Pakiet Mobilności to zestaw regulacji unijnych i krajowych, które znacząco zmieniają sposób, w jaki firmy transportowe zatrudniają i rozliczają kierowców realizujących przewozy międzynarodowe, kabotażowe, cross‑trade czy inne operacje transgraniczne. Jednym z kluczowych elementów Pakietu jest delegowanie kierowcy w IMI – czyli czasowe wykonywanie pracy w innym państwie członkowskim UE, zgodnie z określonymi zasadami. Od 2 lutego 2022 roku obowiązują w Polsce nowe przepisy implementujące odpowiednią dyrektywę UE, a pracodawcy mają określone obowiązki wynikające tych regulacji. Poniżej krok po kroku co musi zrobić pracodawca, aby delegowanie było zgodne z prawem.
Kiedy mamy do czynienia z delegowaniem kierowcy
Delegowanie kierowcy ma miejsce, gdy kierowca wykonuje pracę na terytorium innego państwa członkowskiego UE, tj. podczas:
- Kabotażu – przewóz wewnętrzny w innym państwie członkowskim (np. polska firma realizuje przewóz w całości na terenie Francji).
- Przewozów cross-trade (przewozy transgraniczne między dwoma państwami trzecimi) – np. kierowca polskiej firmy wykonuje trasę z Niemiec do Holandii.
Nie mamy do czynienia z delegowaniem w przypadku:
- Tranzytu – przejazdu przez kraj bez załadunku/rozładunku.
- Przewozów bilateralnych (dwustronnych) – np. przewóz z Polski do Niemiec lub z Niemiec do Polski (z pewnymi wyjątkami).
System IMI
System IMI (Internal Market Information System) to elektroniczna platforma stworzona przez Komisję Europejską do komunikacji między administracjami państw członkowskich UE. Od lutego 2022 r. służy m.in. do zgłaszania kierowców delegowanych w transporcie drogowym.
Jak prawidłowo zgłosić delegowanie kierowcy w IMI
- Aby zgłosić delegowanie kierowcy w IMI, przedsiębiorca musi stworzyć konto dla osoby, która będzie obsługiwać zgłoszenia (np. właściciel firmy, pełnomocnik, spedytor). Konto EU Login jest kontem osobistym, potem będzie powiązane z kontem firmowym. W tym celu wchodzimy na stronę EU Login (https://webgate.ec.europa.eu/cas/) i podajemy imię i nazwisko, adres e-mail, wybieramy hasło i język komunikacji. Po rejestracji dostaniemy e-mail z linkiem aktywacyjnym – klikając go, potwierdzamy konto.
- Po założeniu i aktywacji konta EU Login, należy przejść do Portalu zgłoszeń delegowania kierowców: https://www.postingdeclaration.eu. Tutaj należy zarejestrować firmę transportową podając m.in. dane firmy, adres siedziby, numer NIP, numer licencji, dane kontaktowe osoby zarządzającej transportem lub innej osoby do kontaktów z organami kontrolnymi państw przyjmujących.
- Następnie w panelu firmowym w IMI należy dodać kierowców, którzy będą delegowani. W tym celu wymagane są dane takie jak: imię i nazwisko kierowcy, adres zamieszkania, numer prawa jazdy, numer dokumentu tożsamości, data rozpoczęcia umowy o pracę, prawo właściwe dla umowy o pracę.
- W kolejnym kroku dla każdego kierowcy, którego dotyczy delegowanie, należy utworzyć deklarację („posting declaration”). W tym miejscy podajemy kraj (lub kraje – jest możliwość wybrania kilku, a nawet wszystkich krajów UE), do którego kierowca będzie delegowany, datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania (maksymalnie 6 miesięcy), rodzaj przewozu: kabotaż, cross-trade, przewóz osób, rzeczy, numer rejestracyjny pojazdu silnikowego, którym kierowca będzie się poruszał, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie w firmie.
- Po przygotowaniu formularza deklaracji konieczne jest kliknięcie opcję „Przedłóż”. Dopiero wówczas delegowanie kierowcy w IMI będzie skuteczne. System generuje potwierdzenie w formacie PDF (z kodem QR) oraz numer zgłoszenia.
Ważne wskazówki:
- Każdy kierowca, który będzie delegowany, musi być zgłoszony w IMI przed rozpoczęciem delegowania do danego państwa członkowskiego.
- Jeśli w trakcie delegowania zmienią się pewne dane — np. pojazd, którym kierowca się porusza — należy zgłoszenie zaktualizować.
- Kierowca powinien mieć przy sobie zgłoszenie delegowania w wersji papierowej (drukowanej) lub elektronicznej (np. w telefonie, tablecie) i okazywać je na żądanie uprawnionych organów.
- Każde zgłoszenie może obejmować od 1 dnia do 6 miesięcy, a po upływie okresu – jeśli kierowca nadal wykonuje przewozy – należy złożyć nowe zgłoszenie. Ważne! Nie da się „przedłużyć” zgłoszenia – trzeba złożyć nowe.
- Organy kontrolne mogą zażądać dodatkowych dokumentów za pośrednictwem systemu IMI po przeprowadzeniu kontroli drogowej lub administracyjnej. Mogą poprosić np. o: umowę o pracę, szczegóły dotyczące płacy, ewidencję czasu pracy, dokumenty potwierdzające operacje transportowe oraz inne dokumenty, które były podstawą zgłoszenia delegowania.
Delegowanie kierowcy w IMI to obowiązek formalny, który zabezpiecza firmę przed karami, umożliwia kontrolę państw przyjmujących, jednak wymaga dokładności, aktualności i dobrej organizacji dokumentacji.
22.09.2025
