Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Reguluje ono nie tylko zasady prowadzenia akt osobowych pracownika, ale również innej dokumentacji wytworzonej w związku z zatrudnieniem. Należy do niej m.in. dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy, której zakres od 1 stycznia br. został znacznie rozszerzony.
Ewidencja czasu pracy kierowcy w węższym zakresie – po staremu! – do 31 grudnia 2018 roku
Do 31 grudnia 2018 r. dane dotyczące czasu pracy ewidencjonowano w karcie ewidencji czasu pracy, której elementy składowe określało obowiązujące do końca ubiegłego roku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy… (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia, w karcie ewidencji czasu pracy wykazywało się:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym przypadającą w niedziele i święta oraz w porze nocnej,
- dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Oprócz powyższych danych, w ewidencji czasu pracy wykazywało się pracę w nadgodzinach, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Pracodawca zamieszczał w niej również informację o wykonywaniu przez młodocianego prac wzbronionych młodocianym, których wykonywanie
jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej na starych zasadach dołączało się ponadto wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach.
Ewidencja – więcej danych wymaganych
Od 1 stycznia br., wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy została znacznie rozbudowana. Obok jej klasycznego elementu, tj. karty ewidencji czasu pracy – określanej w nowym rozporządzeniu jako ewidencja czasu pracy – pracodawca musi również gromadzić określone dokumenty, wnioski i zgody pracownika. Razem z ewidencją czasu pracy składają się one na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy (patrz ramka).
W porównaniu z poprzednią ewidencją czasu pracy można zauważyć także uszczegółowienie wielu danych tej ewidencji. Z nowego rozporządzenia wprost wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wymagane jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Bardziej precyzyjnie należy również wykazywać dane dotyczące dyżuru, podając godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin dyżuru. W przypadku dni wolnych trzeba podać tytuł ich udzielenia.
WAŻNA INFORMACJA!
Nowe rozporządzenie zawiera przepisy przejściowe, odnoszące się m.in. do ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r. Jak wynika z § 20 ust. 3 tego rozporządzenia, do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. i które były prowadzone (kontynuowane)w tym dniu, stosuje się przepisy poprzedniego rozporządzenia. Takie karty ewidencji można więc prowadzić w węższym zakresie, jednak – moim zdaniem – tylko do upływu okresu, którego dotyczą. Kolejna karta ewidencji czasu pracy, powinna już być prowadzona na nowych zasadach.
