Nadwyżka podatku VAT – co to jest i jak ją odzyskać?

Prowadzisz działalność gospodarczą i rozliczasz się z podatku VAT? Z pewnością spotkałeś się z pojęciem nadwyżki VAT. Choć brzmi ono nieco technicznie, w praktyce może oznaczać bardzo korzystną sytuację – pieniądze do odzyskania z urzędu skarbowego. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest nadwyżka VAT, skąd się bierze, jak ją odzyskać i dlaczego warto w tym procesie skorzystać z pomocy biura rachunkowego.

Czym jest podatek VAT?

Zacznijmy od podstaw. VAT (Value Added Tax), czyli podatek od towarów i usług, to podatek pośredni, który płacimy praktycznie codziennie – kupując produkty w sklepie, korzystając z usług, czy prowadząc firmę. W przypadku przedsiębiorców, VAT jest podatkiem naliczanym przy sprzedaży, ale również płaconym przy zakupach.

Przykład: jeśli prowadzisz sklep i sprzedajesz towar za 100 zł netto + 23% VAT (czyli 23 zł), to klient płaci 123 zł. Ty te 23 zł musisz przekazać do urzędu skarbowego. Ale jeśli wcześniej kupiłeś ten towar
za 80 zł netto + 18,40 zł VAT, to ten zapłacony VAT możesz sobie „odliczyć” od VAT należnego.

Skąd bierze się nadwyżka VAT?

Nadwyżka VAT powstaje wtedy, gdy w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) więcej VAT-u zapłaciłeś (VAT naliczony), niż pobrałeś od swoich klientów (VAT należny).

Najczęstsze przyczyny powstawania nadwyżki VAT:

• Duże zakupy inwestycyjne – np. zakup maszyny, samochodu firmowego, komputera.
• Eksport towarów lub sprzedaż wewnątrz Unii Europejskiej – często objęte są one 0% stawką VAT.
• Początek działalności – na starcie często ponosi się więcej kosztów niż generuje sprzedaży.
• Branże, gdzie VAT od sprzedaży jest niższy niż VAT od zakupów (np. usługi eksportowe, działalność sezonowa).

Co można zrobić z nadwyżką VAT?

Kiedy pojawia się nadwyżka VAT, przedsiębiorca ma dwie opcje:

1. Przenieść nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy
   Oznacza to, że „nadwyżka” zostaje i może zostać wykorzystana w kolejnym miesiącu lub kwartale do obniżenia podatku VAT do zapłaty.
2. Złożyć wniosek o zwrot VAT na konto bankowe
   Przedsiębiorca może zawnioskować o zwrot pieniędzy z urzędu skarbowego. Urząd ma co
   do zasady 60 dni na jego wypłatę, ale w określonych sytuacjach termin ten może być krótszy (np. 25 lub 40 dni).

Jak odzyskać nadwyżkę VAT?

Aby odzyskać nadwyżkę VAT, należy:

1. Prawidłowo wypełnić deklarację VAT (np. JPK_VAT-7M lub JPK_VAT-7K).
2. Wskazać kwotę nadwyżki oraz zaznaczyć, że wnioskujemy o jej zwrot na rachunek bankowy.
3. Dołączyć dodatkowe dokumenty, jeśli są wymagane – np. faktury, umowy, dowody zapłaty.
4. Poczekać na decyzję urzędu skarbowego.

Urzędy mogą zażądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów, szczególnie jeśli wniosek dotyczy dużej kwoty lub pierwszy raz występujemy o zwrot. Warto być wtedy dobrze przygotowanym.

Ile się czeka na zwrot VAT?

• 60 dni – termin podstawowy
• 180 dni – termin wydłużony, jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonywał czynności opodatkowanych VAT
• 25 dni – termin skrócony, który ma zastosowanie, gdy podatnik spełnia warunki opisane
  w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT (między innymi jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT przez ostatnie 12 miesięcy i złoży potwierdzenia zapłaty faktur przelewami), albo zgodnie
  z art. 87 ust. 6a ustawy o VAT wniósł o zwrot nadwyżki VAT na rachunek VAT
• 15 dni – termin preferencyjny dotyczące wyłącznie podatników VAT, którzy dokonują rejestracji transakcji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, a ponad 80% tych transakcji jest realizowana w formie bezgotówkowej
• 40 dni – termin skrócony, przewidziany dla podatników, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (warunkiem jest między innymi wystawianie faktur ustrukturyzowanych we wszystkich przypadkach, gdy pojawia się obowiązek wystawienia faktury oraz posiadanie w okresie ostatnich 12 miesięcy rachunku w Wykazie podatników VAT).

W praktyce jednak urząd może przedłużyć termin zwrotu, jeśli np. rozpocznie postępowanie wyjaśniające, kontrolę lub weryfikację zasadności zwrotu.

Czy każda firma może odzyskać VAT?

Zasadniczo tak – każda firma będąca czynnym podatnikiem VAT może ubiegać się o zwrot nadwyżki. Trzeba jednak spełnić podstawowe warunki:

• posiadać prawidłowo udokumentowane zakupy,
• być zarejestrowanym podatnikiem VAT,
• złożyć deklarację w terminie,
• nie zalegać z innymi podatkami (choć urząd może ewentualnie potrącić zaległości ze zwrotu VAT).

Jakie problemy mogą się pojawić?

Odzyskanie VAT nie zawsze jest szybkie i bezproblemowe. Typowe trudności to:

• błędy w deklaracji – np. źle wpisana kwota lub numer konta,
• brak niezbędnych dokumentów – np. faktur, potwierdzeń zapłaty,
• opóźnienia w urzędzie – szczególnie przy dużych zwrotach,
• kontrola skarbowa – urząd może chcieć upewnić się, że wszystko jest zgodne z przepisami.

Dlatego tak ważne jest, aby deklaracje i wnioski były przygotowywane starannie i zgodnie
z obowiązującym prawem.

Nadwyżka VAT to realna szansa na odzyskanie pieniędzy z urzędu skarbowego. Warto wiedzieć, jak z niej korzystać i jakie kroki trzeba podjąć, by cały proces przebiegł sprawnie.
Dobrze przygotowana deklaracja, komplet dokumentów i znajomość przepisów to klucz do sukcesu.

Jeśli nie chcesz tracić czasu i nerwów na samodzielne formalności, zapraszamy do współpracy
z euroPiM. Zadbamy o wszystko za Ciebie – szybko, skutecznie i profesjonalnie.