Delegacja – wypłata ryczałtów

Data dodatnia: 5 marca, 2019

Delegacja – wypłata ryczałtów

Pracownik, który odbył podróż służbową, nabywa prawo do diet oraz do innych świadczeń delegacyjnych. W celu pokrycia kosztów noclegów i miejscowych przejazdów w czasie podróży służbowej mogą mu zostać przyznane ryczałty, wypłacane na podstawie odpowiedniego rozporządzenia lub przepisów zakładowych. Warunki nabycia prawa do nich oraz wysokość ryczałtów zależą m.in. od rodzaju podróży.

Ryczałty w budżetówce i w sferze prywatnej

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej dla pracownika w sferze budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). U pracodawcy pozabudżetowego wypłata należności delegacyjnych następuje na podstawie układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej nie jest objęty tymi aktami zakładowymi, zasady zwrotu kosztów podróży służbowej powinien uregulować w umowie o pracę. W przypadku gdy nie wprowadzi odpowiednich zapisów do obowiązujących u niego regulacji zakładowych lub do umowy o pracę, bezpośrednie zastosowanie znajduje rozporządzenie w sprawie podróży służbowej (art. 775 K.p.).

Z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) pracownikowi, zgodnie z powołanym rozporządzeniem, przysługują diety i zwrot m.in. kosztów:

  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów.


Fakt poniesienia wydatku uzasadniającego wypłatę wskazanych ryczałtów nie wymaga udokumentowania.

Noclegi krajowe i zagraniczne

Podróż służbowa często wiąże się z koniecznością odbycia noclegu przez pracownika. Jedną z form zwrotu wydatku, jaki pracownik poniósł z tego tytułu, jest wypłata ryczałtu. Warunki jego przyznania różnią się nieco w zależności od tego, czy miał on miejsce w podróży krajowej, czy zagranicznej.

Pracownikowi, któremu w podróży krajowej nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł). W niektórych sytuacjach ryczałt jednak nie przysługuje. Ma to miejsce w przypadku, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Ryczałt nie przysługuje również za nocleg przypadający w czasie przejazdu (np. odbywany w pociągu). Dodatkowym warunkiem przyznania krajowego ryczałtu noclegowego jest wymóg, aby trwał on co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 2100 i 700.

W podróży zagranicznej ryczałt za nocleg przysługuje w wysokości 25% maksymalnej wysokości diety do danego państwa, określonej w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Omawiany ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu lub gdy pracodawca bądź strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Wspólną cechą ryczałtów noclegowych jest to, że mogą być one zastąpione zwrotem kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (przy zachowaniu pewnych ograniczeń kwotowych). Taka zamiana w przypadku niektórych innych ryczałtów nie jest jednak możliwa.

Lokalne przejazdy w ramach ryczałtu

Kolejnym ryczałtem przysługującym pracownikowi odbywającemu podróż służbową jest ryczałt na pokrycie przejazdów środkami komunikacji miejscowej (w miejscowości docelowej podróży). W podróży krajowej ryczałt ten przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży, w wysokości 20% diety (6 zł) – chyba że na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wspomniany ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

W podróży zagranicznej pracownikowi przysługują dwa rodzaje ryczałtów związanych z lokalnymi przejazdami. Jeden z nich przeznaczony jest na pokrycie kosztów dojazdu do i z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Odpowiada on jednej diecie w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Drugi ryczałt jest przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdów pracownika środkami komunikacji miejscowej i wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. W przypadku tych dwóch ryczałtów rozporządzenie w sprawie podróży służbowej nie przewiduje możliwości ich zamiany na zwrot kosztów przejazdów według przedłożonych przez pracownika rachunków lub biletów.

Przesłanki wykluczające wypłatę ryczałtów w podróży służbowej
PodróżRyczałt noclegowyRyczałt na dojazdy miejscowe
krajowa
zapewnienie pracownikowi bezpłatnego noclegu lub przedłożenie przez niego rachunku za nocleg w hotelu
długość noclegu poniżej 6 godzin i (lub) odbycie go w przedziale czasowym niemieszczącym się pomiędzy godzinami 2100 i 700
jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu
ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu
zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnych przejazdów lokalnych lub ich zwrot pracownikowi według udokumentowanych kosztów
zagraniczna
zapewnienie bezpłatnego noclegu przez pracodawcę lub stronę zagraniczną
ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu
pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem
pracownik ma zapewnione przez pracodawcę bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów tych dojazdów

Podstawa prawna

Dlaczego warto nam zaufać?

498
rozliczanych pracowników
169
obsługiwanych firm
100%
satysfakcji
13
lat doświadczenia

Nadchodzące wydarzenia
i ważne terminy

10Gru
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za listopad 2020 – osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie

15Gru
TERMIN PŁATNOŚCI ZUS

Wpłata składek ZUS za listopad 2020 – pozostali płatnicy składek

21Gru
TERMIN PŁATNOŚCI PIT

Wpłata za listopad 2020 miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

28Gru
TERMIN PŁATNOŚCI VAT

Wpłata podatku VAT za listopad 2020

Zobacz wszystkie wydarzenia

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close