Faktura to też zdjęcie lub skan

Faktura to też zdjęcie lub skan

Nie ma konieczności, by dostarczany do biura rachunkowego dokument był dokładnie tym samym drukiem, który otrzymał przedsiębiorca od swojego kontrahenta. Wystarczającym będzie przesłanie zarchiwizowanej w firmie faktury. Jedną z takich metod będzie fotokopia zrobiona np. smartphonem lub po prostu skan oryginalnego dokumentu.

Obecnie nie występują już dwa osobne dokumenty: oryginał i kopia faktury. Wystawiać należy oraz przekazywać kontrahentowi dokument będący jednym z egzemplarzy wystawionej faktury.

Inną kwestią pozostaje przekazanie kontrahentowi egzemplarza faktury, inną – jej późniejsze przechowywanie i archiwizacja, w tym przekazanie jej wewnątrz firmy lub zewnętrznej księgowej, prowadzącej rozliczenia firmy.

Wysyłka w formie elektronicznej faktury klientowi wymaga akceptacji (choćby dorozumianej) ze strony nabywcy towaru lub usługi. Dopuszczalna jest wysyłka w formie elektronicznej dokumentu, który następnie przez klienta będzie przechowywany w wybrany przez niego sposób – jako dokument wydrukowany lub pozostawiony na nośniku elektronicznym.

Dopuszczalne byłoby również przyjęcie faktury lub jej skan, że wysłane zdjęcie udostępniane kontrahentowi w aplikacji Facebook, Messenger, SnapChat lub w aplikacjach księgowych. Relacje biznesowe nie zakazują posługiwania się tą formą komunikacji, a gdy mowa o fakturze elektronicznej to zgodnie z ustawą o podatku VAT rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Nie ma obowiązku, by fakturę przekazywać wyłącznie na adres e-mail odbiorcy faktury.

Istotnym jest, by wystawca w procesie wystawiania i wysyłki faktury zapewnił autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, co oznacza, że:

  • przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
  • przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Wszystkie te działania zapewnia sam podatnik, m.in. za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku firmy jednoosobowej – kontrole te sprowadzają się tak naprawdę do sprawdzenia zgodności faktury ze stanem zamówienia oraz sprawienia, by faktura wysłana była w sposób możliwy do odczytania.

Faktura otrzymywana – może być dowolnie przechowywana, również elektronicznie

Obecnie nie ma przeciwwskazań, by otrzymaną fakturę papierową po prostu sfotografować i przechowywać w formacie niemodyfikowalnego pliku na dysku komputera lub przesłać ją w tej formie do biura księgowego.

Podatnicy przechowują:

  • wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  • otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Fakturę dostarcz w jednym egzemplarzu – inne dokumenty – wyłącznie w oryginale

Tak samo w stosunku do klienta jak i wewnątrz firmy obieg dokumentów w egzemplarzach elektronicznych dotyczy wyłącznie faktur. W przypadku papierowych raportów kasowych czy innych dokumentów otrzymanych na papierze obowiązuje obowiązek ich przechowywania w tej formie. Nie można zatem wyrzucać oryginałów i księgować je wyłącznie na podstawie skanów. Nie można też wysłać ich w formie zdjęć do biura księgowego, pomijając zupełnie archiwizację papierowych oryginałów.

Źródło: www.vat.pl

Dlaczego warto nam zaufać?

513
rozliczanych pracowników
159
obsługiwanych firm
100%
satysfakcji
14
lat doświadczenia

Nadchodzące wydarzenia
i ważne terminy

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close