E-TECZKA – Kompletny poradnik 2024

Od kilku lat obowiązują nowe zasady przechowywania akt pracowniczych. Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia  akt osobowych dla zatrudnianych pracowników. Poczynając od początku 2019 roku, pracodawca może zadecydować, czy chce prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej czy w wersji papierowej. W tym artykule przyjrzymy się bliżej zagadnieniu e-teczek.

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b ww. ustawy, pracodawca jest zobowiązany:

• „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).”
• „przechowywać  dokumentację  pracowniczą  w sposób  gwarantujący  zachowanie  jej  poufności,  integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”

AKTA OSOBOWE A PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ:

Akta osobowe, prowadzone dla pracownika zatrudnionego w firmie, powinny być podzielone na kilka części:

A – w części A akt osobowych powinny znaleźć się: oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych kandydata zgromadzone w związku z ubieganiem się o  zatrudnienie, a także skierowanie i orzeczenie lekarskie.

B – Część B akt osobowych obejmuje dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. W tej części akt osobowych znaleźć się powinny:

• Zawarte umowy o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego.

C – w której znajdują się wszelka dokumentacja związania z ustaniem stosunku pracy tj. rozwiązanie umowy o pracę, świadectwo pracy.

D – dokumentacja, która dotyczy wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne),

E– w której znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Co istotne, dokumenty znajdujące się w aktach osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym.

 „E-TECZKA” A KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA

• Zmniejszenie kosztów magazynowania – E-teczki pozwalają zaoszczędzić na kosztach przechowywania dokumentów, eliminując potrzebę zajmowania cennej przestrzeni.
• Szybszy dostęp do danych – Przechowywanie elektroniczne to gwarancja szybkiego i łatwego dostępu do dokumentów. Zaawansowane funkcje wyszukiwania pozwalają znaleźć potrzebne informacje w mgnieniu oka. Dodatkowo, możliwość współdzielenia plików w czasie rzeczywistym umożliwia efektywne zarządzanie projektami i współpracę zespołową.
• Bezpieczeństwo danych – E-teczka pracownicza zapewnia znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa danych osobowych niż tradycyjne papierowe akta. Dzięki zaawansowanym systemom zabezpieczeń, takim jak szyfrowanie i kontrola dostępu, chroni wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem, w pełni spełniając wymagania RODO
• Optymalizacja obsługi działu kadr – Wprowadzenie elektronicznego podpisu dokumentów umożliwia przeprowadzenie całego procesu onbordingu w pełni zdalnie. Od podpisania umowy o pracę po zapoznanie się z regulaminem firmy – wszystko może odbyć się wygodnie, bez konieczności osobistego stawiennictwa w biurze

*onbording – to proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy. Jest to okres adaptacji, podczas którego nowa osoba poznaje firmę, jej kulturę, zespół, swoje obowiązki oraz narzędzia pracy. Celem onboardingu jest sprawne i szybkie wdrożenie pracownika, tak aby mógł on jak najszybciej stać się pełnoprawnym członkiem zespołu i efektywnie wykonywać swoje zadania.

JAK PODPISYWAĆ ELEKTRONICZNE AKTA OSOBOWE?

Warunkiem koniecznym prowadzenia elektronicznych akt osobowych jest wykorzystanie jednego z wymienionych poniżej narzędzi do składania podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny – dokumenty w elektronicznych aktach osobowych może podpisywać właściciel firmy (jeśli jest osobą fizyczną) lub osoba, która zajmuje się sprawami kadrowymi, np. specjalista ds. HR. Ważne jest, żeby każdy z nich miał swoje uprawnienia do podpisywania określonych dokumentów
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna – Pieczęć kwalifikowana z kolei nie zawiera danych osobowych, a jedynie dane firmy, dzięki czemu jest bardziej uniwersalna i może być wykorzystywana przez więcej osób w organizacji, które zajmują się prowadzeniem elektronicznych akt pracowniczych. Mówiąc krótko, e-pieczęć nie jest przyporządkowana do konkretnej osoby, w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego.

 JAK PROWADZIĆ ELEKTRONICZNE AKTA OSOBOWE?

Aby stworzyć elektroniczne akta osobowe, wszystkie papierowe dokumenty pracownika trzeba zeskanować i zapisać na komputerze. Takie elektroniczne wersje dokumentów nazywamy e-teczką. Każdy zeskanowany dokument musi być podpisany elektronicznie przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie akt np. szefa lub pracownika HR. Takie działanie gwarantuje pewność, że elektroniczna wersja dokumentu jest taka sama jak oryginał. Jeśli podpisujemy nowy dokument z pracownikiem, nie musimy już drukować go na papierze. Wystarczy, że obie strony podpiszą go na komputerze i zapiszemy w e-teczce. Jeśli podpisu elektronicznego nie posiada jedna ze stron stosunku pracy, wystarczy wydrukowana jedna kopia dokumentu, która zostanie podpisana przez obie strony podpisem tradycyjnym. Podpisany dokument należy zeskanować,  załączyć w odpowiedniej części e-teczki i opatrzyć podpisem kwalifikowanym, a wersję papierową należy wydać pracownikowi.

OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ:

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, przez:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożone zostały do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został raport informacyjny.
• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.