Początek nowego roku niesie ze sobą wiele zmian dla przedsiębiorców. W 2019 roku nie tylko zmieniła się wysokość minimalnego wynagrodzenia, sposób prowadzenia teczek osobowych, ale i sposób rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych
w działalności gospodarczej dla celów mieszanych.
UWAGA! Artykuł dotyczy samochodów osobowych wykorzystywanych w celach mieszanych, czyli prywatnie jak i służbowo, oraz osobowych finansowanych w postaci leasingu!
UWAGA! Zmiana dotyczy jedynie rozliczania kosztów w podatku dochodowym!
Rozliczanie kosztów związanych z samochodem osobowym w podatku VAT:
Aby móc odliczać koszty w 100% związanych z użytkowaniem samochodu osobowego, przedsiębiorstwo musi udowodnić że samochód będzie wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów działalności. W związku z tym jest zobowiązany do:
- złożenia VAT-26 (informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej) w ciągu 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z samochodem podlegającym zgłoszeniu.
W przypadku jeżeli pracodawca spóźnił się ze złożeniem formularza, istnieje możliwość złożenia go później. Konsekwencje? Do czasu złożenia dokumentu, koszty związane z samochodem rozliczane będą w wysokości 50% VAT i 75% Koszty uzyskania przychodu. Dopiero po złożeniu we właściwym urzędzie skarbowym VAT-26, można rozliczyć je w całości.
- sporządzanie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdów (tzw. Kilometrówka) dla celów VAT:
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ustawodawca nie wskazał urzędowego wzoru takiej ewidencji, lecz tylko elementy, które powinna zawierać. Ewidencja może być prowadzona również w formie elektronicznej.
- regulamin użytkowania pojazdów w firmie
Co powinien zawierać taki regulamin?
– imię i nazwisko osób uprawionych do korzystania z samochodu firmowego,
– w jakim celu użytkownicy będą korzystać z samochodu,
– obowiązki użytkowników samochodu,
– wyszczególnienie podmiotu ponoszącego koszty związane z użytkowaniem samochodu,
– użytkowanie dla celów prywatnych – czy istnieje, dla kogo i na jakich zasadach.
W przypadku jeżeli według ustawy o VAT art. 86a ust. 4 „Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne” wtedy możliwe jest rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu po przeprowadzeniu dodatkowego badania technicznego na stacji kontroli pojazdów. Potwierdzeniem takiego badania jest wydanie zaświadczenia na podstawie których podatnik ma obowiązek uzyskania adnotacji w dowodzie rejestracyjnym tzw. VAT-1. Dopiero wtedy jest możliwość rozliczenia kosztów związanych z pojazdem w 100% – jednak w tym przypadku Podatnik musi również posiadać dokument potwierdzający odbyte badanie techniczne.
Koszty związane z samochodem w podatku dochodowym:
- samochody spełniające odpowiednie wymagania do rozliczania 100% w VAT:
Dawniej: rozliczanie kosztów związanych z samochodem – kwota netto do rozliczania w podatku dochodowym.
Aktualnie: sposób rozliczania się nie zmienił. Należy spełnić takie same warunki jak dawniej, czyli – możliwość odliczenia kosztów w pełnej kwocie przysługuje jedynie w przypadku zadeklarowania wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności gospodarczej. Konieczne jest wówczas prowadzenie dodatkowej ewidencji, takiej samej jak dla celów podatku VAT. Dotyczy tylko i wyłącznie samochodów wprowadzonych do majątku przedsiębiorstwa!
- samochody spełniające odpowiednie wymagania do rozliczania 50% w VAT:
Od 2019 roku przedsiębiorcy posiadający samochody firmowe w użytku mieszanym mogą uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu jedynie 75% wydatków związanych z pojazdem. (75% od wartości netto) – jeżeli samochód będzie wprowadzony do majątku przedsiębiorstwa!
- samochody użyczone od innej osoby lub najem, dzierżawa – 50% VAT, 75% KUP
- samochód osobowy własny, użyczony przez właściciela dla celów działalności gospodarczej – 20% KUP!!!
Samochody osobowe w Leasingu:
W 2019 roku nastąpi podniesienie limitu amortyzacji nabytych pojazdów do kwoty 150 tys. zł dla pojazdów spalinowych (limit ten wynosił 20 tys. euro) i 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych (limit ten wynosił 30 tys. euro).
Jeżeli chodzi o rozliczanie samochodu osobowego będącego w leasingu i spełniającego przesłanki do rozliczania w pełni, nadal przysługuje nam prawo do rozliczania 100% w VAT jak i 100% KUP.
Jeżeli podatnik nie posiada odpowiednich przesłanek, to rozliczenie nastąpi w 50% VAT i 75% KUP.
Przypomnienie! Samochody ciężarowe (czyli pow. 3,5 będące własnością, bądź obce w najmie, dzierżawie, leasingu, czy użyczone) rozliczane są bez zmian w całości kosztów.
W celu odpowiedniego zrozumienia nowych przepisów poniżej załączamy tabelę pokazującą wartości rozliczane od 2019 roku:
| Rodzaj samochodu | Amortyzacja | Koszty eksploatacji | VAT od eksploatacji | Czynsz | VAT od czynszu | Ubezpieczenie | Uwagi | |
| 1. | Samochód osobowy własny – tylko dla celów przedsiębiorstwa (będący w majątku firmy) | 150 000 zł proporcjonalnie |
100% |
100% |
x |
x | OC, NNW 100% AC do 150 000 zł | Ewidencja przebiegu pojazdu, VAT-26/VAT-1, regulamin użytkowania samochodu |
| 2. | Samochód osobowy w celach mieszanych (będący w majątku firmy) | 150 000 zł proporcjonalnie |
75 % |
50% |
x |
x | OC, NNW 100% AC do 150 000 zł | x |
| 3. | Samochód osobowy w celach mieszanych (użyczony przez Właściciela) | x | 20% | 50% | x | x | OC, NNW 100% AC do 150 000 zł | Ewidencja przebiegu pojazdu |
| 4. | Samochód osobowy –użyczony, wynajmowany, w dzierżawie | x | 75% | 50% | Nie jestem kosztem eksploatacji | 50% | OC, NNW 100% AC do 150 000 zł | Ewidencja przebiegu pojazdu |
| 5. | Samochód osobowy w leasingu dla celów mieszanych | x | 75% | 50% | Do limitu 150 000 zł | 50% | OC, NNW 100% AC do 150 000 zł | Bez ewidencji przebiegu pojazdu |
Autor: Paulina Ciochoń – specjalista ds. rachunkowości w euroPiM
