Praca księgowej wielu osobom kojarzy się przede wszystkim z fakturami, podatkami, deklaracjami i przepisami. Oczywiście to ważna część codziennych obowiązków. Jednak osoby pracujące w biurze rachunkowym wiedzą, że równie istotna jest… komunikacja z klientami, a magiczne stają się pytania do księgowej.
Każdy właściciel firmy prowadzi biznes na swój sposób. Jedni przesyłają dokumenty z wyprzedzeniem, inni robią to tuż przed terminem. Niezależnie od stylu pracy, istnieją pytania do księgowej, które powtarzają się wyjątkowo często.
Przez lata współpracy z przedsiębiorcami powstał pewien katalog zdań, które księgowe słyszą wyjątkowo często. Jeżeli prowadzisz firmę, istnieje spora szansa, że przynajmniej jedno z nich kiedyś wypowiedziałeś.
Pytania do księgowej
1. „Mam szybkie pytanie…”
To zdanie zwykle zapowiada rozmowę, która potrwa od kilkunastu do kilkudziesięciu minut.
Na początku miało być jedno pytanie o fakturę. Po chwili pojawia się temat podatku, następnie leasingu, zatrudnienia pracownika, samochodu w firmie i planów na przyszły rok.
Księgowa odkłada więc bieżącą pracę, otwiera notatnik i przygotowuje się na rozmowę, która z „szybkiego pytania” zamienia się w pełnoprawną konsultację.
2. „Dostałem kontrolę. To chyba nic poważnego?”
To zdanie powoduje natychmiastową mobilizację.
Pytania padają jedno po drugim:
- Jaka kontrola?
- Za jaki okres?
- Kiedy została wszczęta?
- Jakie dokumenty są potrzebne?
- Czy urząd wskazał konkretny zakres?
I najważniejsze pytanie…
Dlaczego dowiadujemy się o tym dopiero teraz?
Im szybciej biuro rachunkowe otrzyma informację o kontroli, tym spokojniej można przygotować wszystkie niezbędne dokumenty.
3. „Kupiłem coś na firmę.”
Słowo „coś” to jeden z najbardziej tajemniczych wyrazów w słowniku przedsiębiorców.
– Co dokładnie?
– No… takie coś.
Dopiero po kilku dodatkowych pytaniach okazuje się, że chodzi o telefon, ekspres do kawy, rower, telewizor albo komplet mebli.
Dla księgowej szczegóły mają ogromne znaczenie. To właśnie od nich zależy, czy wydatek można ująć w kosztach działalności i jak prawidłowo go rozliczyć.
4. „A można to wrzucić w koszty?”
Prawdopodobnie jedno z najczęściej zadawanych pytań w każdym biurze rachunkowym.
Czasami odpowiedź jest prosta.
Czasami wymaga dokładnej analizy.
A czasami kreatywność przedsiębiorcy naprawdę potrafi zaskoczyć.
Dobry księgowy nie szuka sposobu na zaksięgowanie wszystkiego. Szuka rozwiązania zgodnego z obowiązującymi przepisami. To właśnie bezpieczeństwo firmy jest najważniejsze.
5. „Faktury wyślę jutro.”
W świecie przedsiębiorców słowo „jutro” jest niezwykle elastyczne.
Może oznaczać:
- jutro,
- za kilka dni,
- pod koniec miesiąca,
- po przypomnieniu od księgowej,
- albo wtedy, gdy urząd skarbowy zacznie interesować się rozliczeniem.
Na szczęście większość biur rachunkowych doskonale zna to zjawisko i regularnie przypomina klientom o terminach.
6. „Na pewno wszystko wysłałem.”
Każda księgowa zna ten moment.
Dokumenty zostały podobno przesłane.
Po sprawdzeniu okazuje się jednak, że brakuje kilku faktur kosztowych, wyciągu bankowego, umowy leasingowej i jednej faktury sprzedaży.
To trochę jak z wyjazdem na wakacje. Dopiero po zamknięciu walizki przypominamy sobie o ładowarce.
Dlatego przed wysłaniem dokumentów zawsze warto jeszcze raz sprawdzić, czy komplet jest naprawdę kompletny.
7. „Przecież to tylko jedna fakturka.”
Z pozoru rzeczywiście wygląda niepozornie.
Jednak jedna brakująca faktura potrafi opóźnić zamknięcie całego miesiąca, przygotowanie deklaracji podatkowych albo rozliczenie VAT.
W księgowości często właśnie drobne elementy decydują o tym, czy wszystko się zgadza.
8. „Pani mi przypomni, kiedy mam zapłacić podatek?”
Oczywiście.
Przypomnienie zostało już wysłane:
- e-mailem,
- SMS-em,
- telefonicznie.
A mimo to dzień przed terminem telefon dzwoni jeszcze raz.
I bardzo dobrze.
Bo lepiej przypomnieć o płatności niż później wyjaśniać, skąd pojawiły się odsetki.
9. „Urząd napisał do mnie pismo.”
– Kiedy je Pan dostał?
– Trzy tygodnie temu.
To moment, w którym każda księgowa próbuje zachować pełen spokój.
Pisma z urzędów bardzo często zawierają konkretne terminy na udzielenie odpowiedzi lub dostarczenie dokumentów. Im wcześniej trafią do biura rachunkowego, tym większy komfort i więcej czasu na odpowiednie przygotowanie.
10. „Bez pani bym sobie nie poradził.”
I właśnie dla takich słów wiele osób wybiera ten zawód.
Księgowa to nie tylko osoba, która księguje faktury i przygotowuje deklaracje.
To również partner przedsiębiorcy, który pomaga podejmować decyzje, przypomina o obowiązkach, wyjaśnia zmieniające się przepisy i często ratuje z niejednej trudnej sytuacji.
Choć przedsiębiorcy czasem dostarczają dokumenty w ostatniej chwili, zapominają o terminach i zadają pytania, które potrafią zaskoczyć nawet najbardziej doświadczonych specjalistów, to właśnie dzięki nim praca w księgowości jest pełna wyzwań i nigdy nie jest monotonna.
Dobra współpraca z księgową to oszczędność czasu i mniej stresu
Im lepsza komunikacja między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, tym łatwiej uniknąć niepotrzebnych problemów. Terminowe przekazywanie dokumentów, szybkie informowanie o zmianach w firmie oraz zadawanie pytań wtedy, gdy pojawiają się wątpliwości, pozwalają sprawniej prowadzić księgowość i skupić się na rozwijaniu biznesu.
Dobra księgowa nie jest od tego, aby tylko rozliczać podatki. Jest przede wszystkim po to, aby pomagać przedsiębiorcy bezpiecznie prowadzić firmę. Czy macie Państwo jeszcze jakieś pytania do księgowej?
PS.
Jeżeli podczas czytania tego artykułu właśnie przypomnieli sobie Państwo o fakturach z poprzedniego miesiąca…
Prosimy zachować spokój.
To nie pierwszy raz, kiedy ktoś przypomniał sobie o nich w ostatniej chwili.
Nasze biuro rachunkowe jest przygotowane na takie sytuacje.
Prawie codziennie. 😉
