Zatrudniając pracownika, każdy właściciel firmy powinien zaprzyjaźnić się z pojęciami z zakresu kadr i płac. Co obejmują i jak należy prawidłowo je prowadzić, dowiesz się w niniejszym poradniku.
Obsługa płac pracowniczych
Płace pracownicze obejmują zakres związany między innymi z wynagrodzeniem za pracę, który jest integralnie związany z umową pracownika. Wynagrodzeniami osobowymi są oprócz wynagrodzeń inne świadczenia takie jak:
- Wynagrodzenie zasadnicze (forma cząstkowa, akordowa, prowizyjna, inna),
- Dodatki za staż pracy, szczególne właściwości pracy, kwalifikacje czy warunki pracy,
- Premie i nagrody,
- Dodatek za pracę w nadgodzinach,
- Wynagrodzenie za pracę inną niż ta wynikająca z zakresu czynności,
- Wynagrodzenie za pracę w godzinach innych niż przewidziane,
- Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia, wynikającego z przepisów,
- Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, poratowanie zdrowia, czas postoju zawinionego i inne,
- Odprawy rentowe, emerytalne, ekwiwalenty urlopowe i inne,
- Świadczenie o charakterze deputowanym, ekwiwalenty za umundurowanie,
- Świadczenia odszkodowawcze.
Warto pamiętać że głównym aktem prawnym regulujący zagadnienia związane z wynagrodzeniami jest Kodeks Pracy.
Dokumentacja płacowa pracownika
Kolejnym ważnym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie wszelakiej dokumentacji pracownika związanej z kadrami jak i płacami.
W skład dokumentacji wchodzą:
– akta osobowe pracowników (A,B,C,D),
– dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (czyli np. dokumenty płacowe).
Niezwykle istotne jest w jaki sposób należy przechowywać dokumenty i przez jaki okres.
Dokumentacja płacowa to przede wszystkim źródła prawa, akty decyzyjne – zasady ustalania, obliczania wynagrodzenia w danym zakładzie pracy np. układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa.
Do dokumentacji płacowej można zaliczyć także:
- Karta ewidencji czasu pracy,
- Imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń,
- przepisy dotyczące wynagrodzenia czyli akty normatywne,
- prawo pracy, prawo cywilne, prawo ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, prawo emerytalno-rentowe oraz prawo podatkowe w zakresie spraw płacowych),
- interpretacje urzędowe ww. przepisów,
- orzecznictwa sądowe, opinie prawne,
- pisma, podania, odwołania, odpowiedzi,
- wnioski, raporty, decyzje, aneksy dotyczące wynagrodzenia,
- porozumienia do umów,
- zaświadczenia dotyczące wynagrodzenia.
Zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Przechowywanie akt
W odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się – z jednym wyjątkiem – dotychczasowy okres przechowywania, a więc 50 lat (art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). 50 lat liczone jest od dnia zakończenia pracy u pracodawcy.
Nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, dotyczy także całej dokumentacji płacowej. Chodzi o akta osobowe, ale również wszystkie inne jej elementy, takie jak karty ewidencji wynagrodzeń czy karty ewidencji czasu pracy. Ewidencję czasu pracy, obejmującą wszystkie jej elementy, przechowujemy przez 10 lat licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.
Po upływie tego okresu były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego czasu nie możesz niszczyć dokumentacji.
Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie.
Warto pamiętać że jeżeli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób błędny możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Wiesz że nie musisz tworzyć dokumentacji w formie papierowej. Zapoznajcie się ze stroną Ministerstwa, w którym znajdziesz poradnik jak tworzyć e-akta.
Link do strony- https://www.gov.pl/web/rozwoj/e-akta
Nie wiesz czym jest obsługa kadr i płac? Szukasz specjalisty który pomoże Ci prowadzić prawidłową dokumentację pracowniczą? Biuro Rachunkowe euroPiM zajmie się kompleksowo kadrami i płacami Twojej firmy. Posiadamy wieloletnie doświadczenie.
Zapraszamy do kontaktu!
Kom: 733 339 337
Tel: (14) 692 49 77
