Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jest ona prowadzona w sposób indywidualny i odrębny dla każdego pracownika. Obowiązek ten jest w sposób szczegółowy regulowany przez przepisy, które odnoszą się do wszystkich pracowników, nie tylko kierowców. Nie ma stricte określonego wzoru określającego jak taka ewidencja czasu pracy powinna wyglądać, jednak wskazane jest jakie informacje taka ewidencja powinna zawierać.
Ewidencja czasu pracy niejednokrotnie jest mylona z listą obecności. Jednak w praktyce są to dwa oddzielne dokumenty, wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że czas pracy kierowców został szczegółowo opisany i skonkretyzowany w przepisach, a co za tym idzie prowadzenie ewidencji czasu pracy tej grupy zawodowej będzie też inaczej wyglądało. Ustawodawca daje bowiem pracodawcy możliwość wyboru jednej z pięciu możliwych form prowadzenia takiej ewidencji.
Ewidencja czasu pracy kierowców w prawie UE
Dokumentem unijnym, z którego wynika obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest Dyrektywa 2002/15/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2002 r. w sprawie organizacji czasu pracy osób wykonujących czynności w trasie w zakresie transportu drogowego. W artykule 9 jest wprost mowa o tym, że czas pracy osób wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym jest rejestrowany. Rejestry są przechowywane przez co najmniej dwa lata po zakończeniu objętego nimi okresu. Pracodawcy są odpowiedzialni za rejestrowanie czasu pracy pracowników wykonujących pracę w trasie. Na życzenie pracownika wykonującego pracę w trasie pracodawca dostarczy mu kopie rejestrów przepracowanych godzin.
Ewidencja czasu pracy kierowców w prawie krajowym
Obowiązek prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców wynika wprost z Ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z art. 25 ust. 1 wspomnianej ustawy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:
- zapisów na wykresówkach;
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa powyżej.
Ewidencja czasu pracy prowadzona w formie rejestrów sporządzana jest na podstawie
- danych pobranych z kart kierowców,
- danych pobranych z tachografu cyfrowego,
- zapisów na wykresówkach (w przypadku tachografu analogowego),
- dodatkowych dokumentów takich jak np. informacje o urlopach, informacje o zwolnieniach lekarskich, lub innych dokumentów potwierdzających aktywność kierowcy.
Warto również podkreślić, że wspomniana ustawa dotyczy stricte kierowców. Jednak w przepisach krajowych obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika wynika także z Kodeksu Pracy. Zgodnie z art. 149 § 1 pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Szczegółowe informacje dotyczące zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie zatem z powyższymi przepisami prowadzenie ewidencji czasu pracy jedynie w formie wykresówek czy danych z kart kierowców budzi wątpliwość w kontekście obowiązku rejestrowania pracy w poszczególnych dobach roboczych, pracy w niedziele i święta, w porze nocnej czy godzinach nadliczbowych.
Podpis kierowcy na ewidencji czasu pracy – czy jest wymagany?
Co prawda w prawie pracy nie ma zapisu o obowiązku podpisania ewidencji czasu pracy przez pracownika, jednak wprowadzenie takiego zwyczaju może okazać się bardzo przydatne. Pozwoli bowiem uniknąć przyszłych nieporozumień, ponieważ potwierdza zgodność zapisów ze stanem faktycznym. Zatem podpis kierowcy na ewidencji czasu pracy nie jest obowiązkowy, lecz można wprowadzić taką zasadę i nie będzie to, w świetle prawa, nieprawidłowe.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowcy
Przedsiębiorca powinien przechowywać wykresówki, dane cyfrowe i dodatkową ewidencję przez co najmniej 12 miesięcy po ich użyciu. Jeśli jednak wykresówki i wydruki z urządzeń rejestrujących są jedyną prowadzoną ewidencją czasu pracy kierowców, pracodawca jest zobowiązany przechowywać je przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego i udostępniać je na każde żądanie organu kontrolnego czy kierowcy.
Ewidencja czasu pracy kierowcy – do czego służy?
Właściwie opracowana ewidencja czasu pracy pozwala na zachowanie bezpieczeństwa prawnego w kontekście ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Inspekcji Transportu Drogowego.
W momencie kontroli przedsiębiorstwa przez organy PIP przedstawiając ewidencję czasu pracy potwierdzamy, że prawidłowo rozliczamy kierowców, tzn. pracę, odpoczynki, dyspozycję, urlop, okresy urlopu itp.
Inspektorom ITD ewidencja służy jako dodatkowy, uzupełniający dokument przedstawiający czas pracy, odpoczynków, innej pracy czy dni wolnych pracownika.
Co zawiera karta ewidencji czasu pracy?
Karta ewidencji czasu pracy to dokument opracowany na podstawie:
- danych pobranych z kart kierowców,
- danych pobranych z tachografu cyfrowego,
- zapisów na wykresówkach (w przypadku tachografu analogowego),
- dodatkowych dokumentów takich jak np. informacje o urlopach, informacje o zwolnieniach lekarskich, lub innych dokumentów potwierdzających aktywność kierowcy.
Jest zatem rejestrem zawierającym kompleksowe informacje o czasie pracy kierowcy w danym okresie.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt. 1) ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Komu przekazać ewidencję czasu pracy?
Samo przechowywanie w przedsiębiorstwie ewidencji czasu pracy przez okres jednego roku jest jednak niewystarczające. Należy ją bowiem przekazać do działu księgowości lub jeśli księgowość jest zlecana firmie zewnętrznej – do Biura Rachunkowego celem rozliczenia wynagrodzeń. Jest to bardzo ważne również w kontekście obowiązku rozliczania płacy w kraju i płacy minimalnej w określonych państwach UE.
Korzyści z prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy, oprócz tego, że jest obowiązkiem pracodawcy, przynosi mu też korzyści. Dzieje się tak przede wszystkim w sytuacji ewentualnego sporu z pracownikiem dotyczącego ustalenia należnego wynagrodzenia, zwłaszcza w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych.
W przypadku ewentualnych sporów sądowych, z punktu widzenia dowodowego – w każdej sprawie o roszczenia pracownika ze stosunku pracy – szczególnie istotna jest ewidencja czasu pracy, do której prowadzenia zobowiązuje pracodawcę. Jeżeli ewidencja jest prowadzona przez pracodawcę prawidłowo, to stanowi ona główny dowód w sporze o pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może bowiem przeciwstawić twierdzeniom pracownika, że świadczył pracę w nadgodzinach, dowód w postaci ewidencji czasu pracy. Kwestia dowodowa przedstawia się inaczej w przypadku nieprowadzenia albo niewłaściwego prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika. Brak ewidencji pracy w godzinach nadliczbowych obciąża pracodawcę, a nie powołującego się na nią pracownika, co powoduje skutki także w zakresie rozkładu ciężaru dowodu.
Kolejną korzyścią płynącą z prowadzenia ewidencji czasu pracy w postaci rejestrów jest krótszy okres przechowywania dokumentacji – przez okres jednego roku (zamiast 3 lat).
Dodatkowo, pracodawcy prowadzący ewidencję czasu pracy w takiej formie nie muszą przechowywać zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu, czyli inaczej zaświadczeń o dniach wolnych.