„ABC” prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Data dodatnia: 15 września, 2020

„ABC” prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzisz firmę, zamierzasz zatrudnić pracownika i nie wiesz od czego zacząć? W tym artykule omawiamy jakie masz obowiązki, jako pracodawca, podczas tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zatrudniając osobę na umowę o pracę, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, musisz pamiętać o założeniu teczki akt osobowych dla pracownika. Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Nie ma też tutaj znaczenia forma prowadzonej działalności. Fakt prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest szczególnie ważny, ponieważ akta osobowe mogą mieć duże znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Jakie dokumenty mają się znaleźć w aktach osobowych pracownika?

Skrupulatne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami panującymi od 1 stycznia 2019 roku, akta osobowe powinny składać się
z czterech części: A,B,C i D.

Akta osobowe – część A

W części A powinny znaleźć się dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie takie jak:

● kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy,
● świadectwo ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki pracownik posiada,
● orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku,
● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Wszystkie te dokumenty należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez Ciebie jako pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem, z wyjątkiem orzeczenia lekarskiego otrzymanego od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzone
w dwóch egzemplarzach w oryginale.

Akta osobowe – część B

W części B powinny się znaleźć dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:

▪ umowa o pracę,
▪ oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych,
▪ kwestionariusz osobowy dla pracownika,
▪ zakres czynności/obowiązków pracownika,
▪ potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
▪ informacja dotycząca równego traktowania,
▪ oświadczenie o zapoznaniu się z wewnętrzną polityką antymobbingową,
▪ oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce
▪ dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
▪ zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
▪ oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
▪ dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
▪ dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
▪ oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
▪ skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
▪ wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy.

W części A jak i w części B można gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są niezbędne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie współpracy z pracownikiem. Poza tym, jako pracodawca masz obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Akta osobowe – część C

W części C powinny się znaleźć dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy:

● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
● potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
● umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
● orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,
● dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Akta osobowe – część D

W części D należy przechowywać:

▪ opis zawiadomienia o ukaraniu,
▪ inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowujesz ponumerowane i ułożone
w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.


Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe?

Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

● przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później,
● przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r.
Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?

Teczki osobowe pracowników bez względu na to, w jakiej formie będą przechowywane (papierowej czy elektronicznej), powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby.

Akta przechowywane w wersji papierowej powinny mieć zapewnione warunki zabezpieczające dokumentację przed:

▪ zniszczeniem,
▪ uszkodzeniem,
▪ utratą,
▪ dostępem osób nieupoważnionych.

Warunki te należy spełnić szczególnie poprzez zapewnienie odpowiedniej wilgotności, temperatury
i zabezpieczeniem przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach przechowywania dokumentacji.

 

Szukasz firmy, która zajmie się założeniem taczek akt osobowych dla Twoich pracowników
– jesteśmy do Twoich usług i chętnie pomożemy rozwiązać każdy problem. A może poszukujesz kompleksowej usługi wraz z prowadzeniem księgowości – już dziś skontaktuj się z nami i zapoznaj się z naszą atrakcyjną ofertą:

tel.: 733 339 337
e-mail:
kontakt@europim.pl

Gwarantujemy satysfakcję z naszych usług, co potwierdzają setki zadowolonych klientów!

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage, są one potrzebne do prawidłowego działania więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close