Bardzo często zdarzają się sytuacje, gdy na fakturze dokumentującej dany zakup w osobnych pozycjach wykazane są: cena towaru i koszty transportu. Pojawia się wówczas pytanie, w jaki sposób należy potraktować taką dostawę, warto więc wiedzieć, jak księgować koszty transportu, aby było to zgodne z zasadami rachunkowości.

Koszty transportu na fakturze a stawka VAT

Wysokość stawki VAT, jaką stosuje się dla kosztów transportu, uzależniona jest od podstawy opodatkowania.  Stanowi ją obrót zdefiniowany jako kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Jest to zatem wartość netto towaru, czyli wartość bez podatku VAT.  Obejmuje ona całość świadczenia, które osoba trzecia jest zobowiązana uiścić nabywcy. Obrót może być powiększony o dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mogą wpływać na wysokość ceny, czyli kwotę należną dla sprzedawcy od nabywcy za dostarczone towary lub świadczone usługi pomniejszone o kwotę podatku należnego.

Zgodnie z powyższym podstawa opodatkowania obejmuje:

• podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku,
• koszty dodatkowe m.in. prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia.

Podstawa opodatkowania podatkiem VAT nie obejmuje natomiast:

• obniżek cen uwzględnionych w momencie sprzedaży oraz rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty,
• kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy, lub usługobiorcy.

Reasumując, na fakturze VAT mogą być wyszczególnione towary o różnych stawkach podatku VAT. W przypadku kiedy na fakturze jest kilka pozycji z różnymi stawkami podatku, to stawki podatku powinny być przyporządkowane poszczególnym towarom, gdyż taka sama stawka musi być zastosowana zarówno do towaru, jak i do kosztu transportu z nim związanego

JAK UJĄĆ KOSZTY TRANSPORTU NA FAKTURZE?

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się obciążyć kosztami transportu kupującego, ma dwie możliwości ujęcia tego faktu na fakturze. Może to zrobić:

1. wliczając w cenę towaru koszty przesyłki na dokumencie figuruje wówczas jedna pozycja – nazwa towaru i jego wartość, której składowymi są cena towaru i koszty transportu;
2. można również ująć koszt transportu jako osobną pozycję na fakturze, wtedy ten koszt również jest tak samo opodatkowany jak sprzedany towar, a na fakturze są wyróżnione dwie pozycje – nazwa towaru oraz koszt transportu. Księgowanie przez nabywcę takiego transportu – osobnej pozycji na fakturze – będzie zależeć od rodzaju poniesionego wydatku:
   

   –  Zakup towarów handlowych i materiałów a transport

Towary księguje się w KPiR w kolumnie 10- zakup towarów handlowych i materiałów. W tym miejscu ujmuje się tylko sam koszt towaru lub materiału. Kolejna kolumna 11 przeznaczona jest dla kosztów ubocznych (w tym właśnie miejscu należy ująć koszt transportu towarów handlowych i  materiałów), do których przykładowo można zaliczyć

–>koszty transportu,
–> koszty załadunku i wyładunku,
–>koszty przesyłki,
–>koszty ubezpieczenia w drodze.

      – Środek trwały – koszty transportu

Jeżeli pozycja transportu pojawi się na fakturze za zakup środka trwałego, nie ujmujemy jej bezpośrednio w KPiR. W takim przypadku koszt transportu powiększy wartość początkową środka trwałego. Wartość początkowa będzie natomiast podlegać amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne księguje się w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki), co oznacza, że w tym przypadku wartość transportu jest ujmowana również jako pozostały wydatek będący częścią składającą się na odpis amortyzacyjny.

UWAGA! Jeżeli ta sama faktura będzie zawierała pozycję dotyczącą zarówno zakupu towaru handlowego i pozostałego wydatku lub środka trwałego i pozostałego wydatku, to wtedy koszt transportu należy rozliczyć proporcjonalnie, zgodnie z wartością na fakturze.

      – Transport – pozostały wydatek

Jeśli na fakturze przy zakupie pozostałych wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą spotykamy się z pozycją transportu, wówczas całość należy ująć w kolumnie 13 KPiR. W tym przypadku (pozostałe wydatki) nie trzeba oddzielnie księgować transportu.

Uwaga! W obrocie gospodarczym może zdarzyć się, że na jednej fakturze ujęty jest zakup np. towaru handlowego i pozostałego wydatku lub środka trwałego i pozostałego wydatku. W takim przypadku koszt transportu rozliczamy proporcjonalnie – na podstawie wartości na fakturze.