Straty w towarach a zapisy w księdze podatkowej

Data dodatnia: 9 lipca, 2018

Straty w towarach a zapisy w księdze podatkowej

Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba liczyć się z powstaniem ewentualnych strat w towarach. Tylko niektóre straty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, innych przedsiębiorca nie może ująć w rachunku podatkowym, mimo poniesienia kosztu ekonomicznego. Bez względu na to, czy dana strata w towarach, ujętych wcześniej w księdze, zostanie uznana za koszt podatkowy, czy nie – podatnik musi dokonać w księdze odpowiednich zapisów związanych z tym zdarzeniem.

Do towarów, stosownie do § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zalicza się m.in.:

a) towary handlowe, czyli wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) materiały (surowce) podstawowe, tj. materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; zalicza się do nich również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) materiały pomocnicze – te, które nie są materiałami podstawowymi, a są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

d) wyroby gotowe, czyli wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

e) produkcję niezakończoną, czyli produkcję w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

Towary w księdze

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zaliczają towary do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich zakupu. Dokonują tego bez względu na to, czy księga prowadzona jest metodą uproszczoną czy memoriałową. W ich przypadku roczny dochód ustalany jest z uwzględnieniem różnic remanentowych (por. art. 24 ust. 2 ustawy o pdof – Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).

Stosownie do § 17 ust. 1 rozporządzenia, zasadniczo zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątek dotyczy podatników prowadzących księgę zgodnie z zasadami przewidzianymi dla biur rachunkowych. Mają oni obowiązek dokonywania tych zapisów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 rozporządzenia).

Wartość nabytych towarów handlowych oraz materiałów w cenie zakupu ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 “Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Jeżeli w związku z ich nabyciem podatnik poniósł dodatkowe koszty, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku lub ubezpieczenia w drodze, to ich wartość wpisuje do księgi w kolumnie 11 “Koszty uboczne zakupu”. Wynika to z pkt 10 i 11 objaśnień do rozporządzenia zawartych w załączniku nr 1.

Strata w księdze

Straty w towarach mogą wystąpić na skutek m.in. kradzieży, upłynięcia daty ich ważności, zdarzeń losowych, np. wichury, ulewy, jak również z powodu zaniedbań ze strony przedsiębiorcy lub jego nieracjonalnego działania.

Poniesione w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej straty w środkach obrotowych nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ustawy o pdof. Straty te można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli nie wystąpiły na skutek zaniedbań przedsiębiorcy, ale z powodu zdarzeń nieprzewidywalnych lub takich, których nie można było uniknąć. Zatem jeżeli podatnik nie dołożył należytej staranności, aby uniknąć strat w towarach, nie będą one kosztem podatkowym.

Udokumentowanie straty

Straty w towarach, które mogą być ujęte w rachunku podatkowym, muszą zostać prawidłowo udokumentowane. Zasadniczo podatnik na okoliczność poniesienia straty w obrotowych składnikach majątku powinien sporządzić protokół, który będzie zawierał co najmniej dane określone w § 12 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy będący podstawą zapisów w księdze powinien zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych.

Sporządzony dowód trzeba oznaczyć numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Zatem w protokole należy wskazać m.in. datę likwidacji zniszczonych towarów, jej przyczynę oraz wartość poniesionej straty. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, np. kradzieży towarów, powstanie szkody powinno zostać uprawdopodobnione przez organy ścigania np. policję lub prokuraturę, w szczególności dokumentem stanowiącym o zakończeniu postępowania.

Zapisy w księdze

Prowadząc księgę podatkową wydatki na towary ujmuje się w kosztach, w dacie ich poniesienia. W związku z tym, w razie wystąpienia straty w towarach podatnik jest zobowiązany dokonać zmniejszenia zaewidencjonowanych w niej kosztów. W tym celu należy wartość straty, w dacie jej poniesienia, wpisać do księgi ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10. W przypadku gdy strata dotyczy towarów, które zostały ujęte w księdze w cenie nabycia, to również koszty uboczne z nimi związane należy wyksięgować z kolumny 11. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy towary objęte stratą zostały zakupione w roku jej wystąpienia, czy w latach wcześniejszych. W sytuacji, gdy strata jest niezawiniona i zostanie uznana za koszt podatkowy, to jej wartość wprowadza się do księgi podatkowej w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki”. Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o pdof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów (pkt 13 objaśnień).

Jeśli strata jest zawiniona i nie stanowi kosztów uzyskania przychodów jej wartości nie wprowadza się ponownie do księgi.

Przykład

Założenia

W czerwcu 2018 r. na skutek ulewy zalany został magazyn i zniszczeniu uległa część towarów handlowych, których wartość w cenie zakupu wynosiła 8.800 zł. Ponieważ podatnik dochował należytej staranności i straty w towarach powstały nie z jego winy, ich wartość na podstawie protokołu zniszczenia, sporządzonego w dniu 28 czerwca br., może stanowić koszty uzyskania przychodów.

Zapisy w księdze

W księdze podatkowej za czerwiec 2018 r., na podstawie sporządzonego protokołu strat, pod datą 28 czerwca 2018 r. podatnik:

wyksięgował ze znakiem minus lub na czerwono z kolumny 10 “Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” wartość zniszczonych towarów, czyli kwotę 8.800 zł,
w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki” wpisał wartość poniesionej straty, tj. 8.800 zł.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728)

autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 54 (1511) z dnia 2018-07-05

Źródło: www.pit.pl

Dlaczego warto nam zaufać?

498
rozliczanych pracowników
169
obsługiwanych firm
100%
satysfakcji
13
lat doświadczenia

Nadchodzące wydarzenia
i ważne terminy

17Sie
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za lipiec 2020 – pozostali płatnicy składek

20Sie
TERMIN PŁATNOŚCI PIT

Wpłata za lipiec 2020 r. miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

25Sie
TERMIN PŁATNOŚCI VAT

Wpłata podatku VAT za lipiec 2020 r.

10Wrz
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za sierpień 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

15Wrz
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za sierpień 2020 – pozostali płatnicy składek

21Wrz
TERMIN PŁATNOŚCI PIT

Wpłata za sierpień 2020 r. miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

Zobacz wszystkie wydarzenia

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close