Ustalanie stażu pracy i prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego stało się ważnym zagadnieniem dla pracodawców i działów kadrowych. Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie istotne zmiany w Kodeks pracy, które wpływają na sposób liczenia stażu pracy oraz — co za tym idzie — wymiaru urlopu.
Czym jest staż pracy
Staż pracy to okresy, które pracodawca powinien uwzględnić przy ustalaniu uprawnień pracowniczych (m.in. urlopu wypoczynkowego, dodatków stażowych, niektórych odpraw). Od 2026 r. katalog tych okresów ulega rozszerzeniu.
Co wlicza się do stażu pracy (stan prawny obowiązujący do końca 2025 r.)
Do stażu pracy zalicza się m.in.:
-
wszystkie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę,
-
okresy nauki – w zależności od ukończonego poziomu szkoły (zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu obliczania okresów zatrudnienia pracowników):
-
zasadnicza szkoła zawodowa – do 3 lat,
-
średnia szkoła zawodowa – do 5 lat,
-
szkoła średnia ogólnokształcąca – do 4 lat,
-
szkoła policealna – do 6 lat,
-
szkoła wyższa – 8 lat,
przy czym okresy nauki nie sumują się – uwzględnia się tylko jeden z nich (ten korzystniejszy),
-
-
inne okresy zaliczane na podstawie przepisów szczególnych
Okresy podlegające wliczeniu
Po nowelizacji do stażu pracy będą wliczane — obok tradycyjnego okresu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę — również m.in.:
- okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność
- okresy wykonywania umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, umowa agencyjna) pod warunkiem spełnienia określonych warunków;
- okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
- członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub spółdzielniach kółek rolniczych;
- udokumentowany, przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej
W celu udokumentowania nowych okresów wchodzących do stażu pracy należy wystąpić do ZUS o zaświadczenie o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia społeczne z danego tytułu lub o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym lub o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego
Działanie wsteczne
Nowe przepisy przewidują możliwość wliczenia także okresów sprzed wejścia w życie ustawy, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane.
Ważne uwagi dla pracodawcy
- Pracodawca powinien aktualizować dokumentację pracowniczą i przeanalizować wszystkie okresy zatrudnienia (różne formy) w świetle nowych przepisów.
- Choć staż pracy ulega rozszerzeniu, część uprawnień (np. okres wypowiedzenia) może być regulowana odrębnie i wcześniejsze okresy niekoniecznie wpływają na wszystkie uprawnienia.
Wymiar urlopu wypoczynkowego
Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy (stan na dziś) wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:
- 20 dni – jeżeli staż pracy jest mniejszy niż 10 lat;
- 26 dni – jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Po zmianach od 1 stycznia 2026 r., dzięki rozszerzeniu katalogu okresów wliczanych do stażu – więcej pracowników będzie miało możliwość uzyskania wymiaru 26 dni.
Przykład
Pracownik posiada 7 lat pracy na podstawie umowy o pracę + 4 lata pracy na podstawie umowy zlecenia (udokumentowane). Po zmianach: 7 + 4 = 11 lat stażu → prawo do 26 dni urlopu zamiast tylko 20.
Proporcjonalność i inne przypadki
- Wymiar urlopu oblicza się w dniach roboczych i proporcjonalnie do wymiaru etatu
- W przypadku rozpoczęcia pracy w trakcie roku pracownik nabywa prawo do urlopu w proporcji 1/12 za każdy przepracowany miesiąc w pierwszym roku. (Art. 153 K.p.)
- W razie zmiany pracodawcy w ciągu roku, wymiar urlopu u każdego pracodawcy ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.
Podsumowanie — co ważne zapamiętać
- Od 1 stycznia 2026 r. zmienia się zakres wliczania okresów do stażu pracy — co może skutkować zwiększeniem wymiaru urlopu dla wielu pracowników.
- Wymiar urlopu nadal wynosi 20 lub 26 dni, ale dzięki nowym zasadom wielu pracowników osiągnie próg 10 lat stażu szybciej.
- Dokumentacja i przygotowanie pracodawcy są kluczowe — nieuwzględnienie nowych okresów może prowadzić do nieprawidłowości.
- Biura rachunkowe i działy kadr powinny być gotowe na zmiany — zarówno w analizie stażu, jak i w obsłudze urlopowej.
