Nie ma konieczności, by dostarczany do biura rachunkowego dokument był dokładnie tym samym drukiem, który otrzymał przedsiębiorca od swojego kontrahenta. Wystarczającym będzie przesłanie zarchiwizowanej w firmie faktury. Jedną z takich metod będzie fotokopia zrobiona np. smartphonem lub po prostu skan oryginalnego dokumentu.
Obecnie nie występują już dwa osobne dokumenty: oryginał i kopia faktury. Wystawiać należy oraz przekazywać kontrahentowi dokument będący jednym z egzemplarzy wystawionej faktury.
Inną kwestią pozostaje przekazanie kontrahentowi egzemplarza faktury, inną – jej późniejsze przechowywanie i archiwizacja, w tym przekazanie jej wewnątrz firmy lub zewnętrznej księgowej, prowadzącej rozliczenia firmy.
Wysyłka w formie elektronicznej faktury klientowi wymaga akceptacji (choćby dorozumianej) ze strony nabywcy towaru lub usługi. Dopuszczalna jest wysyłka w formie elektronicznej dokumentu, który następnie przez klienta będzie przechowywany w wybrany przez niego sposób – jako dokument wydrukowany lub pozostawiony na nośniku elektronicznym.
Dopuszczalne byłoby również przyjęcie faktury lub jej skan, że wysłane zdjęcie udostępniane kontrahentowi w aplikacji Facebook, Messenger, SnapChat lub w aplikacjach księgowych. Relacje biznesowe nie zakazują posługiwania się tą formą komunikacji, a gdy mowa o fakturze elektronicznej to zgodnie z ustawą o podatku VAT rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Nie ma obowiązku, by fakturę przekazywać wyłącznie na adres e-mail odbiorcy faktury.
Istotnym jest, by wystawca w procesie wystawiania i wysyłki faktury zapewnił autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, co oznacza, że:
- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
- przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Wszystkie te działania zapewnia sam podatnik, m.in. za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku firmy jednoosobowej – kontrole te sprowadzają się tak naprawdę do sprawdzenia zgodności faktury ze stanem zamówienia oraz sprawienia, by faktura wysłana była w sposób możliwy do odczytania.
Faktura otrzymywana – może być dowolnie przechowywana, również elektronicznie
Obecnie nie ma przeciwwskazań, by otrzymaną fakturę papierową po prostu sfotografować i przechowywać w formacie niemodyfikowalnego pliku na dysku komputera lub przesłać ją w tej formie do biura księgowego.
Podatnicy przechowują:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Fakturę dostarcz w jednym egzemplarzu – inne dokumenty – wyłącznie w oryginale
Tak samo w stosunku do klienta jak i wewnątrz firmy obieg dokumentów w egzemplarzach elektronicznych dotyczy wyłącznie faktur. W przypadku papierowych raportów kasowych czy innych dokumentów otrzymanych na papierze obowiązuje obowiązek ich przechowywania w tej formie. Nie można zatem wyrzucać oryginałów i księgować je wyłącznie na podstawie skanów. Nie można też wysłać ich w formie zdjęć do biura księgowego, pomijając zupełnie archiwizację papierowych oryginałów.
Źródło: www.vat.pl
