Zbliża się ważny termin dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników. 30 listopada 2026 r. należy ustalić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w odniesieniu do obowiązku wypłacania zasiłków w 2027 r.. To właśnie od tej liczby zależy, czy w 2027 roku zasiłki będzie wypłacał Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy obowiązek ten przejmie pracodawca.
Dla firm przekraczających ustawowy limit oznacza to dodatkowe obowiązki związane z naliczaniem, dokumentowaniem i wypłacaniem świadczeń.
1. Kto jest zobowiązany do wypłacania zasiłków?
Zgodnie z art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, obowiązek wypłacania zasiłków zależy od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.
| Liczba ubezpieczonych na 30.11.2026 r. | Kto wypłaca zasiłki w 2027 r.? |
|---|---|
| Do 20 osób włącznie | ZUS |
| 21 osób i więcej | Pracodawca (płatnik składek) |
Uwaga! Przekroczenie limitu nawet o jedną osobę powoduje przejęcie obowiązku wypłaty zasiłków od 1 stycznia 2027 r.
2. Jak prawidłowo ustalić liczbę ubezpieczonych?
Przy ustalaniu limitu nie bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Istotne jest, ile osób podlega ubezpieczeniu chorobowemu na dzień 30 listopada.
| Kategoria osób | Czy wliczamy? |
|---|---|
| Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, również na część etatu | TAK |
| Pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim | TAK |
| Pracownicy na urlopie macierzyńskim | TAK |
| Zleceniobiorcy objęci dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym | TAK |
| Przedsiębiorca zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego | TAK |
| Osoby współpracujące objęte ubezpieczeniem chorobowym | TAK |
| Zleceniobiorcy niezgłoszeni do ubezpieczenia chorobowego | NIE |
| Pracownicy na urlopie bezpłatnym | NIE |
| Pracownicy na urlopie wychowawczym | NIE |
| Osoby zgłoszone wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego | NIE |
Nie ma znaczenia wymiar etatu – pracownik zatrudniony na 1/4 etatu liczony jest jako jedna osoba. Nie przelicza się zatrudnienia na pełne etaty.
Przykład: Firma zatrudnia 18 pracowników na umowę o pracę, 3 zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego oraz 2 osoby przebywające na urlopie wychowawczym. Do limitu wliczamy 21 osób. Oznacza to, że od 1 stycznia 2027 r. firma będzie zobowiązana do samodzielnej wypłaty zasiłków.
3. Z czym wiąże się rola płatnika zasiłków?
Przejęcie obowiązków płatnika zasiłków oznacza znacznie więcej niż samo przekazanie pieniędzy pracownikowi. Pracodawca musi samodzielnie:
-
ustalać prawo do zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego oraz innych należnych świadczeń;
-
prawidłowo obliczać podstawę wymiaru i wysokość świadczeń;
-
weryfikować dokumentację oraz okresy uprawniające do zasiłków;
-
wypłacać świadczenia w ustawowych terminach;
-
wykazywać wypłacone zasiłki w dokumentach rozliczeniowych ZUS;
-
przechowywać dokumentację i dokonywać ewentualnych korekt.
Zasiłki wypłacane są w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, nie później niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do świadczenia.
4. Czy pracodawca finansuje zasiłki z własnych środków?
Co do zasady nie. Zasiłki finansowane są z ubezpieczeń społecznych, a pracodawca pełni funkcję podmiotu ustalającego uprawnienia i dokonującego wypłaty. Wypłacone świadczenia rozlicza następnie w dokumentach ZUS, pomniejszając należne składki na ubezpieczenia społeczne o kwoty prawidłowo wypłaconych zasiłków.
Należy jednak pamiętać, że wynagrodzenie chorobowe finansowane na podstawie art. 92 Kodeksu pracy nadal obciąża pracodawcę – zasadniczo przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a w przypadku pracowników po 50. roku życia przez 14 dni, z uwzględnieniem ustawowych zasad.
5. Czy zmiana liczby zatrudnionych w trakcie roku ma znaczenie?
Nie powoduje automatycznej zmiany płatnika zasiłków. Jeżeli na 30 listopada 2026 r. firma zgłasza 21 osób do ubezpieczenia chorobowego, pozostaje płatnikiem zasiłków w 2027 roku, nawet jeżeli później zatrudnienie spadnie poniżej tego limitu. Wyjątek dotyczy płatników, którzy na 30 listopada nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego. W ich przypadku liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na pierwszy miesiąc dokonania zgłoszenia.
6. O czym jeszcze warto pamiętać?
Zmiana płatnika od 1 stycznia nie zawsze oznacza zmianę podmiotu wypłacającego już rozpoczęte świadczenie. Jeżeli ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed końcem 2026 roku, będzie ją kontynuował także po 31 grudnia, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie.
Podsumowanie
30 listopada 2026 r. to data, której pracodawcy nie powinni przeoczyć. Prawidłowe ustalenie liczby osób objętych ubezpieczeniem chorobowym pozwoli odpowiednio przygotować obsługę kadrowo-płacową na 2027 rok. Przekroczenie limitu 20 ubezpieczonych oznacza większą odpowiedzialność za prawidłowość świadczeń, dodatkową dokumentację oraz konieczność terminowego rozliczania wypłaconych zasiłków. Warto już teraz zweryfikować stan ubezpieczeń, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych korekt w nowym roku.
W roku 2027 r. czeka nas również zmiana stawek wynagrodzenie za pracę- więcej na ten temat w artykule pod linkiem —> https://europim.pl/placa-minimalna-w-2027-roku/
Data: 04.11.2026 r.
