„Kierowca wyjeżdża jutro do Niemiec po ładunek. Jakie dokumenty powinien ze sobą zabrać?” – często spotykamy się z tego rodzaju pytaniami ze strony naszych klientów – przewoźników, którzy wykonują transport międzynarodowy. W takich sytuacjach zazwyczaj zwracamy uwagę na konieczność dysponowania zaświadczeniem A1. Co to za dokument? Jak i gdzie go uzyskać?
Czym jest dokument A1?
Zaświadczenie A1 to dokument, który potwierdza, że osoba, dla której został wydany podlega systemowi zabezpieczenia społecznego państwa wydającego. Innymi słowy, dokument ten potwierdza, że posiadacz jest ubezpieczony w tym państwie, a tym samym nie jest zobowiązany do opłacania składek w innym kraju. Jest to niezwykle istotne w przypadku firm transportowych, które delegują swoich pracowników – kierowców do pracy na terenie innego państwa.
Zaświadczenie A1 wydawane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek pracodawcy, pracownika lub osoby wykonującej pracę na własny rachunek.
Ważne!
Niejednokrotnie zdarza się, że pracodawcy wychodzą z założenia, że wystarczy posiadać np. dokument ZUS ZUA, czyli dokument potwierdzający zgłoszenie do ubezpieczeń. Należy jednak podkreślić, że takie rozwiązanie nie jest prawidłowe! Dokumentem uznawanym we wszystkich państwach członkowskich Unii jest jedynie zaświadczenie A1.
Delegowanie pracowników
W sytuacji, kiedy firma transportowa zleca swoim kierowcom wyjazd na teren innego państwa mamy zazwyczaj do czynienia z delegowaniem pracowników do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim. Pracodawca powinien zatem wystąpić do ZUS z wnioskiem o wydanie zaświadczeń A1 dla swoich pracowników.
W swoim poradniku „Jak otrzymać zaświadczenie A1” ZUS podkreśla, że aby uzyskać zaświadczenie A1 muszą być spełnione określone przesłanki:
- praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego, co oznacza, że:
- istnieje bezpośredni związek między pracownikiem i pracodawcą – istotne jest kto zatrudnia pracownika, kto wypłaca wynagrodzenie, odpowiedzialność za rekrutację,
- przedsiębiorstwo delegujące musi zachować prawo do określenia charakteru pracy wykonywanej przez pracownika delegowanego,
- praca musi być wykonywana dla przedsiębiorstwa delegującego,
- pracownik nie może zostać pozostawiony przez przedsiębiorstwo, do którego został oddelegowany do dyspozycji innego przedsiębiorstwa w państwie członkowskim, w którym się znajduje;
- przedsiębiorstwo „delegujące” musi „normalnie” prowadzić działalność w Polsce – oznacza to, że jej znaczna część musi być prowadzona w Polsce. Kryteria, które badane są przez ZUS:
- liczba pracowników wykonująca pracę w Polsce i za granicą,
- liczba umów realizowanych przez przedsiębiorstwo delegujące w Polsce i za granicą,
- wartość uzyskanego przez firmę delegującą obrotu (zgodnie z Praktycznym poradnikiem, obrót, który w państwie delegującym wynosi około 25% całkowitego obrotu, może być wystarczającym wskaźnikiem, ale przypadki, w których obrót jest niższy niż 25%, wymagają pogłębionej analizy),
- pozostałe kryteria – np. miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami; miejsce, w którym firma ma zarejestrowaną siedzibę;
- okres delegowania nie może przekroczyć 24 miesięcy;
- pracownik nie może być wysłany by zastąpić innego pracownika delegowanego;
- w przypadku osób zatrudnionych w celu oddelegowania – konieczne jest, aby przed rozpoczęciem delegowania pracownik podlegał przynajmniej przez miesiąc polskiemu ustawodawstwu.
Jak podkreśla sam ZUS, każdy wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w poszczególnych przypadkach mogą być brane pod uwagę również inne, dodatkowe kryteria.
Zaświadczenie A1 dla obcokrajowca
W ostatnim czasie coraz częściej pracodawcy występują do ZUS z wnioskiem o uzyskanie zaświadczenia A1 dla pracowników będących obcokrajowcami, zwłaszcza z państw trzecich. Związane jest to oczywiście z ogromnym zapotrzebowaniem, szczególnie biorąc pod uwagę branżę transportową, na pracowników.
Warto zatem podkreślić fakt, że w przypadku obywateli państw trzecich (spoza UE) ważną rolę odgrywa ustalenie miejsce zamieszkania, ponieważ osoba taka musi legalnie zamieszkiwać na terenie państwa członkowskiego i przemieszczać się pomiędzy krajami Unii.
Co to znaczy, że obywatel państwa trzeciego legalnie zamieszkuje w Polsce? ZUS wyjaśnia, że dysponuje:
- dokumentem, który uprawnia do pobytu w Polsce;
- dokumentem, który potwierdza rezydencję podatkową (obowiązek podatkowy w Polsce).
Muszą być spełnione oba te warunki łącznie.
Wniosek o wydanie zaświadczenia A1
Wniosek składany jest na formularzu US-3.
W przypadku obywatela państwa trzeciego (spoza UE) – do wniosku należy dołączyć wypełniony formularz US-54.
W przypadku obywatela państwa członkowskiego UE, który nie podlegała ubezpieczeniom w Polsce przez miesiąc bezpośrednio przed delegowaniem, ale zamieszkiwała w tym okresie w Polsce – do wniosku należy dołączyć formularz US-55.
