługi. Cena usług księgowych może zatem być uzależniona od rodzaju dokumentów księgowych.
Liczba zatrudnionych pracowników
Oprócz usług stricte księgowych biura rachunkowe bardzo często podejmują się także obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa. Należy do nich prowadzenie dokumentacji kadrowej, comiesięczne przygotowywanie list płac, rozliczanie wynagrodzeń pracowników, wysyłka deklaracji ZUS i inne czynności. Są one zarówno cykliczne (zazwyczaj comiesięczne), jak również jednorazowe (np. przygotowanie umowy o pracę dla konkretnego pracownika). Usługi kadrowo-płacowe są zaliczane do obsługi księgowej lub traktowane jako odrębny zakres usług i podlegające odrębnemu cennikowi.
Jakość świadczonych usług
Choć może się to wydawać dla jednych nieco zaskakujące, a dla innych oczywiste, w przypadku usługowego prowadzenia księgowości również możemy mówić o jakości świadczonych usług. Podobnie jak w przypadku innych usług może ona być lepsza lub gorsza. Dopiero co powstające biura rachunkowe, niejednokrotnie jednoosobowe działalności gospodarcze, stawiają na ilość. Aby stać się „opłacalne” muszą pozyskać wielu klientów. Oferują często niższą cenę co ma stanowić zachętę do wyboru właśnie takiego biura rachunkowego. Często jednak właściciele takich biur rachunkowych ze względu na małe moce przerobowe nie są w stanie zapewnić indywidualnego podejścia do klienta. Brak jest np. analizy dokumentów pod względem formalno-merytorycznym czy utrudniony kontakt z księgową. Często rola księgowej sprowadza się w takim przypadku jedynie do księgowania dokumentów.
Certyfikowane biura rachunkowe
Wyższej ceny za usługi księgowe możemy spodziewać się z kolei ze strony profesjonalnego, certyfikowanego biura rachunkowego z doświadczeniem. Biuro takie zatrudnia wykwalifikowaną kadrę, wprowadza nowoczesne techniki kontaktu z klientami, np. w formie elektronicznej. Zazwyczaj zapewnia także doradztwo podatkowe (w ramach stałej współpracy lub jako odrębną usługę). Możemy wówczas liczyć i wymagać łatwego kontaktu, bieżącej pomocy i doradztwa, a także profesjonalnej obsługi.
Umowa na prowadzenie księgowości
Zdarzają się sytuację, w których współpraca pomiędzy biurem rachunkowym a klientem nie jest w żadnej sposób potwierdzona. Zawierana jest wyłącznie słownie. Strony umownie ustalają warunki współpracy. Jest to jednak niezwykle ryzykowne, zwłaszcza w przypadku wystąpienia jakiegokolwiek konfliktu czy sporu. Dlatego w dzisiejszych czasach normą staje się podpisanie szczegółowej umowy dotyczącej świadczenia usług. Umowa powinna jasno i wyraźnie określać cenę za obsługę księgową. Podobnie jak prawa i obowiązki każdej ze stron. Integralną część umowy może także stanowić cennik, w którym określone zostaną w sposób wyczerpujących ceny za poszczególne usługi.
Nie da się zatem odpowiedzieć jednoznacznie na pytanie ile kosztują usługi księgowe. Przedsiębiorca powinien liczyć się z tym, że otrzymując oferty z różnych biur rachunkowych może spodziewać się rozbieżności w zakresie cenowym usług. Warto jeszcze na samym początku, przed rozpoczęciem współpracy, określić warunki współpracy i zakres usług, które obejmuje wskazana przez biuro rachunkowe cena.
