Regulamin – samochód służbowy do celów prywatnych 2015

Data dodatnia: 17 kwietnia, 2015

Regulamin – samochód służbowy do celów prywatnych 2015

Regulamin użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych stanie się podstawą do zaoszczędzenia m.in. na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i w obrębie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W 2015 roku pojawiły się zmiany podatkowe dotyczące rozliczeń pojazdów służbowych.wykorzystywanych także do celów prywatnych.

Regulamin użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Wraz z nadejściem nowego roku pojawiły się zmiany podatkowe dotyczące rozliczeń pojazdów służbowych wykorzystywanych także do celów prywatnych. Pracownik, który skorzysta z możliwości wykorzystania samochodu służbowego do swoich własnych celów otrzymuje w ten sposób dodatkową korzyść z tytułu wykonywanej pracy. Korzystając z pojazdu w pełni nieodpłatnie lub też nieodpłatnie jednakże do określonego limitu, uzyskuje wówczas profit, który zgodnie z treścią art. 1 u.p.d.o.f. podlega opodatkowaniu, jako dochód osoby fizycznej. Jak zatem prawidłowo wyliczyć tego rodzaju świadczenie?

Do czasu wprowadzonych zmian problem rozliczenia wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych najczęściej rozwiązywany był w oparciu o koszt wynajmu takiego samego pojazdu w wypożyczalni samochodów, a wynik takiego ustalenia stanowił podstawę opodatkowania. W praktyce jednak takie rozwiązanie powodowało szereg nieprawidłowości podczas wyceny świadczenia, co skutkowało wysokimi karami finansowymi.

Zatem do tej pory funkcjonował co prawda mechanizm zasad ustalania świadczenia w sytuacji, gdy pojazd służbowy jest wykorzystywany również do celów prywatnych, jednakże powyższe uregulowanie było na tyle nieprecyzyjnie sformułowane, że stało się podstawą wielu wątpliwości – nie rzadko rozstrzyganych dopiero w sądzie. Dlatego też Minister Finansów wprowadził kilka stosownych zmian ustawą o ułatwianiu wykonywania działalności gospodarczej z 7 listopada 2014r., zgodnie z którymi wciąż mamy do czynienia ze świadczeniem nieodpłatnym, lecz ustawodawca określił w jasny sposób jego wartość na poziomie 250 zł miesięcznie dla samochodów, których pojemność silnika nie przekracza 1600cm3 oraz wskazał stawkę 400 zł miesięcznie dla samochodów , przekraczającym taką pojemność.

Natomiast w sytuacji gdy samochód służbowy zostanie wykorzystany do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w art. 11 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej jako u.p.d.o.f. (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.). Ponadto jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy zryczałtowaną kwotą przychodu a odpłatnością ponoszoną przez pracownika z tytułu udostępnienia mu samochodu służbowego do celów prywatnych.

Wprowadzenie systemu ryczałtowego uzasadnia zdaniem Ministra Finansów powstanie licznych wątpliwości w zakresie ustalania przychodu i istnienie ryzyka podatkowego w ramach prawidłowości wypełniania obowiązków podatkowych. Założenie nowej zasady rozliczania ma „uprościć rozliczenia podatników w tym zakresie, zmniejszyć obowiązki administracyjne z tym związane obecnie (np. uciążliwy obowiązek kalkulacji wysokości podatku na podstawie cen wynajmu pojazdu samochodowego oferowanego przez firmy komercyjne)”. Jest jednak druga strona medalu. W miejsce dotychczasowych wątpliwości pojawiają się nowe.

Po pierwsze, co w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie? W tym przypadku należałoby odwołać się do uzasadnienia wprowadzanych zmian oraz charakteru nowych przepisów. Wprowadzone bowiem zmiany mają charakter wyjątku od reguły, zatem winny być stosowane w sposób ścisły. W tym kontekście nie ma więc mowy o stosowaniu analogii w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie innych form prawnych, jednakże próżno szukać uzasadnienia jakoby różnicowanie pracowników w tym zakresie było w pełni uzasadnione. Czy można bowiem uznać, że pracownik zatrudniony na umowę zlecenie otrzymuje w tym zakresie większe korzyści niż pracownik zatrudniony na umowę o pracę? A może to pracodawca ponosi wówczas większe koszty? Należy wobec powyższego postępować w niniejszym przypadku ostrożnie, licząc się z ewentualnymi zastrzeżeniami organów.

Po drugie, ustawa milczy, co w przypadku gdy jeden samochód jest wykorzystywany przez kilku pracowników w ciągu jednego dnia, bowiem można założyć sytuację, w której każdy z pracowników wykorzystał pojazd na przysłowiową godzinę, a następnie oddał. Zgodnie ze wskazaną podstawą prawną taki pojazd za każdym razem winien zostać uwzględniony w stosunku do każdego z pracowników z osobna, a zatem należałoby ustalić wartość świadczenia dla każdego pracownika za dzień wykorzystania samochodu w wysokości 1/30 kwot określonych w art. 12 ust. 2a u.p.d.o.f.

Po trzecie, czy ryczałt dotyczy również paliwa? Ministerstwo wskazuje, że pracownik otrzymuje wówczas dwa odrębne świadczenia: samochód to jedno z nich, a paliwo to drugie świadczenie i rzecz jasna odrębny przychód. Kwestią jednak otwartą pozostaje, w jaki sposób organy podatkowe ustalą wartość przychodu z tytułu kosztów paliwa.

Wobec powyższych wątpliwości poświęcenie stosownych środków i czasu na regulamin użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych pozwoli zdecydowanie ograniczyć ryzyko podatkowe w tym zakresie, a nawet stanie się podstawą do zaoszczędzenia m.in. na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i w obrębie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Należy zatem uwzględnić takie okoliczności, jak kwestia paliwa, rachunków za autostrady czy parkingi, ale przede wszystkim w prawidłowy sposób określić zasady najpierw przyznawania pojazdów, a w konsekwencji ich użytkowania, nie zapominając przy tym o odpowiedzialności pracownika.

Ponadto w ramach oszczędności warto zastanowić się nad możliwością wyłączenia ryczałtu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, jaka powstała dzięki rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, które wskazuje że korzyści materialne wynikające z regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych m.in. usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, nie stanowią podstawy wymiaru składek na wskazane ubezpieczenia.

Marta Mikosz

Specjalista z zakresu prawa podatkowego. Związana z Kancelarią Ślązak, Zapiór i Wspólnicy, gdzie jest odpowiedzialna za bieżącą obsługę klientów, w szczególności w zakresie związanym z prowadzeniem postępowań podatkowych oraz administracyjnych, a także w ramach kontroli podatkowej i skarbowej.

Autorka bloga na temat zmian, obowiązków oraz uprawnień, a przede wszystkim możliwości, jakie daje prawo podatkowe osobom prawnym i fizycznym – www.opodatkowany.pl 

Dlaczego warto nam zaufać?

498
rozliczanych pracowników
169
obsługiwanych firm
100%
satysfakcji
13
lat doświadczenia

Nadchodzące wydarzenia
i ważne terminy

12Paź
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za wrzesień 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

15Paź
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za wrzesień 2020 – pozostali płatnicy składek

20Paź
TERMIN PŁATNOŚCI PIT

Wpłata za wrzesień 2020 miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

26Paź
TERMIN PŁATNOŚCI VAT

Wpłata podatku VAT za wrzesień 2020

10Lis
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za październik 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

16Lis
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za październik 2020 – pozostali płatnicy składek

Zobacz wszystkie wydarzenia

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close