Dokumenty w aktach osobowych – przechowywanie “nadmiarowych” dokumentów

Data dodatnia: 20 września, 2018

Dokumenty w aktach osobowych – przechowywanie “nadmiarowych” dokumentów

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika. Ich źródłem są świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia o ukończonych kursach, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę. Po wejściu w życie RODO pojawiło się pytanie o dopuszczalność przechowywania tak obszernej bazy danych.

Uzyskiwanie danych zgodnie z Kodeksem

Podstawowym aktem prawnym, który pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zgodnie z art. 221 K.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko oraz imiona rodziców,
  • datę urodzenia i miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika może natomiast dodatkowo zażądać podania numeru PESEL oraz innych danych, w tym imienia i nazwiska dzieci oraz dat ich urodzenia – jeżeli podanie takich informacji (nie chodzi tu o PESEL) jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

Kodeksowy katalog danych, które może uzyskiwać pracodawca, może być uzupełniony o dane zawarte w dokumentach wskazanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy… (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Pracodawca na mocy tego rozporządzenia może wymagać od kandydata na pracownika przedłożenia m.in. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy. Powołane rozporządzenie pozwala mu również na gromadzenie szeregu innych dokumentów, zebranych m.in. w dokumentacji osobowej.

Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcę w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagało (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w różnych dokumentach pracowniczych, jest na ogół bardzo obszerny. W świetle ostatnich zmian regulacji dotyczących ochrony danych osobowych wzbudziło wątpliwość, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy.

Dane z przeszłości bez redukcji

Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych… (Dz. Urz. UE L 119/1 z 2016), tzw. RODO. Określa ono zasady przetwarzania danych osobowych, zgodnie z którymi dane powinny być zbierane z uwzględnieniem m.in.:

  • ograniczenia celu – dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,
  • minimalizacji danych – dane powinny być ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane.

Niezależnie od wskazanych zasad, RODO określa przesłanki legalnego przetwarzania danych. Jest ono zgodne z prawem, jeżeli m.in.:

  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.

Wystarczy spełnienie jednej ze wskazanych wcześniej przesłanek (lub innej wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Co jednak, jeżeli w okresie, w którym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miał podstawę prawną do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego już nie ma? Czy nadal może przechowywać takie dane w swoich zbiorach? Wątpliwość tę rozstrzygnęły organy: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Odpowiadając na zapytania naszego Wydawnictwa uznały, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracodawca w okresie uzyskiwania danych miał podstawę prawną do ich przetwarzania (patrz ramka).

Przechowywanie “nadmiarowych” danych z lat ubiegłych w opinii urzędów

“(…) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679”.

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2018 r.

“(…) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. (…) dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków”.

Odpowiedź Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 16 lipca 2015 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Źródło: www.gofin.pl

Dlaczego warto nam zaufać?

498
rozliczanych pracowników
169
obsługiwanych firm
100%
satysfakcji
13
lat doświadczenia

Nadchodzące wydarzenia
i ważne terminy

10Sie
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za lipiec 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

17Sie
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za lipiec 2020 – pozostali płatnicy składek

20Sie
TERMIN PŁATNOŚCI PIT

Wpłata za lipiec 2020 r. miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

25Sie
TERMIN PŁATNOŚCI VAT

Wpłata podatku VAT za lipiec 2020 r.

10Wrz
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za sierpień 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

15Wrz
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za sierpień 2020 – pozostali płatnicy składek

Zobacz wszystkie wydarzenia

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close