Faktura bez podpisu, czy to czyni ją nieważną. W poniższym artykule rozwiejemy Twoje wątpliwości.
Dane na fakturze
Kwestia związana z podpisem na fakturze, stwarza wielu przedsiębiorcom niepewność. Bardzo istotne jest, aby zawierała wszystkie poniższe elementy:
Na podstawie artykułu 106e ust 1 Ustawy o VAT można znaleźć informacje mówiące o czynnikach, które powinna zawierać faktura:
– data wystawienia,
– numer (jest to kolejny numer, który zostaje nadany w ramach serii. Numer ma jednoznacznie identyfikować fakturę),
– imiona i nazwiska lub nazwę podatnika oraz nabywcy wraz z adresami,
– numer, za pomocą którego podatnik oraz nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a),
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b,
– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług,
– cenę jednostkową towary lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
– wartość dostarczonych towarów lub wykonywanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku
– stawka podatku
– sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
– kwotę należności ogółem.
I co jeszcze warto wiedzieć?
Elementy jakie zawierać powinna faktura, znajdują się w tak zwanym katalogu otwartym. Oznacza to, że wystawca może sobie dodać dodatkowe elementy, na przykład przybić pieczątkę.
Przedsiębiorcy zazwyczaj posiadają specjalne programy do wystawiania faktur. Przy dużej ilości faktur, jest to bardzo duże ułatwienie. Specjalistyczne programy zazwyczaj automatycznie umieszczają wszystkie elementy jakie powinny znaleźć się na fakturze. Polecamy, aby jednak to sprawdzać, unikając błędów. Brak tych błędów oznacza nieważność faktury.
Przypominamy iż od 1 października obowiązują niektórych przedsiębiorców tak zwane kody GTU. Dla lepszego oznakowania (nie ma obowiązku) warto takie kody wykazywać na fakturach.
Polska w Unii Europejskiej
Wraz ze wstąpieniem Polski do Unii Europejskiej, nastąpiły zmiany w przepisach. Nastąpił obowiązek zsynchronizowania krajowych przepisów z przepisami wspólnotowymi. Wraz ze zmianą przepisów, nastąpiła zmiana dotycząca elementów znajdujących się na fakturze. W związku z tym wraz z rokiem 2004, kontrahenci nie mają obowiązku umieszczania podpisu na fakturach wystawionych, a także tych otrzymanych. To samo dotyczy umieszczania pieczątek firmowych na fakturach.
Faktura z podpisem czy jest tak samo ważna jak bez podpisu?
Według przepisów faktura, która posiada podpis, niczym się nie różni od tej co nie zawiera. Jednakże występuje wyjątek w przypadku gdy mamy nieuregulowane należności. Kiedy wystawca faktury skieruje sprawę do sądu, podpisana faktura jest automatycznie dowodem w sprawie.
Faktura niepodpisana nie stanowi bezspornego dowodu w sprawach sądowych. Dla sądu konieczne będzie przesłuchanie stron, czy zebranie dowodów. W takim przypadku sprawa zostaje automatycznie przedłużona.
Brak podpisu, a księgowanie
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, co w przypadku kontroli? Czy brak podpisu na fakturze powoduje jej nieważność? Nie! Jeżeli dokument spełnia wszystkie warunki formalne i merytoryczne, daje to prawo do odliczenia VAT i nie powoduje nieważności faktury.
Warto pamiętać
Drodzy Przedsiębiorcy, pamiętajcie że zasady ogólne mówią o tym, że należy wystawić fakturę w terminie do 15 dnia od końca miesiąca sprzedaży lub dokonania wypłaty przez nabywcę. Wpłaty całościowej lub częściowej.
Zdarza się ze przedsiębiorcy decydują się na wystawianie faktur przed dostarczaniem towaru lub wykonaniem usługi. Wtedy data na dokumencie nie może być wcześniejsza niż 30 dni przed sprzedażą czy terminem płatności, ustalonym na tej fakturze.
