Przedsiębiorca prowadzący działalność transportową musi liczyć się z ewentualnymi kontrolami ze strony różnych organów czy instytucji, w tym Inspekcji Transportu Drogowego, a jeśli firma zatrudnia pracowników, również Państwowej Inspekcji Pracy. Niejednokrotnie największe obawy budzi pierwsza kontrola, kiedy to przedsiębiorca nie do końca wie, czego może się spodziewać. Kontrola ITD, PIP – jak prawidłowo się do niej przygotować?
Nie taki diabeł straszny….
Kontrola ITD
Zazwyczaj pierwszą myślą pojawiającą się u przedsiębiorcy, kiedy poweźmie informacje o zamiarze podjęcia kontroli jest pytanie o przyczynę kontroli. Od razu pojawiają się przypuszczenia, że jest to wynik donosu. I w praktyce rzeczywiście spora część kontroli spowodowana jest złożeniem zawiadomienia do ITD np. przez aktualnego lub byłego pracownika. Jednak kontrola ITD w przedsiębiorstwie to też bardzo często wynik wcześniej przeprowadzonej kontroli na drodze, podczas której ujawniono nieprawidłowości. Trzeba również dodać, że ITD prowadzi także kontrole rutynowe wśród losowo wybranych przedsiębiorców (np. tych którzy w ciągu ostatnich kilku lat takiej kontroli nie mieli), dlatego warto mieć tego świadomość, zanim zaczniemy podejrzliwym wzrokiem patrzeć na naszych pracowników.
Kontrola ITD – miejsce kontroli
Inspekcja Transportu Drogowego może dokonywać kontroli kierowcy „na drodze”, jak również w siedzibie przedsiębiorcy. W tym przypadku kontrolujący zobowiązani są do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
O zamiarze wszczęcia kontroli przedsiębiorca zawiadamiany jest na piśmie. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Kontrola ITD – termin kontroli
Jeśli przedsiębiorcy zależy na tym, aby kontrola była przeprowadzona w innym, niż wskazany w zawiadomieniu terminie, wówczas powinien złożyć w tej sprawie właściwe pismo uzasadniające prośbę o zmianę terminu. Dzieje się tak często, kiedy sam przedsiębiorca jako właściciel firmy również wykonuje transport drogowy, zwłaszcza międzynarodowy i zwyczajnie w okresie zaplanowanej kontroli będzie „w trasie”.
Warto podkreślić, że w zawiadomieniu znajduje się informacja na temat zakresu przedmiotowego kontroli, zatem dokument ten jest punktem wyjścia w procesie przygotowywania odpowiedniej dokumentacji. W firmach mogą występować sytuacje kiedy dokumentacja kadrowo-płacowa pracowników znajduje się w biurze rachunkowym. Zatem jeśli kontrola ma być przeprowadzona w siedzibie, czy stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej (w przypadku JDG), wówczas należy zadbać o to, aby dokumenty w okresie kontroli były do dyspozycji kontrolującego.
Ponadto w zawiadomieniu znajdziemy również wskazanie okresu za jaki ma być przeprowadzona kontrola, np. ostatni rok.
Kontrola PIP w firmie transportowej
Zgodnie z przepisami, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają m.in. pracodawcy, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Co to oznacza w praktyce? Można powiedzieć, że kontroli ze strony PIP mogą się spodziewać przedsiębiorcy nie tylko zatrudniający pracowników (w rozumieniu kodeksu pracy), ale również współpracujący ze zleceniobiorcami na podstawie umowy zlecenia czy podejmujący współpracę z osobami fizycznymi na zasadach B2B. Dla przedsiębiorstw transportowych może to mieć duże znacznie, bo w branży zauważyć można różnorodne formy podejmowania współpracy z kierowcami.
Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie „Czy kontrola może być niezapowiedziana?” Odpowiedź wskazuje jasno art. 24 ust.1 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, mówiący o tym, że inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. W praktyce jednak najczęściej inspektorzy zawiadamiają pisemnie przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli.
Kontrola PIP – obszar kontroli
W przypadku firm transportowych kontrolowane są najczęściej następujące obszary:
– prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców,
– prawidłowość rozliczania wynagrodzenia kierowców, w tym kontrola list płac,
– wypłata kierowcom wszystkich należności z tytułu zatrudnienia, w tym kosztów odbytych podróży służbowych – kontrola przelewów, potwierdzeń odbioru gotówki,
– wypłata kierowcom należności z tytułu płacy zagranicznej – wypłata tzw. płacy sektorowej (pakiet mobilności).
Powyższe obszary to jedynie część zakresu, który może być w przedsiębiorstwie kontrolowany.
Jak przygotować się do kontroli?
W jaki sposób można przygotować się do kontroli?
Pełnomocnictwo
Jeśli przedsiębiorca osobiście nie jest w stanie być obecny podczas kontroli, powinien wyznaczyć do tego inną osobę, np. pracownika poprzez specjalne pełnomocnictwo.
Dokumentacja
W zawiadomieniu zazwyczaj wymienione są dokumenty, które przedsiębiorca powinien przygotować do kontroli, nie mniej jednak takimi podstawowymi dokumentami w przypadku kontroli ITD jest m.in.:
– zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, czy licencja wspólnotowa,
– certyfikat kompetencji zawodowych,
– dokument potwierdzający posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej do prowadzenia działalności transportowej, np. polisa ubezpieczeniowa,
– dokument potwierdzający prawo dysponowania bazą eksploatacyjną, np. umowa najmu,
– wykaz pojazdów zgłoszonych do zezwolenia czy licencji oraz dokument potwierdzający prawo dysponowania tymi pojazdami (jeśli inne niż własność).
Kontakt z kontrolującym
Często w zawiadomieniu o wszczęciu kontroli znajduje się podpis osoby kontrolującej, a nawet dane kontaktowe, jak telefon czy adres e-mail. Czasem jeden telefon wystarczy, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnych wymaganych dokumentów do przygotowania. Może się bowiem okazać, że kontrola będzie się skupiała np. na konkretnym obszarze.
Sprawdzenie dokumentacji
Warto sprawdzić terminy odczytów kart, tachografów, dokumentację pracowniczą – warto przeanalizować, czy posiadamy takie dokumenty jak: ważne orzeczenia lekarskie, czy psychologiczne kierowców stwierdzające brak przeciwskazań lekarskich/psychologicznych do wykonywania pracy, kopie prawa jazdy kierowcy, ewidencję czasu pracy kierowców, listy płac itp. Z pewnością odpowiednio przygotowane, posegregowane i podpisane dokumenty usprawnią przebieg kontroli i unikniemy sytuacji, gdy w stresie szukamy w całym biurze dokumentu, który „na pewno gdzieś tutaj był”.
Prawa i obowiązki
Pomocne może okazać się zapoznanie się z prawami i obowiązkami zarówno kontrolującego jak i samego przedsiębiorcy – znajomość przepisów w tym względzie może okazać się pomocna.
Powtarzamy….nie taki diabeł straszny…
Perspektywa kontroli, czasem bez względu na to, przez jaki organ ma być dokonana, budzi w przedsiębiorcach negatywne emocje. To, w jaki sposób ona przebiegnie oraz jakie skutki przyniesie co do zasady, uzależnione jest to od przestrzegania przez firmę przepisów. Nie mniej jednak odpowiednie przygotowanie się do kontroli może pozwolić na „zaoszczędzenie” pieniędzy, czasu i nerwów! Powodzenia!
