Planujesz podróż służbową za granicę i zastanawiasz się, ile wynosi dieta? Jej wysokość zależy od kraju, do którego się wybierasz, oraz długości pobytu. Pełna kwota przysługuje za każdą pełną dobę, ale co w przypadku krótszych delegacji? Sprawdź, jak wygląda naliczanie diety zagranicznej, aby nie stracić ani złotówki i rozliczyć wyjazd zgodnie z przepisami!
Czym są diety zagraniczne i kto ma do nich prawo?
Dieta zagraniczna to świadczenie przysługujące pracownikowi w związku z podróżą służbową i przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Przysługuje ona osobom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej, które odbywają podróż służbową na polecenie pracodawcy.
Diety wypłacane są zarówno za podróże krajowe, jak i zagraniczne, zgodnie z określonymi zasadami. W przypadku podróży krajowej wysokość wynosi ona 45 zł za dobę, a jej wysokość zależy od długości trwania delegacji. W przypadku diet zagranicznych kwoty zależą od kraju docelowego. Czas podróży zagranicznej liczy się od:
- przekroczenia granicy państwowej w drodze do kraju oraz do chwili przekroczenia jej w drodze powrotnej (droga lądowa);
- od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu (droga powietrzna);
- chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego (droga morska).
Oprócz diet pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów związanych z podróżą, takich jak przejazdy, noclegi czy inne uzasadnione wydatki. Wysokość diet oraz zasady ich przyznawania są ściśle określone w przepisach.
Stawki diet zagranicznych na 2025 rok
W Rozporządzeniu znaleźć można również informacje o wysokości stawek, która ustalona jest dla 114 państw. W przypadku podróży służbowej do państw, które nie zostały w niej wymienione, dieta wynosi 41 euro, a kwota limitu za nocleg 140 euro. Naliczanie diety zagranicznej i wysokość stawek dla wybranych krajów jest następująca:
- Austria – 57 euro (EUR) i 150 euro (EUR),
- Chiny – 55 euro (EUR) i 170 euro (EUR),
- Dania – 446 koron duńskich (DKK) i 1430 koron duńskich (DKK),
- Francja – 55 euro (EUR) i 200 euro (EUR),
- Holandia – 50 euro (EUR) i 150 euro (EUR),
- Japonia – 7532 jenów (JPY) i 22 000 jenów (JPY),
- Kanada – 71 dolarów kanadyjskich (CAD) i 190 dolarów kanadyjskich (CAD),
- Niemcy – 49 euro (EUR) i 170 euro (EUR),
- Portugalia – 49 euro (EUR) i 150 euro (EUR),
- Szwecja – 510 koron szwedzkich (SEK) i 2 000 koron szwedzkich (SEK),
- Wielka Brytania – 45 funtów brytyjskich (GBP) i 220 funtów brytyjskich (GBP).
Jak obliczać wysokość diety zagranicznej?
Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje pełna wysokość diety zagranicznej zgodnie ze stawką obowiązującą w danym kraju. Jeśli podróż nie obejmuje całej doby, stosuje się przeliczniki częściowe:
- gdy pobyt trwa do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- gdy pobyt przekracza 8 godzin, ale nie trwa dłużej niż 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- gdy pobyt przekracza 12 godzin – pracownik otrzymuje pełną dietę.
Warto pamiętać, że wysokość diety jest uzależniona od kraju docelowego i może różnić się w zależności od obowiązujących stawek. Pracodawca ma obowiązek wypłaty diety zgodnie z przepisami, jednak może także ustalić wyższe stawki w wewnętrznych regulaminach. Świadczenie to nie podlega opodatkowaniu do wysokości określonej przepisami prawa.
Dodatkowe koszty w podróży służbowej – co poza dietą?
Oprócz standardowej diety zagranicznej, pracownikowi mogą przysługiwać inne świadczenia związane z podróżą służbową. Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w trakcie podróży zagranicznej pracownik otrzymuje 25% pełnej diety. Dodatkowo przysługuje mu zwrot kosztów noclegu w wysokości określonej rachunkiem (w granicach ustalonego limitu) lub ryczałt w wysokości 25% limitu, jeśli nie przedstawi rachunku.
W ramach podróży zagranicznej przewidziano również ryczałty na dojazdy: jedna pełna dieta za dojazdy z i do dworca, lotniska lub portu oraz 10% diety na transport miejscowy za każdą rozpoczętą dobę podróży. Te świadczenia nie przysługują, jeśli pracownik korzystał z pojazdu służbowego lub prywatnego, miał zapewniony transport lub nie ponosił kosztów dojazdów.
W szczególnych przypadkach pracodawca może również pokryć koszty transportu bagażu lotniczego, zwrot kosztów leczenia za granicą oraz – w przypadku zgonu – transportu zwłok do kraju. Pracownik może otrzymać zaliczkę na koszty podróży w walucie obcej lub polskiej, a jej rozliczenie odbywa się według kursu NBP z dnia wypłaty.
Podsumowanie: Kluczowe informacje o dietach zagranicznych
- Naliczanie diety zagranicznej nie uległo zmianie w 2025 roku. Obowiązujące stawki można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki społecznej.
- Dieta w Polsce to 45 zł, a kwota limitu za nocleg to 67,50 zł.
- Diety zagraniczne zależą od kraju docelowego.
- Jeśli pracodawca zapewnia pełnie wyżywienie – dieta nie przysługuje. W zagranicznych – pracownik otrzymuje 25% diety.
- Osoby będące na samozatrudnieniu nie podlegają przepisom o delegacjach służbowych.
- Stawki diet określone w przepisach obowiązują pracowników sektora budżetowego, natomiast pracodawcy prywatni mogą ustalać własne kwoty, jednak nie mogą być one niższe niż minimalne stawki dla sektora publicznego.
